Resumen
Este artículo explica cómo cargos, cuentas, pagos y facturas están conectados en Amenitiz y cómo interactúan a lo largo del ciclo de vida de una reserva.
Utiliza este artículo para entender por qué algunas acciones están disponibles o bloqueadas, cómo se calculan los importes pendientes y cómo la facturación y los reembolsos afectan a una reserva.
Este artículo es especialmente útil si no tienes claro por qué una cuenta está abierta o cerrada, por qué algunos cargos no se pueden editar o cómo los pagos aparecen en las facturas.
Antes de comenzar
Este artículo explica el funcionamiento del sistema; no sustituye una guía paso a paso.
Las explicaciones se aplican al uso en ordenador.
Algunas acciones pueden requerir la anulación de una factura antes de realizar cambios.
Cómo funciona la lógica de facturación
1. Entender los cargos
Los cargos representan todo lo que debe el huésped por una reserva, como:
Alojamiento
Extras
Tasas turísticas
Cargos personalizados
Los cargos siempre están vinculados a una reserva y se agrupan en cuentas.
2. Entender las Cuentas
Las cuentas agrupan los cargos.
Una cuenta puede estar abierta o cerrada:
Cuenta abierta — contiene cargos todavía activos.
Los cargos pueden editarse o eliminarse directamente
Los nuevos cargos se añaden automáticamente a la cuenta abierta
Solo puede existir una cuenta abierta por reserva a la vez
Muestra el estado Abierta
Cuenta cerrada — contiene cargos finalizados.
Una cuenta se cierra en cuanto se le vincula un pago, o se emite una factura para ella
Una reserva puede tener varias cuentas cerradas
Una vez cerrada, la cuenta ya no muestra la palabra "Cerrada" — en su lugar muestra una etiqueta de estado de pago (ver abajo)
Una vez cerrada, la cuenta muestra una etiqueta de estado de pago que refleja cuánto se ha pagado:
Pendiente de pago — todavía no se ha recibido ningún pago
Parcialmente pagado — pagada parcialmente; el saldo restante aparece como pendiente
Pagado — totalmente liquidada
Pagado de más — los pagos recibidos superan el total de la cuenta
⚠️ Importante
La etiqueta de estado de pago nunca bloquea los cargos. Una etiqueta "Pagado" o "Parcialmente pagado" no impide editar los cargos de esa cuenta. Los cargos solo se bloquean cuando:
Se emite una factura para la cuenta — cancela la factura (que crea un abono) para recuperar el acceso de edición, o
Existe un pago programado pendiente para la cuenta (por ejemplo, un enlace de pago enviado al huésped) — cancela primero el pago programado para recuperar el acceso de edición.
Una cuenta cerrada que no esté vinculada a una factura y no tenga pagos pendientes también se puede dividir en varias cuentas — ver Cómo dividir una cuenta en varias cuentas.
Las facturas Pro forma no cierran las cuentas.
3. Entender los pagos
Los pagos representan el dinero recibido del huésped.
Reglas importantes:
Los pagos están vinculados a la reserva, no a cargos específicos.
Una reserva puede tener varios pagos.
Un pago puede cubrir una o varias cuentas.
El importe pendiente de la reserva se calcula comparando:
el total de cargos en todas las cuentas
el total de pagos recibidos
Cuando los pagos cubren los cargos de una cuenta, el sistema puede finalizar esos cargos, lo que hará que la cuenta pase de abierta a cerrada.
4. Entender las facturas
Las facturas son documentos fiscales creados a partir de una o varias cuentas.
Cuando emites una factura:
las cuentas seleccionadas se cierran;
los cargos de esas cuentas dejan de ser editables;
la cuenta relacionada pasa a estar cerrada.
La factura puede incluir uno o varios pagos.
Facturas Pro Forma:
Son documentos preliminares no fiscales — no afectan sus registros fiscales
No cierrann las cuentas
Pueden bloquear la edición de cargos mientras existen
Para emitir o anular una factura, consulta el artículo Cómo crear y emitir una factura.
