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Cómo encontrar, facturar y registrar pagos de tus cuentas en un solo sitio

Ve todas las cuentas de tu alojamiento — huéspedes y visitantes — en una sola página.

Resumen

La página Cuentas reúne todas las cuentas de tu alojamiento — tanto de huéspedes como de visitantes — en una sola página.

Úsala para encontrar cuentas que no se han pagado, cuentas ya pagadas a las que aún les falta una factura o un recibo, crear una cuenta para un visitante que nunca reservó habitación, y emitir una factura o registrar un pago para varias cuentas a la vez.

Es la forma más rápida de detectar lo que se haya quedado pendiente tras el check-out, sin tener que abrir cada reserva una a una.

Antes de empezar

  • Abre la página Cuentas desde el menú lateral, en Cuentas.

  • Necesitas acceso a pagos para registrar pagos y emitir facturas.

  • Cargos, cuentas, pagos y facturas están vinculados. Si no tienes claro por qué una cuenta está abierta, cerrada o bloqueada, lee Cómo se relacionan cargos, cuentas, pagos y facturas.

Paso a paso

Encuentra las cuentas que necesitas

  1. Ve a Cuentas en el menú lateral.

  2. Filtra la lista con las opciones de la parte superior:

    • Fecha: Hoy, Esta semana o Personalizado

    • Estado del pago: Impagado, Parcialmente pagado, Pagado o Pagado en exceso — puedes marcar varios a la vez para ampliar la lista

    • Factura: Con factura o Sin factura

    • Recibo: Con recibo o Sin recibo

    • Estado de la reserva: Confirmada o Cancelada

    • Tipo de cliente: Huéspedes o Visitantes

  3. O busca por nombre o referencia en el campo Buscar cuenta, cliente o reserva.

  4. Ordena la lista haciendo clic en la cabecera de las columnas Cuenta, Fecha, Total o Pendiente.

💡 Consejo

Combina Pagado con Sin factura para encontrar cuentas ya cobradas a las que aún les falta el documento fiscal. Combina Impagado con un rango de fechas para ver el dinero que todavía te deben.

📌 Nota

El total pendiente de todas tus cuentas aparece encima de la tabla y cambia según los filtros que apliques. La columna Doc. fiscal muestra la referencia de la factura o del recibo de cada cuenta, 2 documentos cuando hay más de uno, o Sin fiscalizar cuando no hay ninguno. La referencia de la reserva aparece debajo del nombre del cliente, y las cuentas sin reserva muestran Sin reserva.

Crea una cuenta sin reserva

  1. Haz clic en Nueva cuenta.

  2. Haz clic en Añadir cargo e introduce el concepto, la cantidad, el precio unitario y el IVA.

  3. Haz clic en Crear pago para registrar lo que pagó el visitante, o en Crear factura para facturar el cargo.

📌 Nota

Una cuenta de visitante no está vinculada a ninguna habitación. Úsala para extras de paso, day passes o consumos del restaurante. Si quieres vincular el cargo a una reserva existente, haz clic en Asignar a reserva.

Registra un pago para una o varias cuentas

  1. Marca la casilla junto a cada cuenta, o usa Seleccionar todo.

  2. Abre el menú de acciones y haz clic en Registrar pago.

  3. Confirma el importe y guarda.

Emite una factura para una o varias cuentas

  1. Marca las cuentas que quieras facturar, o usa Seleccionar todo.

  2. Abre el menú de acciones y haz clic en Emitir factura.

📌 Nota

Una cuenta cerrada debe facturarse íntegra, así que no puedes seleccionar cargos individuales de ella. Tampoco puedes mezclar cargos sin facturar con cuentas que ya tengan una factura. Puedes dividir la cuenta si quieres facturar los cargos por separado.

📌 Nota

En España y Portugal, el panel desde el que emites una factura tiene un Tipo de factura que permite emitirla sin seleccionar un cliente. Consulta cómo emitir una factura simplificada.

Cobrar con AmenitizPay una cuenta sin reserva

  1. En la página Cuentas, marca la cuenta que quieres cobrar o ábrela.

  2. Haz clic en Crear pago.

  3. Si tu establecimiento tiene más de una cuenta AmenitizPay, elige arriba del panel, encima de la lista de cuentas, la que debe recibir el dinero.

  4. Elige un método de pago. Tarjeta, enlace de pago, terminal de pago y transferencia bancaria están todos disponibles, junto con las opciones manuales para el dinero que ya has cobrado.

  5. Confirma el pago.

📌 Nota

Los vales son la única excepción: requieren una reserva y no se pueden emitir para una cuenta sin reserva. Todo lo demás del panel de pago funciona igual que en una reserva: consulta cómo registrar un pago en una reserva.

