Descripción general
Este artículo explica cómo se conectan los cargos, las facturas, los pagos y las facturas fiscales en Amenitiz, y cómo interactúan a lo largo del ciclo de vida de una reserva.
Te ayudará a entender por qué ciertas acciones están disponibles o bloqueadas, cómo se calculan los importes pendientes y cómo la facturación o los reembolsos impactan una reserva.
Es especialmente útil si no tienes claro por qué una factura está abierta o cerrada, por qué no puedes editar un cargo o cómo aparecen los pagos en las facturas.
Antes de comenzar
Este artículo explica el funcionamiento del sistema; no sustituye una guía paso a paso.
Las explicaciones se aplican al uso en ordenador.
Algunas acciones pueden requerir la anulación de una factura antes de realizar cambios.
Cómo funciona la lógica de facturación
1. Entender los cargos
Los cargos representan todo lo que debe el huésped por una reserva, como:
Alojamiento
Extras
Tasas turísticas
Cargos personalizados
Los cargos siempre están vinculados a una reserva y se agrupan en facturas.
2. Entender las Cuentas
Las cuentas agrupan los cargos. Hay dos tipos:
Cuenta abierta
Incluye cargos que aún no han sido facturados
Los cargos pueden editarse o eliminarse (salvo si existe un borrador de factura fiscal)
Solo puede existir una factura abierta por reserva
Cuenta cerrada
Incluye cargos que ya han sido facturados
Asociada a una factura fiscal emitida (por ejemplo, INV-31)
Los cargos no se pueden editar, salvo que se anule la factura fiscal
Una cuenta se considera cerrada solo cuando se emite una factura fiscal, no con un borrador.
3. Entender los pagos
Los pagos representan el dinero recibido del huésped.
Puntos clave:
Los pagos están vinculados a la reserva, no a cargos específicos
Una reserva puede tener varios pagos
Los pagos pueden cubrir una o varias facturas
El importe pendiente se calcula comparando:
Total de cargos
Total de pagos recibidos
4. Entender las facturas fiscales
Las facturas fiscales son documentos oficiales generados a partir de una o más facturas.
Cuando emites una factura fiscal:
Las facturas seleccionadas se cierran
Los cargos se vuelven no editables
La factura puede incluir uno o más pagos
Borradores de factura:
No cierran las facturas
Pueden bloquear la edición de cargos mientras existen
Para emitir o anular una factura, consulta el artículo Cómo crear y emitir una factura.
5. Cómo afectan las modificaciones y anulaciones
Si una factura fiscal ha sido emitida, los cargos no pueden modificarse
Para hacerlo, debes anular la factura (se crea un abono)
Al anularla, se reabre la factura asociada y los cargos vuelven a ser editables
6. Cómo encajan los reembolsos en el proceso
Los reembolsos siempre están vinculados a pagos.
Los reembolsos emitidos devuelven dinero al huésped
Los reembolsos registrados son solo movimientos contables
No modifican automáticamente las facturas fiscales
La estructura de la factura no afecta al flujo de reembolso
Para instrucciones paso a paso, consulta el artículo Cómo reembolsar un pago.
Preguntas frecuentes
¿Por qué hay un importe pendiente si la factura está cerrada?
¿Por qué hay un importe pendiente si la factura está cerrada?
Una factura cerrada solo indica que los cargos fueron facturados. El importe pendiente depende de los pagos, no del estado de la factura.
¿Por qué no puedo editar cargos si la factura está abierta?
¿Por qué no puedo editar cargos si la factura está abierta?
Si existe un borrador de factura fiscal, los cargos de la factura abierta no se pueden modificar. Elimina el borrador para poder editarlos.
¿Puedo facturar varias facturas a la vez?
¿Puedo facturar varias facturas a la vez?
Sí. Puedes incluir varias facturas cerradas y cargos de la factura abierta en una sola factura fiscal.
¿Qué pasa si elimino un cargo después de que la reserva ha sido pagada?
¿Qué pasa si elimino un cargo después de que la reserva ha sido pagada?
El importe pendiente se recalcula. La reserva puede quedar con sobrepago o mostrar un nuevo saldo pendiente. Recarga la página para ver los cambios.
¿Se pueden repartir los pagos entre facturas?
¿Se pueden repartir los pagos entre facturas?
Sí. Los pagos no están vinculados a cargos específicos, por lo que puedes elegir qué pagos incluir en cada factura fiscal.