Resumen
Este artículo explica cómo cargos, cuentas, pagos y facturas están conectados en Amenitiz y cómo interactúan a lo largo del ciclo de vida de una reserva.
Utiliza este artículo para entender por qué algunas acciones están disponibles o bloqueadas, cómo se calculan los importes pendientes y cómo la facturación y los reembolsos afectan a una reserva.
Este artículo es especialmente útil si no tienes claro por qué una cuenta está abierta o cerrada, por qué algunos cargos no se pueden editar o cómo los pagos aparecen en las facturas.
Antes de comenzar
Este artículo explica el funcionamiento del sistema; no sustituye una guía paso a paso.
Las explicaciones se aplican al uso en ordenador.
Algunas acciones pueden requerir la anulación de una factura antes de realizar cambios.
Cómo funciona la lógica de facturación
1. Entender los cargos
Los cargos representan todo lo que debe el huésped por una reserva, como:
Alojamiento
Extras
Tasas turísticas
Cargos personalizados
Los cargos siempre están vinculados a una reserva y se agrupan en cuentas.
2. Entender las Cuentas
Las cuentas agrupan los cargos. Hay dos tipos:
Cuenta abierta: Contienen cargos que todavía están activos.
Los cargos pueden editarse o eliminarse (a menos que exista una factura en borrador).
Los nuevos cargos se añaden automáticamente a la cuenta abierta.
Solo puede existir una cuenta abierta por reserva.
Cuenta cerrada: Contienen cargos que han sido finalizados.
Una cuenta puede pasar a cerrada cuando:
se emite una factura, o
se registran pagos que liquidan esos cargos.
Las cuentas cerradas pueden:
mostrar una referencia de factura (por ejemplo INV-31) si existe una factura;
seguir permitiendo edición si no hay una factura vinculada.
Si una cuenta cerrada está vinculada a una factura emitida, los cargos no pueden editarse a menos que la factura se cancele (nota de crédito). Las facturas en borrador no cierran las cuentas.
3. Entender los pagos
Los pagos representan el dinero recibido del huésped.
Reglas importantes:
Los pagos están vinculados a la reserva, no a cargos específicos.
Una reserva puede tener varios pagos.
Un pago puede cubrir una o varias cuentas.
El importe pendiente de la reserva se calcula comparando:
el total de cargos en todas las cuentas
el total de pagos recibidos
Cuando los pagos cubren los cargos de una cuenta, el sistema puede finalizar esos cargos, lo que hará que la cuenta pase de abierta a cerrada.
4. Entender las facturas
Las facturas son documentos fiscales creados a partir de una o varias cuentas.
Cuando emites una factura:
las cuentas seleccionadas se cierran;
los cargos de esas cuentas dejan de ser editables;
la cuenta relacionada pasa a estar cerrada.
La factura puede incluir uno o varios pagos.
Borradores de factura:
No cierran las cuentas
Pueden bloquear la edición de cargos mientras existen
Para emitir o anular una factura, consulta el artículo Cómo crear y emitir una factura.
5. Cómo afectan las modificaciones y anulaciones
Si una factura fiscal ha sido emitida, los cargos no pueden modificarse
Para hacerlo, debes anular la factura (se crea un abono)
Al anularla, se reabre la factura asociada y los cargos vuelven a ser editables
6. Cómo encajan los reembolsos en el proceso
Los reembolsos siempre están vinculados a pagos.
Los reembolsos emitidos devuelven dinero al huésped
Los reembolsos registrados son solo movimientos contables
No modifican automáticamente las facturas fiscales
La estructura de la factura no afecta al flujo de reembolso
Para instrucciones paso a paso, consulta el artículo Cómo reembolsar un pago.
Preguntas frecuentes
¿Por qué hay un importe pendiente si la factura está cerrada?
¿Por qué hay un importe pendiente si la factura está cerrada?
Una cuenta cerrada solo significa que los cargos han sido facturados. El importe pendiente depende de los pagos recibidos, no de si la cuenta está abierta o cerrada.
¿Por qué no puedo editar cargos si la factura está abierta?
¿Por qué no puedo editar cargos si la factura está abierta?
Si existe un borrador de factura fiscal, los cargos de la factura abierta no se pueden modificar. Elimina el borrador para poder editarlos.
¿Puedo facturar varias cuentas a la vez?
¿Puedo facturar varias cuentas a la vez?
Sí. Puedes incluir varias cuentas cerradas y cargos de la factura abierta en una sola factura fiscal.
¿Qué pasa si elimino un cargo después de que la reserva ha sido pagada?
¿Qué pasa si elimino un cargo después de que la reserva ha sido pagada?
El importe pendiente se recalcula. La reserva puede quedar con sobrepago o mostrar un nuevo saldo pendiente. Recarga la página para ver los cambios.
¿Se pueden repartir los pagos entre facturas?
¿Se pueden repartir los pagos entre facturas?
Sí. Los pagos no están vinculados a cargos específicos, por lo que puedes elegir qué pagos incluir en cada factura fiscal.