Aperçu
Cet article explique le lien entre les frais, les factures, les paiements et les factures dans Amenitiz, et leur interaction tout au long du cycle de vie d'une réservation.
Il vous aidera à comprendre pourquoi certaines actions sont possibles ou bloquées, comment les montants dus sont calculés, et comment la facturation ou les remboursements impactent une réservation.
Particulièrement utile si vous vous demandez pourquoi une facture est ouverte ou fermée, pourquoi les frais ne peuvent pas être modifiés ou comment les paiements apparaissent sur les factures.
Avant de commencer
Cet article décrit le fonctionnement du système, il ne remplace pas un guide pas-à-pas.
Les explications s’appliquent à une utilisation sur ordinateur.
Certaines actions nécessitent d’annuler une facture avant de pouvoir modifier des éléments.
Comment fonctionne la logique de facturation
1. Comprendre les frais
Les frais représentent tout ce que le client doit pour une réservation, comme :
Hébergement
Suppléments
Taxes de séjour
Frais personnalisés
Les frais sont toujours liés à une réservation et sont regroupés dans des factures.
2. Comprendre les Notes
Les notes regroupent les frais. Il en existe deux types :
Note ouverte
Contient des frais non encore facturés
Les frais peuvent être modifiés ou supprimés (sauf s’il existe un brouillon de facture)
Une seule facture ouverte par réservation
Note fermée
Contient des frais déjà facturés
Liée à une facture émise (ex. : INV-31)
Les frais ne peuvent pas être modifiés sauf si la facture est annulée
Une note est considérée comme fermée uniquement lorsqu'une facture est émise (et non à l'état de brouillon).
3. Comprendre les paiements
Les paiements représentent l’argent reçu du client.
Règles clés :
Les paiements sont liés à la réservation, pas aux frais spécifiques
Une réservation peut comporter plusieurs paiements
Les paiements peuvent couvrir une ou plusieurs factures
Le montant dû est calculé en comparant :
Le total des frais
Le total des paiements reçus
4. Comprendre les factures
Les factures sont des documents fiscaux générés à partir d’une ou plusieurs factures.
Lorsque vous émettez une facture :
La ou les factures sélectionnées sont fermées
Les frais deviennent non modifiables
La facture peut inclure un ou plusieurs paiements
Brouillons de facture :
Ne ferment pas les factures
Peuvent bloquer l’édition des frais tant qu’ils existent
Pour émettre ou annuler une facture, consultez l’article Comment créer et émettre une facture.
5. Modifications et annulations
Une fois une facture émise, les frais ne peuvent plus être modifiés
Pour les modifier, la facture doit être annulée (cela crée un avoir)
L’annulation rouvre la facture associée et rend les frais à nouveau modifiables
6. Remboursements
Les remboursements sont toujours liés aux paiements.
Les remboursements émis renvoient de l’argent au client
Les remboursements enregistrés sont uniquement comptables
Les remboursements n’affectent pas automatiquement les factures émises
La logique des factures ne change pas avec les remboursements
Pour des instructions étape par étape, consultez l’article Comment rembourser un paiement.
FAQ
Pourquoi un montant est-il encore dû même si la facture est fermée ?
Pourquoi un montant est-il encore dû même si la facture est fermée ?
Parce que cela signifie seulement que les frais ont été facturés. Le montant dû dépend des paiements, pas de l’état de la facture.
Pourquoi je ne peux pas modifier les frais alors que la facture est ouverte ?
Pourquoi je ne peux pas modifier les frais alors que la facture est ouverte ?
Un brouillon de facture bloque la modification. Supprimez le brouillon pour pouvoir modifier les frais.
Puis-je facturer plusieurs factures à la fois ?
Puis-je facturer plusieurs factures à la fois ?
Oui, une même facture peut regrouper plusieurs factures fermées et des frais de la facture ouverte.
Que se passe-t-il si je supprime un frais après un paiement ?
Que se passe-t-il si je supprime un frais après un paiement ?
Le montant dû est recalculé. La réservation peut devenir surpayée ou afficher un nouveau solde. Actualisez la page pour voir les changements.
Les paiements peuvent-ils être répartis entre plusieurs factures ?
Les paiements peuvent-ils être répartis entre plusieurs factures ?
Oui, car ils ne sont pas liés à des frais précis. Vous pouvez choisir les paiements à inclure sur chaque facture.