Le rapport d'occupation est l'un des premiers chiffres à consulter pour savoir comment se porte votre établissement. Il vous indique combien de chambres vous avez vendues, combien vous aviez de disponibles, et quel pourcentage a été occupé sur une période donnée.
Le taux d'occupation varie beaucoup selon la saison, le jour de la semaine, la météo, les événements locaux et la concurrence — analysez-le toujours en contexte.
Générer le rapport
1. Ouvrez la liste des Rapports
Dans la barre latérale administrateur, allez dans Rapports > Rapports. Faites défiler jusqu'à trouver Rapport d'occupation.
2. Sélectionnez le rapport
Cochez la case à côté du Rapport d'occupation. Une fenêtre s'affiche — cliquez sur Suivant.
3. Choisissez les dates et envoyez
Choisissez l'adresse e-mail de destination et la période à analyser. Cliquez sur Envoyer les rapports. Le fichier Excel arrive dans votre boîte de réception sous peu.
Ce que contient le rapport
Le fichier Excel comporte les sections suivantes (une colonne par mois dans votre période) :
Ventes de chambres par jour — une grille 31 lignes × N mois indiquant le nombre de chambres vendues chaque nuit.
No-shows — total des no-shows par mois.
Annulations — total des réservations annulées par mois (compté par date d'annulation).
Occupation par plan tarifaire — nuits vendues par tarif (Standard, Non remboursable, etc.).
Occupation par type de client — nuits vendues à des particuliers vs. entreprises, plus le pourcentage vendu à des entreprises.
Occupation par type de chambre — pour chaque catégorie, les nuits vendues et le pourcentage d'occupation.
Réservations totales — total des réservations par mois.
Taux d'occupation — pourcentage d'occupation global par mois.
Croissance — variation du taux d'occupation d'un mois à l'autre (vert si en hausse, rouge si en baisse).
Comment chaque chiffre est calculé
Chambres vendues — comptées par nuit de séjour dans la période sélectionnée. Seules les nuits comprises dans votre période sont incluses. La nuit de départ n'est pas comptée.
Exemple : une réservation du 1er au 5 mai couvre 4 nuits (1, 2, 3, 4). Une deuxième réservation du 4 au 8 mai n'apporte que le 4 mai à un export du 1er au 5 mai. Total = 5 nuits. Les 6, 7 et 8 sont hors période et ignorés.
Chambres disponibles — nombre total de chambres par catégorie × nombre de nuits dans la période, moins les chambres bloquées sur votre calendrier (Hors service ou Hors inventaire).
Taux d'occupation — chambres vendues ÷ chambres disponibles, en pourcentage. Les réservations annulées ne comptent pas comme vendues.
Exemple : 22 chambres disponibles, 9 réservées → 9 / 22 = 40,9 %. Si 1 réservation est annulée, le taux devient 8 / 22 = 36,4 %.
Type de client — selon que le client lié à la réservation est marqué comme particulier ou entreprise dans sa fiche.
Croissance — différence entre le taux d'occupation d'un mois et celui du mois précédent dans l'export.
Règles importantes
Les annulations sont comptées par date d'annulation, pas par date de séjour. Une réservation annulée en mai pour un séjour en novembre apparaît dans les totaux de mai.
Les réservations annulées sont exclues des chambres vendues et du taux d'occupation.
Les chambres marquées Hors service ou Hors inventaire sur le calendrier sont retirées des chambres disponibles.
Les réservations de gîtes apparaissent comme une ligne par chambre liée — pas comme une ligne distincte du gîte. Cela garde les totaux par catégorie cohérents.
FAQ
Quelle est la différence entre no-shows et annulations ?
Quelle est la différence entre no-shows et annulations ?
Un no-show est une réservation confirmée dont le client n'est pas venu. Une annulation est une réservation explicitement annulée avant l'arrivée. Chacune a sa propre ligne de synthèse mensuelle et elles sont comptabilisées séparément.
Pourquoi ne vois-je pas mon gîte comme une ligne distincte ?
Pourquoi ne vois-je pas mon gîte comme une ligne distincte ?
Lorsque le gîte est réservé, le rapport affiche chaque chambre liée à la place du gîte lui-même. Cela garde les totaux de chambres vendues et d'occupation cohérents entre catégories.
Les annulations sont-elles comptées par date de séjour ou d'annulation ?
Les annulations sont-elles comptées par date de séjour ou d'annulation ?
Par date d'annulation. Si vous annulez le 5 mai une réservation prévue en novembre, l'annulation apparaît dans le rapport de mai — peu importe quand devait avoir lieu le séjour.
Pourquoi mon taux d'occupation est-il plus bas que prévu ?
Pourquoi mon taux d'occupation est-il plus bas que prévu ?
Deux raisons fréquentes : les réservations annulées sont retirées des chambres vendues, et les chambres bloquées sur le calendrier (Hors service / Hors inventaire) sont retirées des chambres disponibles. Vérifiez les deux avant de comparer avec d'autres sources.
Pourquoi les nuits ne correspondent-elles pas à mon nombre de réservations ?
Pourquoi les nuits ne correspondent-elles pas à mon nombre de réservations ?
Le rapport compte des nuits vendues, pas des réservations. Une réservation de 4 nuits ajoute 4 aux chambres vendues (pas 1). Seules les nuits dans votre période d'export sont incluses.