Descripción general
Las facturas se emiten desde una reserva: eliges a quién va dirigida la factura y qué cargos incluye. En este artículo verás cómo crear una factura, enviarla o descargarla, cancelarla y elegir entre facturas detalladas y simplificadas. También se explica qué significa cada estado de factura y de pago.
Antes de empezar
Tu herramienta de facturación está configurada y los datos de tu empresa están completos — consulta cómo configurar la herramienta de facturación.
Los cargos que quieres facturar están en la reserva.
Paso a paso
Crear una factura desde una reserva
Ve a
Reservasy abre la reserva.Abre la pestaña
Facturasy haz clic enCrear nuevo.
Elige a quién va dirigida la factura: el huésped o un cliente. Para añadir datos que no están en la ficha del cliente, como un número de pedido, haz clic en
Añadir información sobre el cliente.
Selecciona los cargos y los pagos que quieres incluir.
Haz clic en
Emitir factura.
Los cargos de la factura pasan a una cuenta cerrada y quedan bloqueados, salvo que canceles la factura. Puedes crear varias facturas para la misma reserva.
💡 Consejo
Para compartir una factura preliminar antes de emitir la definitiva, haz clic en Guardar como pro forma en lugar de Emitir factura. Una pro forma no es un documento fiscal y no cierra la cuenta. Consulta cómo crear y gestionar facturas pro forma.
Facturar varias reservas a la vez
Para facturar varias reservas o cuentas de visitantes juntas, usa la página Cuentas. Pon el filtro Factura en Sin factura para ver solo las cuentas que todavía necesitan una. Consulta cómo encontrar, facturar y registrar pagos de tus cuentas en un solo lugar.
Enviar, descargar o cancelar una factura
Ve a
Facturas→Facturas.Haz clic en el menú de tres puntos junto a la factura.
Haz clic en
Exportar en PDF,Enviar la facturaoAnular factura.
Al cancelar una factura se crea una nota de crédito. Los dos documentos se quedan en la reserva y los cargos vuelven a estar disponibles para facturarlos.
Elegir facturas detalladas o simplificadas
Una factura detallada muestra los cargos noche a noche. Una factura simplificada los agrupa por tipo, como alojamiento y extras.
Ve a
Facturas→Ajustes.Selecciona
DetalladaoSimplificada.Haz clic en
Guardar.
📌 Nota
En España y Portugal, el panel donde emites una factura también tiene la opción Tipo de factura. Su opción simplificada es otro documento fiscal, que puedes emitir sin seleccionar un cliente — consulta cómo emitir una factura simplificada.
A quién va dirigida la factura
El huésped es la persona que se alojó. El cliente de la factura es a quien va dirigida legalmente, por ejemplo una empresa o una agencia. Pueden ser la misma persona, pero no tienen por qué.
Elegir el cliente de la factura solo cambia a quién va dirigida. No cambia el huésped, la reserva, los cargos ni los pagos.
Qué aparece en tu factura
Además de los datos de tu alojamiento, los datos del cliente y las líneas de cargos, cada factura muestra:
El número de reserva.
El número de habitación y el número de huéspedes.
El huésped que se alojó, cuando la factura va dirigida a una empresa.
Tu logotipo — consulta cómo personalizar el diseño de tus facturas.
Los datos adicionales del cliente que hayas añadido con Añadir información sobre el cliente. Las entradas que dejes vacías no aparecen. Para cambiarlas, haz clic en Editar información sobre el cliente.
Estados de la factura y del pago
Estado de la factura
Pro forma: un documento preliminar, no fiscal. Lo encontrarás en Facturas → Facturas pro forma, con su propia numeración.
Emitida: la factura es definitiva y no se puede editar.
Cancelado: la factura se ha cancelado con una nota de crédito.
Estado del pago
Pagado: se ha recibido el importe total.
No pagado: no se ha registrado ningún pago.
Parcial: se ha recibido una parte del importe.
Pagado en exceso: los pagos superan el importe de la factura.
⚠️ Importante
Una factura emitida no se puede editar. Para cambiarla, cancélala y emite una nueva.
La numeración de las facturas no se reinicia sola al empezar el año. Cada número es el nombre de tu serie seguido de un número correlativo. Para empezar una nueva secuencia, cambia el nombre de la serie — consulta cómo configurar la herramienta de facturación.
El nuevo nombre de la serie se aplica después de tu próximo cierre del día, así que las facturas emitidas antes conservan el actual. En Portugal, se aplica de inmediato.
Preguntas frecuentes
¿Puedo editar una factura emitida?
¿Puedo editar una factura emitida?
No. Cancélala, lo que crea una nota de crédito, y emite una nueva factura con los datos correctos.
¿Por qué no puedo emitir una factura?
¿Por qué no puedo emitir una factura?
El panel te indica qué falta. Las causas más habituales son:
Faltan datos del cliente. Añade el nombre, la dirección y el número fiscal del cliente. Comprueba que el número de IVA es válido en VIES.
Caracteres especiales. Quita los símbolos de campos como la dirección y el código postal.
Un número de documento en el campo del número fiscal. Las reservas que llegan de un canal a veces traen ahí un número de pasaporte o DNI. Abre la reserva, edita los datos del cliente y corrígelo.
Datos de la empresa incompletos. Consulta la siguiente pregunta.
¿Por qué no se puede activar mi facturación?
¿Por qué no se puede activar mi facturación?
Normalmente porque faltan datos de la empresa o son incorrectos. Ve a Facturas → Ajustes → Información de la empresa y revisa la razón social, el número de registro de la empresa, la dirección y el número de IVA. Si te aparece un error con el número de IVA, quita el código de país que lleva delante (por ejemplo ES), guarda y vuelve a intentarlo.
¿Puedo cambiar el número de una factura ya emitida?
¿Puedo cambiar el número de una factura ya emitida?
No. Una vez emitida, la factura conserva su número. Un nuevo nombre de serie solo afecta a las facturas que emitas después de que se aplique. Si quieres una nueva secuencia para el año, cambia el nombre de la serie antes de emitir la primera factura del año.
¿Qué pasa si una factura está pagada en exceso?
¿Qué pasa si una factura está pagada en exceso?
Puedes reembolsar la diferencia al huésped o dejarla como saldo para una reserva futura.
¿Qué relación hay entre las cuentas y las facturas?
¿Qué relación hay entre las cuentas y las facturas?
Una cuenta agrupa los cargos de una reserva. Los cargos que ya has facturado están en una cuenta cerrada; los que aún no has facturado siguen en la cuenta abierta. Al cancelar una factura, sus cargos vuelven a estar disponibles para editarlos o facturarlos de nuevo.
¿Qué diferencia hay entre una pro forma y una factura emitida?
¿Qué diferencia hay entre una pro forma y una factura emitida?
Una pro forma es un documento preliminar que puedes editar y compartir antes de cerrar la venta. No cierra cuentas y no forma parte de tus registros fiscales. Una factura emitida es definitiva. Puedes convertir una pro forma en una factura emitida — consulta cómo crear y gestionar facturas pro forma.