Une pré-autorisation bloque temporairement la carte du client sans la débiter. Le moment venu, vous capturez le blocage sur une ou plusieurs factures (c'est ce qui débite la carte), ou vous le libérez s'il n'est plus nécessaire.
Avant de commencer
AmenitizPay doit être activé sur votre établissement.
Une carte valide doit être enregistrée sur la réservation (visible dans l'onglet Client).
Pour capturer une autorisation, la réservation doit déjà avoir une facture avec des charges (ouverte ou clôturée). Les captures s'imputent à des factures — elles ne créent plus de paiements génériques. Si la réservation n'a pas encore de charges, ajoutez-les d'abord.
Créer une pré-autorisation
À utiliser pour retenir un montant sur la carte du client — par exemple une caution pour imprévus.
Allez dans Réservations et cliquez sur la réservation.
Cliquez sur Voir les détails de la réservation.
Ouvrez l'onglet Paiements.
Dans la section Autorisations, cliquez sur Ajouter une autorisation.
Saisissez le montant à bloquer, choisissez la carte, et validez.
💡 Astuce : vous voyez toutes les pré-autorisations et leur statut dans AmenitizPay → Autorisations.
Capturer (débiter) une pré-autorisation sur une facture
Capturer transforme le blocage en débit réel. Vous répartissez le montant capturé sur une ou plusieurs factures de la réservation — le total capturé est la somme de ces affectations.
Ouvrez la réservation et allez dans l'onglet Paiements.
Trouvez l'autorisation dans la section Autorisations.
Cliquez sur les trois points sous Options et choisissez Capturer l'autorisation.
Dans le panneau latéral, répartissez les montants sur les factures de la réservation :
Un montant sur la facture ouverte (celle qui accumule encore des charges)
Un montant sur les factures clôturées (factures déjà closes, par ex. liées à un Pro Forma)
Validez. Le total capturé est la somme de vos affectations — il peut être égal au montant autorisé ou en représenter une partie.
Libérer une pré-autorisation
Libérer annule le blocage et libère les fonds sur la carte du client. À utiliser quand la caution n'est plus nécessaire.
Ouvrez la réservation et allez dans l'onglet Paiements.
Trouvez l'autorisation dans la section Autorisations.
Cliquez sur Libérer l'autorisation et confirmez.
Règles importantes
Les captures nécessitent une facture avec des charges. Le montant capturé s'impute sur des factures — vous ne pouvez pas capturer sans choisir une facture. Ajoutez d'abord les charges à la réservation.
L'affectation peut se répartir sur plusieurs factures — par exemple, une partie sur la facture ouverte et une partie sur un Pro Forma clôturé.
Les captures partielles sont autorisées. Le montant autorisé restant reste bloqué jusqu'à une nouvelle capture ou une libération.
Libérer libère la totalité du blocage restant. Vous ne pouvez pas libérer un montant partiel — la libération annule la portion inutilisée de l'autorisation.
Les autorisations expirent selon le calendrier Stripe standard (généralement 7 jours). Si elles ne sont pas utilisées, les fonds sont rendus au client automatiquement.
FAQ
Je ne peux pas capturer — le panneau me demande de choisir une facture mais la réservation n'en a pas. Pourquoi ?
Les captures s'imputent sur des factures. Si la réservation n'a pas de facture ouverte avec des charges (ni de facture clôturée), il n'y a rien sur quoi imputer la capture. Ajoutez d'abord des charges à la réservation — nuitées, extras, charges personnalisées — et la facture ouverte apparaîtra.
Puis-je capturer plus que ce que j'ai autorisé ?
Non. Le montant capturé ne peut pas dépasser le montant autorisé. Si vous devez débiter davantage, capturez ce que vous pouvez puis créez un nouveau paiement pour la différence.
Quelle différence entre libérer et capturer zéro ?
Libérer annule tout le blocage restant — la carte du client n'est plus bloquée. Vous ne pouvez pas capturer zéro ; la capture exige une affectation à une facture supérieure à zéro.
Pourquoi je ne vois pas l'écran de sélection de facture, juste un champ montant ?
Votre hôtel n'a pas encore été migré vers Bill Management. L'ancien flux de capture ne demande qu'un montant et crée un paiement générique. L'écran de sélection de facture arrive avec la migration Bill Management.
Que se passe-t-il si la carte du client est refusée à la capture ?
L'autorisation reste en place et la réservation reste due. Vous pouvez retenter la capture une fois le problème de carte résolu, ou libérer le blocage et demander un autre moyen de paiement au client.
L'autorisation a expiré avant la capture. Que faire ?
Le blocage est libéré automatiquement. Créez une nouvelle autorisation sur la même carte (si elle est toujours valide) ou demandez un autre moyen de paiement au client.