Vue d'ensemble

Chaque réservation dans Amenitiz conserve un journal de ce qui lui est arrivé : sa date de création, sa provenance, les e-mails automatiques envoyés et les actions de facturation effectuées. Chaque ligne est horodatée et indique la personne ou la source à l'origine de l'événement.

Le journal se trouve dans l'onglet Messages OTA de la réservation, dans la section Comptes-rendus des communications. L'onglet porte le nom des OTA, mais il couvre les réservations de toutes les sources : OTA, Moteur de réservation et saisies manuelles y sont enregistrées.

Avant de commencer

Vous avez besoin de la permission « Peut accéder aux relevés de réservation ». Sans elle, l'onglet s'ouvre quand même, mais la section Comptes-rendus des communications reste vide. Le Propriétaire du compte peut vous l'accorder dans Réglages → Utilisateurs.
Le journal est en lecture seule : il enregistre ce qui s'est passé. Pour modifier une réservation, utilisez les autres onglets du panneau de détail.
Les modifications du séjour — dates, chambres, montants — n'y sont pas enregistrées. Le journal couvre la création et l'annulation de la réservation, les e-mails automatiques et les actions de facturation.

Étape par étape

Allez dans Réservations dans le menu latéral.
Cliquez sur la réservation à consulter et sélectionnez Voir le détail.
Dans le panneau latéral, ouvrez l'onglet Messages OTA.
Descendez jusqu'à la section Comptes-rendus des communications. L'entrée la plus récente est en haut, et d'autres se chargent à mesure que vous faites défiler.

Ce que vous verrez dans le journal

Chaque entrée est une phrase datée indiquant qui ou quoi l'a déclenchée, par exemple « La réservation a été créée par Marie Dupont ». Voici les événements enregistrés :

Réservation créée — avec sa source : le Moteur de réservation, le membre de l'équipe qui l'a saisie manuellement, ou l'OTA. Les réservations importées d'une OTA sont regroupées en une ligne par import, par exemple « 3 réservations reçues de Booking.com ».
Réservation annulée — avec la personne qui l'a annulée.
E-mails — une ligne par e-mail automatique, avec son objet, son destinataire et son expéditeur. Un échec d'envoi est enregistré comme une entrée à part.
Factures — créées, envoyées, annulées ou envoyées en traitement, chacune avec son numéro et la personne concernée. Voir comment créer, gérer et télécharger des factures.
Note de crédit créée — avec son numéro. Une note de crédit est générée automatiquement lorsqu'une facture est annulée.
Factures pro forma — créées, mises à jour ou supprimées. Voir comment créer et gérer les factures pro forma.

FAQ

L'onglet Messages OTA est vide — pourquoi ?

Vous n'avez probablement pas la permission « Peut accéder aux relevés de réservation ». L'onglet s'ouvre pour tout le monde, mais la section Comptes-rendus des communications ne se charge que pour les utilisateurs qui ont cette permission. Le Propriétaire du compte peut vous l'accorder dans Réglages → Utilisateurs, sur votre utilisateur.

Pourquoi cet onglet s'appelle-t-il « Messages OTA » si ma réservation est directe ou manuelle ?

C'est un nom hérité. L'onglet ne contenait au départ que la messagerie des OTA, et le journal des événements a été ajouté au même endroit par la suite. Le nom est resté, mais le contenu couvre les réservations de toutes les sources. Considérez-le comme le journal d'activité de la réservation.

J'ai modifié les dates d'une réservation — pourquoi n'apparaît-elle pas dans le journal ?

Les modifications du séjour — dates, chambres, montants — n'y sont pas enregistrées. Le journal couvre la création et l'annulation de la réservation, les e-mails automatiques et les actions de facturation. Si vous avez besoin de savoir qui a modifié une réservation, écrivez à [email protected] : nous pouvons consulter nos registres internes.

Un e-mail que j'attendais n'est pas dans le journal — qu'est-ce que cela veut dire ?

Cherchez d'abord une entrée d'échec d'envoi pour cet e-mail : si elle existe, l'e-mail a bien été déclenché mais n'a pas pu être remis, le plus souvent à cause de l'adresse du client. S'il n'y a aucune entrée, l'e-mail n'a jamais été déclenché : vérifiez que l'e-mail du client est renseigné sur la réservation et que la règle du tarif s'applique. Si tout semble correct, écrivez à [email protected].

Quelqu'un d'Amenitiz est intervenu sur ma réservation — pourquoi est-ce absent du journal ?

Les actions du personnel Amenitiz sont exclues de ce journal : vous voyez donc l'activité de votre équipe et celle du système. Si vous avez besoin de savoir ce que nous avons fait sur une réservation, écrivez à [email protected].

Comment vérifier l'historique d'une réservation