Il rapporto di occupazione è uno dei primi numeri da consultare per capire come sta andando la tua struttura. Mostra quante camere hai venduto, quante erano disponibili e quale percentuale è stata occupata in un periodo selezionato.
L'occupazione varia molto in base alla stagione, al giorno della settimana, al meteo, agli eventi locali e alla concorrenza — analizzala sempre in contesto.
Generare il rapporto
1. Apri la lista dei Rapporti
Dalla barra laterale amministratore, vai su Rapporti > Rapporti. Scorri fino a trovare Rapporto di occupazione.
2. Seleziona il rapporto
Spunta la casella accanto al Rapporto di occupazione. Appare un pop-up — clicca su Avanti.
3. Scegli le date e invia
Scegli l'indirizzo email a cui inviare il rapporto e il periodo da analizzare. Clicca su Invia resoconti. Il file Excel arriva in casella in breve tempo.
Cosa contiene il rapporto
Il file Excel comprende le sezioni seguenti (una colonna per ogni mese nel tuo periodo):
Vendite di camere per giorno — una griglia 31 righe × N mesi con le camere vendute ogni notte.
No-show — totale dei no-show per mese.
Cancellazioni — totale delle prenotazioni cancellate per mese (conteggiate per data di cancellazione).
Occupazione per piano tariffario — notti vendute per tariffa (Standard, Non rimborsabile, ecc.).
Occupazione per tipo di cliente — notti vendute a privati vs. aziende, più la percentuale venduta ad aziende.
Occupazione per tipo di camera — per ogni categoria, le notti vendute e la percentuale di occupazione.
Prenotazioni totali — totale delle prenotazioni per mese.
Tasso di occupazione — percentuale di occupazione complessiva per mese.
Crescita — variazione del tasso di occupazione tra un mese e quello precedente (verde in aumento, rosso in diminuzione).
Come viene calcolato ogni numero
Camere vendute — contate per notte di soggiorno all'interno del periodo selezionato. Solo le notti comprese nel tuo periodo sono incluse. La notte di partenza non viene contata.
Esempio: una prenotazione dal 1° al 5 maggio copre 4 notti (1, 2, 3, 4). Una seconda prenotazione dal 4 all'8 maggio contribuisce solo con il 4 maggio a un export 1–5 maggio. Totale = 5 notti. Il 6, 7 e 8 sono fuori periodo e ignorati.
Camere disponibili — numero totale di camere per categoria × numero di notti nel periodo, meno le camere bloccate sul calendario (Fuori servizio o Fuori inventario).
Tasso di occupazione — camere vendute ÷ camere disponibili, in percentuale. Le prenotazioni cancellate non contano come vendute.
Esempio: 22 camere disponibili, 9 prenotate → 9 / 22 = 40,9%. Se 1 prenotazione viene cancellata, diventa 8 / 22 = 36,4%.
Tipo di cliente — basato sul fatto che il cliente legato alla prenotazione sia indicato come individuo o azienda nella sua scheda.
Crescita — differenza tra il tasso di occupazione di un mese e quello del mese precedente nell'export.
Regole importanti
Le cancellazioni sono contate per data di cancellazione, non per data di soggiorno. Una prenotazione cancellata a maggio per un soggiorno a novembre compare nei totali di maggio.
Le prenotazioni cancellate sono escluse dalle camere vendute e dal tasso di occupazione.
Le camere segnate come Fuori servizio o Fuori inventario sul calendario vengono rimosse dalle camere disponibili.
Le prenotazioni di cottage compaiono come una riga per ogni camera collegata — non come una riga separata del cottage. Questo mantiene i totali per categoria coerenti.
Domande frequenti
Qual è la differenza tra no-show e cancellazioni?
Qual è la differenza tra no-show e cancellazioni?
Un no-show è una prenotazione confermata in cui l'ospite non si è presentato. Una cancellazione è una prenotazione annullata esplicitamente prima dell'arrivo. Hanno righe di riepilogo mensile separate e sono conteggiate distintamente.
Perché non vedo il mio cottage come riga separata?
Perché non vedo il mio cottage come riga separata?
Quando un cottage viene prenotato, il rapporto mostra ogni camera collegata al posto del cottage stesso. Questo mantiene precisi i totali di camere vendute e di occupazione per categoria.
Le cancellazioni sono contate per data di soggiorno o di cancellazione?
Le cancellazioni sono contate per data di soggiorno o di cancellazione?
Per data di cancellazione. Se cancelli il 5 maggio una prenotazione di novembre, la cancellazione finisce nel rapporto di maggio — a prescindere da quando doveva svolgersi il soggiorno.
Perché la mia occupazione è più bassa del previsto?
Perché la mia occupazione è più bassa del previsto?
Due motivi tipici: le prenotazioni cancellate vengono rimosse dalle camere vendute, e le camere bloccate sul calendario (Fuori servizio / Fuori inventario) vengono rimosse dalle camere disponibili. Controlla entrambi prima di confrontare con altre fonti.
Perché le notti non corrispondono al numero delle mie prenotazioni?
Perché le notti non corrispondono al numero delle mie prenotazioni?
Il rapporto conta notti vendute, non prenotazioni. Una prenotazione di 4 notti aggiunge 4 alle camere vendute (non 1). Sono incluse solo le notti nel tuo periodo di export.