Les e-mails automatisés vous permettent de communiquer avec les voyageurs tout au long de leur séjour — de la confirmation de réservation aux instructions avant l'arrivée jusqu'aux suivis après le départ — sans envoyer chaque message à la main.

Ce guide couvre le fonctionnement de l'e-mail de confirmation, le cas des réservations manuelles et la création d'autres messages automatisés.

Tous les modèles — e-mail de confirmation et e-mails automatisés — se gèrent depuis Messagerie > Modèles (ou le nouveau chemin Paramètres > Modèles). Vous pouvez :

• Voir et modifier vos e-mails automatisés existants

• Créer de nouveaux messages pour des moments précis du séjour

• Ajouter ou modifier le contenu personnalisé inclus dans l'e-mail de confirmation

L'e-mail de confirmation est un message automatique envoyé au voyageur dès qu'il finalise une réservation sur votre moteur. Il contient les détails de la réservation et un rappel de vos conditions de vente (politique d'annulation, conditions de paiement).

• Moteur de réservation — envoi automatique.

• OTA (Booking.com, Expedia, etc.) — le voyageur reçoit la confirmation directement depuis l'OTA.

• Réservations ajoutées manuellement — non envoyé automatiquement. Vous pouvez le déclencher manuellement depuis la page de la réservation (voir ci-dessous).

Lorsque vous créez vous-même une réservation dans l'admin, l'e-mail de confirmation du système n'est pas envoyé. Pour l'envoyer :

1. Ouvrez la réservation dans l'admin.

2. Cliquez sur Envoyer un e-mail de confirmation.

3. L'e-mail part immédiatement au réservant (et aux occupants, le cas échéant).

La langue est déterminée par le pays du voyageur au moment de la réservation, lorsqu'une traduction existe. Si aucun pays n'est sélectionné (y compris pour les réservations manuelles sans pays), l'e-mail part dans votre langue par défaut.

Les informations principales de la réservation, la mise en page et l'heure d'envoi ne sont pas modifiables — cela garantit la fiabilité des données reçues par vos voyageurs. Vous pouvez en revanche ajouter votre propre contenu en bas de l'e-mail depuis l'éditeur de modèles.

Utilisez-le pour partager :

• Détails d'arrivée et d'enregistrement (parking, instructions d'accès)

• Règlement intérieur et politiques de l'établissement

• Services supplémentaires ou upgrades disponibles

• Recommandations locales ou message de bienvenue

• Images ou pièces jointes (livret d'accueil, plan, menu)

Votre contenu personnalisé apparaît toujours sous les détails de réservation et les conditions de vente.

Exemple d'e-mail de confirmation :

Au-delà de la confirmation, vous pouvez planifier d'autres e-mails automatisés dans Messagerie > Modèles pour partager des informations, faire de l'upsell ou collecter des avis avant, pendant ou après le séjour.

• Envoyés par défaut aux voyageurs qui réservent via votre moteur ou via les OTA connectées au channel manager.

• Extensibles aux réservations ajoutées manuellement en activant l'option Envoyer cet e-mail aux réservations créées manuellement sur l'e-mail.

• Envoyés uniquement pour les réservations futures. Si vous créez un e-mail automatisé après la réception d'une réservation, celle-ci ne le recevra pas.

• Si une réservation arrive près ou après l'heure prévue, le système tente tout de même d'envoyer le message — un délai jusqu'à 30 minutes est possible.

• Modifications de contenu — le nouveau texte s'applique à toutes les réservations à venir, y compris celles reçues avant la modification.

• Modifications de configuration (heure, événement déclencheur, chambre, option manuelle) — s'appliquent uniquement aux réservations reçues après le changement.

• Planification — envoi immédiat après un événement (par exemple, la création de la réservation) ou à un décalage défini (jours avant ou après l'événement) et une heure précise.

Vous pouvez aussi envoyer les détails manuellement via WhatsApp, directement depuis Amenitiz sur ordinateur ou sur l'application mobile.