Il peut être nécessaire d’ajouter, modifier ou supprimer une charge sur une réservation avant l’arrivée du client ou pendant son séjour. Cet article explique comment gérer vos charges depuis l’onglet Charges d’une réservation.

Accéder aux charges

Pour consulter ou modifier les charges :

Allez dans Réservations depuis le menu latéral de votre espace administrateur Amenitiz.
Ouvrez la réservation concernée et cliquez sur Voir le détail.
Sélectionnez l’onglet Charges.

Vous verrez ici toutes les charges liées à cette réservation, organisées par Notes, chacun regroupant un ensemble de charges.

Comprendre les Notes

Dans la section Charges, vous verrez deux types de Notes :

Note ouverte : contient les charges actives non encore facturées.
Note fermée : elles contiennent les charges finalisées. Cela se produit généralement lorsque :
- Une facture a été émise pour ces charges, ou
- Un paiement a été enregistré pour régler ces charges
Si une facture existe, vous verrez sa référence (par exemple INV-31). Vous pouvez cliquer sur cette référence pour ouvrir et consulter la facture.

Chaque Note affiche :

La liste des charges (date, élément, quantité, prix unitaire, TVA, total)
Le montant total de cette Note
Le statut de facturation (ouverte ou fermée)

Remarque : vous ne pouvez avoir qu’une seule Note ouverte par réservation à la fois. Les charges qui n’ont pas encore été finalisées restent dans la Note ouverte.

Ajouter une nouvelle charge

Pour ajouter une nouvelle charge :

Cliquez sur + Ajouter une charge en haut à droite de la section Charges.
La fenêtre Ajouter un extra s'ouvre. Remplissez les champs :
- Extra — Choisissez la charge à ajouter. Vous pouvez chercher par nom ou catégorie, ajouter des taxes de séjour (en fin de liste) ou utiliser Champ libre pour une charge personnalisée.
- Appliquer sur — Choisissez Chaque jour, Chaque matin, Chaque soir ou Dates personnalisées pour contrôler quand la charge apparaît.
- Sélectionner les dates — Si vous avez choisi Dates personnalisées, cliquez sur les dates concernées.
- Adultes et Prix / adulte — Le nombre d'adultes auxquels la charge s'applique par chambre, et le prix par adulte.
- Enfants et Prix / enfant — Le nombre d'enfants et le prix par enfant. Laissez à 0 si les enfants ne sont pas facturés.
Le résumé en bas de la fenêtre indique exactement quelles charges seront créées et le total avant que vous confirmiez.
Cliquez sur Ajouter pour appliquer. Une charge est créée pour chaque chambre et chaque date de votre sélection — le tout en une seule action.

Le prix se met à jour automatiquement selon vos paramètres dans Moteur de réservation > Extras.

Note : La TVA est appliquée automatiquement selon vos extras. Pour les charges en champ libre, vous pouvez sélectionner le taux de TVA manuellement. Une fois qu'une remise est appliquée à une ligne EXTRA, les modifications ultérieures sur cet élément sont verrouillées. Le système n'autorise qu'une seule modification, donc après application de la remise, l'EXTRA ne peut plus être modifié.

Modifier une charge

Pour modifier une charge :

Cliquez sur le menu … à côté de la charge.
Sélectionnez Modifier, ou cliquez sur Modifier les charges en haut de la note.

Vous pouvez modifier des charges lorsque la note n’est pas liée à une facture émise. Cela inclut :

Les charges dans la Note ouverte
Les charges dans une Note fermée qui ne possède pas encore de facture

Si la note est liée à une facture émise, les charges ne peuvent pas être modifiées. Pour effectuer des modifications, vous devrez d’abord annuler la facture associée (ce qui créera un avoir). Une fois la facture annulée, les charges redeviendront modifiables.

Important : Si une note en brouillon existe pour la réservation, les charges de la note ouverte ne peuvent pas être modifiées, même si la facture n’a pas encore été émise.

📌 Solution :

Supprimez la note en brouillon
Modifiez les charges dans la note ouverte
Créez à nouveau la facture une fois les modifications terminées

Nous sommes conscients que cette expérience n’est pas idéale et travaillons actuellement à son amélioration.

