Descripción general

Este artículo explica cómo crear, gestionar y descargar facturas usando la plataforma. Una facturación efectiva es esencial para mantener la precisión financiera y la transparencia con tus huéspedes. Las instrucciones proporcionadas te guiarán en el acceso, comprensión y manejo de las facturas, asegurando un proceso de cobro fluido para tu alojamiento.

Antes de empezar

Debes tener acceso a la barra lateral de Administrador.
Tu perfil de facturación debe estar correctamente configurado.
Algunas acciones relacionadas con las facturas dependen de si los pagos han sido registrados.

Instrucciones paso a paso

1. Accede al área de facturación

Inicia sesión en tu barra lateral de Administrador.
Ve a Facturas → Facturas.
Desde aquí puedes:
- Ver todas las facturas
- Crear facturas de forma independiente
- Descargar, enviar o cancelar facturas existentes

2. Crear una factura

⚠️ Importante: La numeración de facturas en Amenitiz es continua y no se reinicia automáticamente al comenzar un nuevo año. Puedes actualizar el prefijo y la secuencia de numeración antes de emitir nuevas facturas si deseas reflejar el cambio de año.

Ejemplo: Si tus facturas actualmente utilizan el prefijo INV2025 (por ejemplo, INV2025-145), puedes actualizar el prefijo a INV2026. A partir de ese momento, las nuevas facturas utilizarán el nuevo prefijo, como INV2026-146 o INV2026-1, según tu configuración.

Puedes crear facturas de dos formas distintas, dependiendo de tus necesidades.

Opción A: Crear una factura desde una reserva
- Ve a Reservas.
- Abre la reserva correspondiente.
- Ve a la pestaña Facturas en el lateral derecho.
- Haz clic en Crear nuevo.
- Elige el destinatario de la factura:
  - Huésped
  - Cliente
  - O agrega información del cliente si se necesitan ambos
- Selecciona los cargos y pagos que deseas incluir.
- Haz clic en Emitir factura.

📌 Notas:

Puedes crear varias facturas para la misma reserva.
Si no se han registrado todos los pagos, la factura sigue siendo editable.
Una vez registrados todos los pagos, la factura ya no se puede editar.

Opción B: Crear una factura de forma independiente
- Ve a Facturas → Facturas.
- Haz clic en Nuevo.
- Introduce los datos del cliente.
- Añade los conceptos a facturar (por ejemplo: alojamiento, extras).
- Haz clic en Guardar pago y luego en Emitir factura.
- Utiliza el menú de tres puntos para enviar la factura por correo electrónico o descargar el PDF.

⚠️ Importante: Las facturas creadas de esta forma no pueden vincularse a una reserva. Estas facturas siempre se generan en modo de factura simplificada.

3. Elegir entre facturas detalladas y simplificadas

Amenitiz admite dos formatos de factura.

Facturas detalladas
- Muestran un desglose de los cargos por noche.
- Útile cuando los huéspedes requieren total transparencia en los precios.
Facturas simplificadas
- Agrupan los cargos por tipo (por ejemplo: alojamiento, extras).
- Proporcionan un resumen general más claro.

Para elegir el tipo de factura predeterminado:

Ve a Facturas → Configuración.
Selecciona Modo detallado o Modo simplificado.
Haz clic en Guardar.

📌 Notas:

El tipo de factura (detallada o simplificada) es independiente de la numeración de facturas.
Cambiar el prefijo o la configuración de numeración no afecta a las facturas ya existentes.
Las facturas creadas manualmente (Facturas → Facturas → Nueva) son siempre en modo simplificado.

4. Comprender los estados de facturas y pagos

Estado de la factura
- Borrador: La factura no ha sido emitida. Aún se puede editar.
- Emitida: La factura es definitiva. No puede editarse y debe cancelarse para realizar cambios.
- Cancelada: La factura ha sido anulada.
Estado del pago
- Pagado: Importe total recibido
- No pagado: No se ha registrado ningún pago
- Parcial: Se ha recibido un pago parcial
- Pagado en exceso: El pago supera el importe de la factura

5. Revisar los detalles de una factura

Para cada factura puedes comprobar:

Fecha de emisión
Número de factura (según tu secuencia de numeración)
Información del huésped o cliente
Importe total cobrado
Pagos y transacciones vinculadas

6. Enviar, descargar o cancelar una factura

Localiza la factura en Facturas → Facturas.
Haz clic en el menú de tres puntos junto a la factura.
Elige:
- Ver detalles
- Descargar PDF
- Enviar por correo electrónico
- Cancelar la factura

Preguntas frecuentes

¿Puedo editar una factura emitida?

No. Una vez emitida, una factura no puede editarse. Debes cancelarla y crear una nueva.

¿Desde dónde puedo crear facturas?

Puedes crear facturas:

Desde una reserva (Reservas → Reserva → Pestaña Facturas)
Directamente desde Facturas → Facturas → Nueva

¿Por qué no puedo emitir una factura desde una reserva

Normalmente ocurre porque no se han registrado todos los pagos. Asegúrate de que todos los pagos estén registrados antes de emitir la factura.

¿Cuáles son las causas de los problemas para activar el perfil de facturación?

Suelen deberse a información empresarial incompleta o incorrecta.

Para solucionarlo:

Ve a Facturas → Configuración → Información de la empresa.
Verifica que todos los campos obligatorios estén completos, incluyendo:
- Nombre fiscal de la empresa
- Número de registro de la empresa
- Dirección
Revisa la configuración del IVA:
- Asegúrate de que el número de IVA esté introducido correctamente
- Verifica que el IVA esté activado si corresponde

Si falta algún campo obligatorio o contiene errores, no se podrá activar la facturación ni emitir facturas.

¿Por qué recibo errores al emitir una factura?

Generalmente se deben a información faltante o pagos incompletos. Revisa los siguientes puntos:

Verifica los pagos registrados:
- Abre la reserva vinculada a la factura
- Asegúrate de que todos los pagos estén registrados
Verifica la información fiscal del cliente:
- Abre los datos del cliente en la reserva o factura
- Comprueba que el NIF sea válido y tenga el formato correcto
Elimina caracteres especiales:
- Revisa campos como código postal y dirección
- Elimina caracteres especiales o símbolos que puedan causar errores de validación
Completa toda la información obligatoria:
- Nombre
- Dirección
- Información fiscal, si aplica

Una vez completada toda la información necesaria, vuelve a intentar emitir la factura.

¿Puedo reiniciar la secuencia de numeración de facturas?

La numeración de facturas no se puede cambiar de forma retroactiva. Recomendamos revisar o actualizar la numeración solo al comienzo de un nuevo año calendario, antes de emitir cualquier factura. Una vez que una factura ha sido emitida, su número y prefijo quedan bloqueados y no se pueden modificar.

¿Qué pasa si una factura está pagada en exceso?

Puedes emitir un reembolso o ajustar el saldo en una reserva futura.

Cómo crear, gestionar y descargar facturas