5. Cómo afectan las modificaciones y anulaciones
Los cargos se bloquean cuando se emite una factura para la cuenta, o cuando existe un pago programado pendiente en la cuenta
Para desbloquear cargos bloqueados por una factura: anula la factura (se crea un abono), edita los cargos y vuelve a emitir
Para desbloquear cargos bloqueados por un pago pendiente: cancela el pago programado, luego edita los cargos
Al anular una factura se reabre la cuenta asociada y los cargos vuelven a ser editables
Una etiqueta de estado de pago por sí sola (Pagado, Parcialmente pagado, Pendiente de pago, Pagado de más) nunca bloquea los cargos
Una cuenta cerrada no vinculada a una factura y sin pagos pendientes se puede dividir en varias cuentas — ver Cómo dividir una cuenta en varias cuentas
6. Cómo encajan los reembolsos en el proceso
Los reembolsos siempre deben estar vinculados al pago al que se refieren.
Los reembolsos emitidos devuelven dinero al huésped
Los reembolsos registrados son solo movimientos contables
No modifican automáticamente las facturas fiscales
La estructura de la factura no afecta al flujo de reembolso
Para instrucciones paso a paso, consulta el artículo Cómo reembolsar un pago.
Preguntas frecuentes
¿Puedo dividir una cuenta cerrada en varias cuentas?
¿Puedo dividir una cuenta cerrada en varias cuentas?
Sí — si la cuenta está cerrada y no está vinculada a ninguna factura. La cuenta cerrada se sustituye por las nuevas cuentas que definas, y los pagos y reembolsos vinculados a la original se redistribuyen entre ellas. Ver Cómo dividir una cuenta en varias cuentas.
¿Por qué hay un importe pendiente si la factura está cerrada?
¿Por qué hay un importe pendiente si la factura está cerrada?
Una cuenta cerrada solo significa que los cargos han sido facturados. El importe pendiente depende de los pagos recibidos, no de si la cuenta está abierta o cerrada.
¿La etiqueta de pago (Pagado, Parcialmente pagado, Pendiente de pago, Pagado de más) bloquea mis cargos?
¿La etiqueta de pago (Pagado, Parcialmente pagado, Pendiente de pago, Pagado de más) bloquea mis cargos?
No. La etiqueta de estado de pago nunca bloquea los cargos en una cuenta cerrada. Los cargos solo se bloquean cuando se emite una factura para la cuenta, o cuando existe un pago programado pendiente. Mientras ninguno sea cierto, haz clic en Editar en la parte superior de la cuenta cerrada para habilitar el modo edición y modificar los cargos.
¿Por qué no puedo editar cargos si la factura está abierta?
¿Por qué no puedo editar cargos si la factura está abierta?
Suele deberse a una de dos causas:
Existe un pago programado pendiente asociado a la cuenta — por ejemplo, un enlace de pago enviado al huésped. Cancela el pago programado para recuperar el acceso de edición.
Hay una configuración antigua de factura todavía vigente — si necesitas un documento preliminar que no bloquee la edición, usa una factura Pro forma. Las facturas Pro forma no bloquean los cargos y pueden convertirse en una factura final cuando estés listo.
¿Puedo facturar varias cuentas a la vez?
¿Puedo facturar varias cuentas a la vez?
Sí. Puedes incluir varias cuentas cerradas y cargos de la factura abierta en una sola factura fiscal.
¿Qué pasa si elimino un cargo después de que la reserva ha sido pagada?
¿Qué pasa si elimino un cargo después de que la reserva ha sido pagada?
El importe pendiente se recalcula. La reserva puede quedar con sobrepago o mostrar un nuevo saldo pendiente. Recarga la página para ver los cambios.
¿Se pueden repartir los pagos entre facturas?
¿Se pueden repartir los pagos entre facturas?
Sí. Los pagos no están vinculados a cargos específicos, por lo que puedes elegir qué pagos incluir en cada factura fiscal.