Appliquer une remise

Vous pouvez appliquer une remise sur une charge spécifique — par exemple, pour récompenser un client fidèle ou ajuster un tarif.

Les remises doivent être appliquées charge par charge et ne peuvent pas être appliquées à l’ensemble d’une réservation. Une fois appliquée, une remise ne peut pas être annulée.

Supprimer une charge

Pour supprimer une charge :

Cliquez sur le menu … à côté de la charge.
Sélectionnez Supprimer.

Une fois supprimée, la charge est définitivement retirée de la réservation. Pour la réappliquer, vous devrez la recréer manuellement.

Important : vous ne pouvez supprimer que les charges correspondant à la date actuelle ou à une date future. Si une charge a déjà été facturée, vous devrez d’abord annuler la facture associée (ce qui créera un avoir). Une fois la facture annulée, la charge pourra être modifiée ou supprimée.

Une fois supprimée, une charge est définitivement supprimée.

FAQ

Que se passe-t-il si j’ajoute une charge par erreur ?

Si la charge se trouve dans une Note ouverte, vous pouvez simplement la supprimer via le menu …. Si la charge a déjà été facturée, vous devrez annuler la facture avant de pouvoir modifier ou supprimer la charge.

Puis-je facturer seulement une partie des charges d’une réservation ?

Oui. Vous pouvez facturer une ou plusieurs charges à la fois, selon vos besoins. Par exemple, vous pouvez facturer uniquement les consommations du minibar maintenant, et le reste plus tard.

Que se passe-t-il si j’annule une facture liée à une Note ?

Lorsque vous annulez une facture, la Note concernée redevient modifiable. Vous pouvez ensuite modifier, ajouter ou supprimer des charges, puis émettre une nouvelle facture.

Puis-je ajouter ou modifier des charges depuis l’application mobile Amenitiz ?

Vous pouvez ajouter des extras existants depuis l’app mobile, mais la modification ou la suppression des charges n’est possible que depuis la version bureau.

Pourquoi ne puis-je pas modifier les charges dans une note ouverte ?

Les charges ne peuvent pas être modifiées lorsqu’elles sont liées à une facture émise ou lorsqu’une facture brouillon existe pour la réservation.

Si une facture brouillon existe, la Note ouverte devient temporairement verrouillée. Supprimez la facture brouillon pour modifier les charges, puis recréez la facture ensuite.

Si les charges appartiennent à une Note fermée liée à une facture émise, vous devez d’abord annuler la facture avant de modifier les charges.

Comment fonctionnent les charges, paiements et factures ensemble ?

Lorsque vous mettez à jour les charges d’une réservation, le montant total de la réservation est mis à jour automatiquement. Les paiements et les factures sont gérés séparément.

Les Notes regroupent les charges d’une réservation.
Les Notes peuvent être ouvertes (actives) ou fermées (finalisées).
Les charges sont généralement finalisées lorsqu’une facture est émise ou lorsque des paiements règlent ces charges.
Les paiements sont enregistrés dans l’onglet Paiements de la réservation.
Les factures sont des documents fiscaux créés à partir d’une ou plusieurs charges ou notes.

Puis-je ajouter la même charge à plusieurs chambres en une fois ?

Oui. Quand la réservation comprend plusieurs chambres, la fenêtre Ajouter un extra applique la charge à toutes les chambres que vous sélectionnez — sans avoir à répéter l'action chambre par chambre.

Puis-je appliquer une charge sur une plage de dates ?

Oui. Utilisez Appliquer sur pour choisir Chaque jour, Chaque matin ou Chaque soir pour une charge récurrente sur le séjour. Utilisez Dates personnalisées pour choisir des jours précis.

Comment les enfants sont-ils facturés différemment des adultes ?

Utilisez les compteurs séparés Adultes et Enfants avec leurs champs Prix / adulte et Prix / enfant. Le système crée une ligne de charge pour le prix adulte et une ligne séparée pour le prix enfant. Laissez le prix enfant à 0 si les enfants ne sont pas facturés.

Que se passe-t-il si j'applique une charge à une date déjà passée ?

Les dates passées sont automatiquement reportées à la date du jour pour la facturation. La date d'origine est conservée dans le nom de la charge pour vos archives.

Comment ajouter, modifier et supprimer une charge sur une réservation