Vous pouvez avoir besoin d’ajouter, de modifier ou de supprimer une charge sur une réservation, avant l’arrivée du client ou pendant son séjour. Cet article vous explique comment gérer vos charges depuis l’onglet charges d’une réservation.
Accéder aux charges
Pour consulter ou modifier les charges :
Allez dans
Réservationsdepuis le menu latéral de votre espace administrateur Amenitiz.Ouvrez la réservation concernée et cliquez sur
Voir le détail.Sélectionnez l’onglet
Charges.
Vous verrez ici toutes les charges liées à cette réservation, organisées par Notes, chacun regroupant un ensemble de charges.
Comprendre les Notes
Dans la section Charges, vous verrez deux types de Notes :
Note ouverte : contient les charges actives non encore facturées.
Note fermée : contient les charges déjà facturées (vous verrez la référence de la facture, par exemple INV-16). Vous pouvez cliquer sur cette référence pour ouvrir la facture.
Chaque Note affiche :
La liste des charges (date, élément, quantité, prix unitaire, TVA, total)
Le montant total de la Note
Le statut de facturation (ouverte ou fermée)
Remarque : une réservation ne peut comporter qu’une seule Note ouverte à la fois. Les charges non facturées y restent jusqu’à leur inclusion dans une facture.
Ajouter une nouvelle charge
Pour ajouter une charge :
Cliquez sur
+ Ajouter une chargeen haut à droite de la section Charges.Sélectionnez :
La charge à ajouter
La date d’application
La quantité
Le prix se met à jour automatiquement selon vos réglages dans Moteur de réservation > Extras.
Vous pouvez également :
Rechercher une charge par nom ou catégorie
Ajouter la taxe de séjour (listée à la fin)
Utiliser le champ libre pour créer une charge personnalisée
Sélectionner la chambre concernée si la réservation inclut plusieurs chambres
Remarque : la TVA est automatiquement appliquée selon vos paramètres. Pour les charges personnalisées, vous pouvez sélectionner manuellement le taux de TVA.
Modifier une charge
Pour modifier une charge :
Cliquez sur le menu
…à côté de la charge.Sélectionnez
Modifier.
Vous ne pouvez modifier que les charges figurant dans une Note ouverte. Si la charge fait partie d’une Note fermée, vous devez d’abord annuler la facture associée (ce qui génère un avoir), puis la charge deviendra modifiable.
Appliquer une remise
Vous pouvez appliquer une remise sur une charge spécifique — par exemple, pour récompenser un client fidèle ou ajuster un tarif.
Les remises s’appliquent uniquement aux charges individuelles et ne peuvent pas être annulées une fois validées.
Supprimer une charge
Pour supprimer une charge :
Cliquez sur le menu
…à côté de la charge.Sélectionnez
Supprimer.
Une fois supprimée, la charge est définitivement retirée de la réservation. Pour la réappliquer, vous devrez la recréer manuellement.
Important : seules les charges datées d’aujourd’hui ou du futur peuvent être supprimées. Si la charge a déjà été facturée, il faudra d’abord annuler la facture (ce qui crée un avoir) pour pouvoir la modifier ou la supprimer.
FAQ
Que se passe-t-il si j’ajoute une charge par erreur ?
Que se passe-t-il si j’ajoute une charge par erreur ?
Si la charge se trouve dans une Note ouverte, vous pouvez simplement la supprimer via le menu …. Si elle a déjà été facturée, vous devez d’abord annuler la facture avant de la modifier ou la supprimer.
Puis-je facturer seulement une partie des charges d’une réservation ?
Puis-je facturer seulement une partie des charges d’une réservation ?
Oui. Vous pouvez facturer une ou plusieurs charges à la fois, selon vos besoins. Par exemple, vous pouvez facturer uniquement les consommations du minibar maintenant, et le reste plus tard.
Que se passe-t-il si j’annule une facture liée à une Note ?
Que se passe-t-il si j’annule une facture liée à une Note ?
Lorsque vous annulez une facture, la Note concernée redevient modifiable. Vous pouvez ensuite modifier, ajouter ou supprimer des charges, puis émettre une nouvelle facture.
Puis-je ajouter ou modifier des charges depuis l’application mobile Amenitiz ?
Puis-je ajouter ou modifier des charges depuis l’application mobile Amenitiz ?
Vous pouvez ajouter des extras existants depuis l’app mobile, mais la modification ou la suppression des charges n’est possible que depuis la version bureau.
Comment fonctionnent les charges, paiements et factures ensemble ?
Comment fonctionnent les charges, paiements et factures ensemble ?
Quand vous modifiez les charges dans une réservation, le montant total se met à jour automatiquement. Mais les paiements et les factures sont gérés séparément :
Les Notes indiquent si les charges ont été facturées (ouverte ou fermée), mais pas si elles ont été payées.
Les paiements sont gérés dans la section Paiements de la réservation.
Seules les factures finalisées ferment une Note — les brouillons restent ouverts.
Vous pouvez regrouper plusieurs Notes fermées dans une seule facture combinée.