Preguntas frecuentes

¿Cómo encuentro cuentas ya pagadas a las que aún les falta una factura o un recibo?

Pon Estado del pago en Pagado y Factura en Sin factura. Así solo quedan las cuentas que el cliente ya ha pagado y que no tienen factura, y la columna Doc. fiscal muestra Sin fiscalizar en cada una. Usa Recibo → Sin recibo de la misma forma cuando lo que falta es un recibo.

¿Qué significa Sin fiscalizar en la columna Doc. fiscal?

Que esa cuenta todavía no tiene ningún documento fiscal emitido: ni factura ni recibo. Cuando sí existe uno, la columna muestra su referencia, o 2 documentos si hay más de uno.

¿Dónde veo la referencia de la reserva de una cuenta?

Debajo del nombre del cliente, en la columna Cliente. Las cuentas que no tienen ninguna reserva detrás — las de clientes de paso y las de visitantes — muestran Sin reserva.

Una cuenta aparece como Pagado de más, ¿qué hago?

Si la misma reserva tiene otra cuenta pendiente, mueve el importe pagado de más a esa cuenta en lugar de reembolsar al cliente y volver a cobrar: consulta cómo reasignar un pago de más a otra cuenta. Si el dinero le corresponde de verdad al cliente, reembólsalo: consulta cómo reembolsar un pago.

¿Qué métodos de pago puedo usar en una cuenta sin reserva?

Los mismos métodos de AmenitizPay que en una reserva: tarjeta, enlace de pago, terminal de pago y transferencia bancaria. También tienes las opciones manuales (efectivo, cheque, terminal externo, transferencia bancaria manual) para el dinero que ya has cobrado. Consulta cómo registrar un pago en una reserva para ver cómo funciona cada método.

Tengo más de una cuenta AmenitizPay, ¿cuál se cobra?

Elígela arriba del panel de pago, encima de la lista de cuentas, antes de escoger un método. Si Amenitiz no puede determinar qué cuenta se aplica, el panel avisa de que no ha podido resolver la cuenta de pago del establecimiento: revisa tu configuración en cómo dividir los pagos de AmenitizPay entre diferentes cuentas bancarias.

¿Puedo emitir un vale para una cuenta sin reserva?

No. Los vales requieren una reserva. Reembolsa el pago en su lugar: consulta cómo reembolsar un pago.

¿Por qué no veo la página Cuentas?

La página Cuentas está disponible para los usuarios que pueden gestionar pagos. Si no aparece en tu menú lateral, pide a un administrador de tu alojamiento que revise tus permisos.

¿Qué es una cuenta de visitante?

Una cuenta para alguien que usó un servicio en tu alojamiento sin reservar habitación — por ejemplo un day pass, un consumo del restaurante o un extra de paso. No está vinculada a ninguna reserva.

¿Puedo facturar o cobrar varias cuentas a la vez?

Sí. Marca varias cuentas con sus casillas y usa Registrar pago o Emitir factura en el menú de acciones para gestionarlas juntas.

¿Por qué no puedo seleccionar cargos individuales de una cuenta?

Las cuentas cerradas deben facturarse íntegras, así que no se pueden seleccionar cargos individuales. Solo una cuenta abierta o sus cargos pueden seleccionarse en parte.

¿Por qué no puedo editar los cargos de una cuenta?

Los cargos de una cuenta se bloquean cuando se da una de estas tres situaciones:

  • Hay una factura emitida vinculada a la cuenta — cancela la factura (se crea un abono) para desbloquear los cargos.

  • Existe una factura Pro forma para la reserva — elimina la Pro forma para desbloquear la cuenta, y vuelve a crearla después.

  • Hay un pago programado pendiente asociado a la cuenta (por ejemplo, un enlace de pago enviado al huésped) — cancela primero el pago programado.

Una etiqueta de pago por sí sola (Pagado, Parcialmente pagado, Pendiente de pago, Pagado de más) nunca bloquea los cargos. Consulta Cómo se relacionan cargos, cuentas, pagos y facturas.

¿Puedo dividir una cuenta desde esta página?

Dividir cuentas no se hace desde la lista de Cuentas. Se divide una cuenta desde la reserva: ve a Reservas o Planning, abre la reserva, haz clic en Ver detalles de reserva y luego en la pestaña Cargos, y haz clic en Dividir cuenta en la cuenta cerrada. La cuenta debe estar cerrada, sin factura asociada, y sin pagos programados pendientes. Consulta Cómo dividir una cuenta en varias cuentas.

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