Resumen
Este artículo explica cómo funcionan las facturas pro forma en Amenitiz y cómo gestionarlas correctamente.
Las facturas pro forma te permiten preparar y compartir un documento no fiscal antes de emitir una factura final. Siguen reglas específicas de cumplimiento que definen cómo pueden guardarse, editarse, enviarse o emitirse.
Este artículo es útil si necesitas:
Preparar una factura no fiscal antes de finalizar una venta
Emitir una factura fiscal a partir de una factura pro forma
Entender qué ocurre cuando una factura pro forma se edita, se anula o se factura
Cómo crear una factura pro forma
Opción 1: crear una factura pro forma desde la página Facturas
Puedes crear una factura pro forma desde la sección Facturas o directamente desde una reserva.
Instrucciones paso a paso
Ve a
Facturas→Facturas pro forma.Haz clic en
+ Nuevo.
Selecciona el cliente, el idioma y la empresa.
Confirma para abrir el editor de la factura pro forma.
Añade o revisa los detalles de la factura.
Haz clic en
Guardar Proformapara finalizar la factura pro forma.
Una vez guardada, la factura pro forma:
recibe un número único y cronológico
se firma digitalmente y se archiva
aparece en la lista de facturas pro forma
📌 Nota: Cada factura Pro Forma recibe un número secuencial único cuando se guarda. Esta numeración sigue una secuencia cronológica continua y no puede modificarse.
Opción 2: crear una factura pro forma desde una reserva
También puedes crear una factura pro forma mientras preparas una factura para una reserva.
Instrucciones paso a paso
Abre la reserva.
Ve a la pestaña
Facturas.Haz clic en
Crear factura.
Selecciona los elementos que quieres facturar y completa los detalles de la factura.
Haz clic en
Guardar como Proforma.
El documento se guardará como factura pro forma y aparecerá en la lista de Facturas pro forma.
Cómo editar una factura pro forma guardada
Para realizar cambios en una factura pro forma:
Abre la factura pro forma guardada.
Haz clic en
Editar.Realiza los cambios necesarios.
Haz clic en
Finalizar edición.
📌 Nota
Esto es lo que ocurre después:
La factura pro forma original pasa a estado Anulada.
Se crea una nueva factura pro forma con un nuevo número secuencial.
La nueva factura pro forma se convierte en el documento activo y válido.
Esto garantiza que siempre trabajes con la versión más actualizada mientras se conservan los registros anteriores.
Cómo emitir una factura fiscal a partir de una factura pro forma
Emitir una factura es el paso en el que la factura pro forma se reemplaza por un documento fiscal.
Abre una factura pro forma con estado Guardada.
Haz clic en Emitir factura.
Una vez emitida la factura:
se crea una factura fiscal
el estado de la factura pro forma cambia a Facturada
la factura fiscal se convierte en el documento oficial para contabilidad y pagos
📌 Nota: La factura pro forma permanece disponible como referencia, pero ya no se utiliza para acciones de facturación, ya que no representa la situación de facturación actual.
Cómo descargar o enviar una factura pro forma
Puedes descargar o enviar una factura pro forma mientras sea el documento activo para la factura relacionada.
Abre una factura pro forma con estado Guardada.
Haz clic en Descargar PDF o Enviar.
Si una factura pro forma ya no está disponible para descargar o enviar, significa que:
Se ha creado una factura pro forma más reciente, o
Ya se ha emitido una factura fiscal.
En ambos casos, la factura pro forma ya no representa la situación de facturación actual. Debes utilizar la última factura pro forma o la factura emitida.
Entender los estados de las facturas pro forma
Las facturas pro forma pueden tener los siguientes estados:
Guardada
La factura pro forma está finalizada y cumple con las normas.
Es el documento activo y puede visualizarse, enviarse, descargarse, editarse (creando una nueva versión) o emitirse como factura.
Anulada
La factura pro forma ya no es la versión activa.
Esto suele ocurrir cuando se crea una nueva factura pro forma o cuando cambian los datos de facturación.
Permanece disponible como referencia.
Facturada
Se ha emitido una factura fiscal a partir de esta factura pro forma.
La factura pro forma permanece disponible como registro, mientras que la factura pasa a ser el documento que se utiliza para contabilidad y pagos.
Reglas que debes tener en cuenta
Cada factura solo puede asignarse a una única Pro Forma válida.
Editar una factura pro forma siempre crea una nueva copia.
Si cambian los datos del cliente o de la empresa, la factura pro forma existente pasa a estado Anulada y se crea una nueva para reflejar la información actualizada.
Una vez emitida una factura, las facturas pro forma relacionadas se conservan como referencia, mientras que la factura pasa a ser el documento que se utiliza para gestionar la facturación y la contabilidad.
Preguntas frecuentes
¿Para qué se utiliza una factura pro forma?
¿Para qué se utiliza una factura pro forma?
Una factura pro forma es un documento no fiscal que se utiliza para presentar o confirmar las condiciones de venta antes de emitir una factura final.
¿Puedo eliminar una factura pro forma?
¿Puedo eliminar una factura pro forma?
No. Una vez guardadas, las facturas pro forma no se pueden eliminar. Solo pueden pasar a estado Anulada mediante acciones del sistema.
Si una factura pro forma ya no es necesaria, puedes anularla manualmente usando Anular Proforma, o puede anularse automáticamente cuando se crea una versión más reciente.
¿Por qué no puedo descargar o enviar una factura pro forma?
¿Por qué no puedo descargar o enviar una factura pro forma?
Solo las facturas pro forma con estado Guardada pueden descargarse o enviarse. Las facturas pro forma Anuladas o Facturadas ya no son documentos válidos.
¿Puedo tener más de una factura pro forma para la misma reserva?
¿Puedo tener más de una factura pro forma para la misma reserva?
Sí, pero solo una puede ser válida al mismo tiempo. Si una nueva factura pro forma se superpone a una existente, la anterior pasa a estado Anulada.