Quando un ospite modifica una prenotazione Booking.com o Expedia — soggiorno più breve, notti in più, un'altra camera — cambia anche l'importo dovuto. Amenitiz ricalcola i pagamenti di quella prenotazione, così non resta pagata in eccesso né in difetto.
Cosa succede dopo dipende da chi incassa il denaro. Se lo incassa l'OTA, Amenitiz registra la differenza perché la tua contabilità corrisponda a quanto l'OTA ti ha effettivamente versato. Se lo incassa AmenitizPay, Amenitiz ricostruisce anche il piano dei pagamenti sul nuovo totale della prenotazione.
Prima di iniziare
Vale solo per le prenotazioni Booking.com ed Expedia. Gli altri canali e le prenotazioni dirette mantengono il funzionamento attuale.
Vale per le modifiche che l'OTA invia prima dell'arrivo dell'ospite. Le modifiche fatte a soggiorno iniziato non vengono ricalcolate: gestiscile tu dalla prenotazione.
AmenitizPay deve essere attivo e le Condizioni di vendita della prenotazione devono avere un piano dei pagamenti perché i pagamenti vengano riprogrammati.
Quando l'OTA incassa il pagamento
L'ospite ha pagato Booking.com o Expedia, quindi il denaro non è mai passato da AmenitizPay. Non c'è nessun piano dei pagamenti da modificare: Amenitiz registra la differenza sulla prenotazione, così i tuoi conti corrispondono al versamento dell'OTA.
Il nuovo totale è più basso
L'OTA rimborsa l'ospite direttamente. Amenitiz registra un rimborso per la differenza sulla prenotazione e annulla ogni pagamento ancora in Previsto. Non esce denaro dal tuo conto: il rimborso registrato è una scrittura contabile che tiene la prenotazione in equilibrio.
Il nuovo totale è più alto
L'OTA incassa l'importo aggiuntivo dall'ospite. Amenitiz registra un pagamento per la differenza sulla prenotazione, così la prenotazione mostra l'intero importo che l'OTA ti verserà.
📌 Nota
I rimborsi e i pagamenti registrati non spostano denaro. Registrano quello che l'OTA ha già fatto, perché il totale della prenotazione, i tuoi conti e i tuoi report coincidano. Leggi come rimborsare un pagamento per la differenza tra un rimborso e un rimborso registrato.
Quando AmenitizPay incassa il pagamento
Qui è Amenitiz a detenere la carta e a dover garantire all'ospite un piano corretto. Confronta quanto l'ospite ha già pagato con il nuovo totale della prenotazione, poi agisce sulla differenza.
Il già pagato corrisponde al nuovo totale
Non è dovuto nulla. Amenitiz annulla tutti i pagamenti ancora in Previsto e lascia la prenotazione saldata.
Il già pagato supera il nuovo totale
Amenitiz rimborsa la differenza sulla carta con cui ha pagato l'ospite e annulla tutti i pagamenti ancora in Previsto. Il rimborso arriva sulla carta dell'ospite entro 5-10 giorni lavorativi.
Il già pagato è inferiore al nuovo totale
Amenitiz annulla tutti i pagamenti ancora in Previsto, calcola quanto resta da incassare e crea un nuovo piano per quell'importo partendo dalle Condizioni di vendita della prenotazione, con le nuove date di soggiorno. Tutto ciò che l'ospite ha già pagato viene imputato prima alle rate più vecchie, così non gli viene mai richiesto due volte lo stesso importo.
Un ospite ha pagato 650 in due pagamenti. La prenotazione viene poi prolungata e il nuovo totale è 1.000. Le condizioni di vendita prevedono il 40% alla prenotazione, il 30% novanta giorni prima dell'arrivo, il 20% un giorno prima dell'arrivo e il 10% un giorno prima della partenza.
I 400 dovuti alla prenotazione sono già coperti. Dei 300 dovuti novanta giorni prima dell'arrivo, 250 sono coperti, quindi Amenitiz programma 50. Poi programma 200 per un giorno prima dell'arrivo e 100 per un giorno prima della partenza, entrambi sulle nuove date di soggiorno.
⚠️ Importante
Se il nuovo piano colloca una rata in una data già passata, quel pagamento viene incassato subito invece di attendere. Prolungare una prenotazione a poca distanza dall'arrivo può quindi addebitare la carta dell'ospite nel momento in cui arriva la modifica.
📌 Nota
Annullare un pagamento previsto invia sempre un'email all'ospite, comprese le cancellazioni fatte dal ricalcolo. Se sulla prenotazione restavano più rate, l'ospite riceve un'email per ogni pagamento annullato prima che compaia il nuovo piano.
Prenotazioni con più di un conto
Quando la prenotazione ha più conti, Amenitiz li copre in ordine di numero, dal più basso al più alto, fino a saldare ciascuno: lo stesso ordine che usa quando riassegni un pagamento in eccesso a un altro conto. I rimborsi vengono distribuiti tra i conti che il pagamento originale copriva.
