Descripción general

Este artículo describe cómo crear, gestionar y descargar facturas utilizando la plataforma. Una facturación eficaz es crucial para mantener la precisión financiera y la transparencia con tus huéspedes. Las instrucciones proporcionadas te guiarán en el acceso, comprensión y gestión de las facturas, asegurando un proceso de cobro fluido para tu alojamiento.

Antes de comenzar

Debes tener acceso a la barra lateral de Administrador.
Tu perfil de facturación debe estar correctamente configurado.
Algunas acciones de facturación dependen de si se han registrado los pagos.

Instrucciones paso a paso

1. Accede al área de facturación

Inicia sesión en tu barra lateral de Administrador.
Ve a Facturas → Facturas.
Desde aquí puedes:
- Ver todas las facturas
- Crear facturas de forma independiente
- Descargar, enviar o cancelar facturas existentes

2. Crear una factura

Puedes crear facturas de dos formas distintas, dependiendo de tus necesidades.

Opción A: Crear una factura desde una reserva
- Ve a Reservas.
- Abre la reserva correspondiente.
- Ve a la pestaña Facturas en el lateral derecho.
- Haz clic en Generar una factura.
- Elige el destinatario de la factura:
  - Huésped
  - Cliente
  - O agrega información del cliente si se necesitan ambos
- Selecciona los cargos y pagos que deseas incluir.
- Haz clic en Generar.

📌 Notas:

Puedes crear varias facturas para la misma reserva.
Si no se han registrado todos los pagos, la factura sigue siendo editable.
Una vez registrados todos los pagos, la factura ya no se puede editar.

Opción B: Crear una factura de forma independiente
- Ve a Facturas → Facturas.
- Haz clic en Nueva.
- Introduce los datos del cliente.
- Añade los conceptos a facturar (por ejemplo: alojamiento, extras).
- Haz clic en Registrar un pago y luego en Emitir factura.
- Utiliza el menú de tres puntos para enviar la factura por correo electrónico o descargar el PDF.

Importante: Las facturas creadas de esta forma no pueden vincularse a una reserva. Estas facturas siempre se generan en modo de factura simplificada.

3. Elegir entre facturas detalladas y simplificadas

Amenitiz admite dos formatos de factura.

Facturas detalladas
- Muestran un desglose de los cargos por noche.
- Útile cuando los huéspedes requieren total transparencia en los precios.
Facturas simplificadas
- Agrupan los cargos por tipo (por ejemplo: alojamiento, extras).
- Proporcionan un resumen general más claro.

Para elegir el tipo de factura predeterminado:

Ve a Facturas → Configuración.
Selecciona Modo detallado o Modo simplificado.
Haz clic en Guardar.

📌 Notas:

El modo seleccionado solo se aplica a facturas futuras.
Las facturas existentes no se ven afectadas.
Las facturas creadas manualmente (Facturas → Facturas → Nueva) siempre son simplificadas.

4. Comprender los estados de facturas y pagos

Estado de la factura
- Borrador: La factura no ha sido emitida. Aún se puede editar.
- Emitida: La factura es definitiva. No puede editarse y debe cancelarse para realizar cambios.
- Cancelada: La factura ha sido anulada.
Estado del pago
- Pagado: Importe total recibido
- No pagado: No se ha registrado ningún pago
- Parcial: Se ha recibido un pago parcial
- Pagado en exceso: El pago supera el importe de la factura

5. Revisar los detalles de una factura

Para cada factura puedes comprobar:

Fecha de emisión
Número de factura (según tu secuencia de numeración)
Información del huésped o cliente
Importe total cobrado
Pagos y transacciones vinculadas

6. Enviar, descargar o cancelar una factura

Localiza la factura en Facturas → Facturas.
Haz clic en el menú de tres puntos junto a la factura.
Elige:
- Ver detalles
- Descargar PDF
- Enviar por correo electrónico
- Cancelar la factura

Preguntas frecuentes

¿Puedo editar una factura emitida?

No. Una vez emitida, una factura no puede editarse. Debes cancelarla y crear una nueva.

¿Desde dónde puedo crear facturas?

Puedes crear facturas:

Desde una reserva (Reservas → Reserva → Pestaña Facturas)
Directamente desde Facturas → Facturas → Nueva

¿Por qué no puedo emitir una factura desde una reserva

Normalmente ocurre porque no se han registrado todos los pagos. Asegúrate de que todos los pagos estén registrados antes de emitir la factura.

¿Cuáles son las causas de los problemas para activar el perfil de facturación?

Suelen deberse a información empresarial incompleta o incorrecta.

Para solucionarlo:

Ve a Facturas → Configuración → Información de la empresa.
Verifica que todos los campos obligatorios estén completos, incluyendo:
- Nombre fiscal de la empresa
- Número de registro de la empresa
- Dirección
Revisa la configuración del IVA:
- Asegúrate de que el número de IVA esté introducido correctamente
- Verifica que el IVA esté activado si corresponde

Si falta algún campo obligatorio o contiene errores, no se podrá activar la facturación ni emitir facturas.

¿Por qué recibo errores al emitir una factura?

Generalmente se deben a información faltante o pagos incompletos. Revisa los siguientes puntos:

Verifica los pagos registrados:
- Abre la reserva vinculada a la factura
- Asegúrate de que todos los pagos estén registrados
Verifica la información fiscal del cliente:
- Abre los datos del cliente en la reserva o factura
- Comprueba que el NIF sea válido y tenga el formato correcto
Elimina caracteres especiales:
- Revisa campos como código postal y dirección
- Elimina caracteres especiales o símbolos que puedan causar errores de validación
Completa toda la información obligatoria:
- Nombre
- Dirección
- Información fiscal, si aplica

Una vez completada toda la información necesaria, vuelve a intentar emitir la factura.

¿Puedo reiniciar la secuencia de numeración de facturas?

Sí, pero se recomienda hacerlo solo al comienzo de un nuevo año para evitar conflictos en la numeración.

¿Qué pasa si una factura está pagada en exceso?

Puedes emitir un reembolso o ajustar el saldo en una reserva futura.

Cómo crear, gestionar y descargar facturas