Cauzioni
Quando le tue Condizioni di vendita fissano la cauzione come percentuale della prenotazione, l'importo della pre-autorizzazione si adegua al nuovo totale. Una cauzione a importo fisso resta invariata. Vedi come impostare pre-autorizzazioni automatiche sulle prenotazioni.
Passo passo
Non ricevi alcuna notifica quando una prenotazione viene ricalcolata, quindi controlla la prenotazione dopo l'arrivo di una modifica per sapere cosa è stato addebitato all'ospite.
Vai su
Prenotazionie apri la prenotazione modificata.Clicca su
Vedi dettagli prenotazione.Apri la scheda
Pagamentie leggi le righe di pagamento. Le rate annullate compaiono comeAnnullata, le nuove comePrevisto, e il rimborso appare sotto il pagamento da cui proviene.Apri la scheda
Contie verifica che nessun conto resti con un importo dovuto o con il badgePagato in eccesso.Se qualcosa non torna, incassa o rimborsa tu la differenza dalla scheda
Pagamenti.
Regole importanti
⚠️ Importante
Vengono ricalcolate solo le modifiche di Booking.com ed Expedia. Un prezzo che modifichi tu nella scheda Conti non sposta il piano dei pagamenti: vedi come modificare il prezzo di una prenotazione.
⚠️ Avviso
Le cancellazioni non sono comprese. Annullare una prenotazione Booking.com o Expedia libera la pre-autorizzazione, ma non rimborsa il denaro già addebitato. Se la tua politica di cancellazione dà diritto a un rimborso, emettilo tu.
📌 Nota
Una modifica che arriva a check-in già avvenuto non viene ricalcolata. Incassa o rimborsa tu la differenza dalla scheda Pagamenti.
Domande frequenti
Funziona con Airbnb o con i miei altri canali?
Funziona con Airbnb o con i miei altri canali?
No. Vengono ricalcolate solo le modifiche di Booking.com ed Expedia. Su tutti gli altri canali e sulle prenotazioni dirette, dopo una modifica incassi o rimborsi tu la differenza.
Ho cambiato io il prezzo: perché non è successo nulla ai pagamenti?
Ho cambiato io il prezzo: perché non è successo nulla ai pagamenti?
Il ricalcolo è innescato dalla modifica inviata dall'OTA, non da una modifica fatta da te. Quando cambi un addebito o un prezzo nella scheda Conti, il totale della prenotazione si aggiorna ma il piano dei pagamenti resta com'era: incassi o rimborsi tu la differenza.
L'ospite rischia di pagare due volte la stessa notte?
L'ospite rischia di pagare due volte la stessa notte?
No. Amenitiz conta tutto quello che l'ospite ha già pagato prima di programmare qualsiasi cosa, e programma solo la differenza mancante. Le rate già coperte non vengono toccate.
Il rimborso torna sulla carta dell'ospite?
Il rimborso torna sulla carta dell'ospite?
Solo quando il pagamento è stato incassato da AmenitizPay. In quel caso il denaro torna sulla carta originale entro 5-10 giorni lavorativi. Quando è stata l'OTA a incassare, è l'OTA a rimborsare l'ospite e Amenitiz registra il rimborso perché i tuoi conti coincidano: non esce denaro dal tuo conto.
E se le condizioni di vendita della prenotazione non hanno un piano dei pagamenti?
E se le condizioni di vendita della prenotazione non hanno un piano dei pagamenti?
Non si può riprogrammare nulla, perché non c'è un piano da seguire. Incassa tu la differenza dalla scheda Pagamenti e aggiungi un piano dei pagamenti a quella condizione di vendita per coprire le prenotazioni successive. Leggi come impostare e programmare i pagamenti in AmenitizPay.
Un conto resta Pagato in eccesso dopo una modifica: cosa faccio?
Un conto resta Pagato in eccesso dopo una modifica: cosa faccio?
Se un altro conto della stessa prenotazione ha ancora un importo dovuto, spostaci il denaro in eccesso invece di rimborsarlo: vedi come riassegnare un pagamento in eccesso a un altro conto. Se tutto il resto è saldato, rimborsa l'importo in eccesso dalla scheda Pagamenti.
Il mio ospite ha ricevuto email di annullamento del pagamento dopo aver modificato la prenotazione: perché?
Il mio ospite ha ricevuto email di annullamento del pagamento dopo aver modificato la prenotazione: perché?
Perché ogni pagamento previsto annullato invia all'ospite la consueta email di annullamento, comprese le cancellazioni fatte dal ricalcolo. Non è andato storto nulla: le nuove rate compaiono subito dopo come Previsto. Se l'ospite chiede, spiegagli che il suo piano di pagamento è stato ricostruito sulle nuove date.