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Cómo crear plantillas de email y automatizaciones para tus huéspedes

Escribe un mensaje una sola vez como plantilla y crea una automatización que lo envíe en el momento adecuado, por ejemplo un email previo a la llegada un día después de la reserva.

Resumen

En Amenitiz, el mensaje que envías y el momento en que sale se configuran por separado:

  • Una plantilla es el mensaje en sí: asunto, texto, archivos adjuntos e idiomas.

  • Una automatización envía una plantilla a los huéspedes adecuados en el momento adecuado, por ejemplo 3 días antes de la llegada.

Puedes usar una misma plantilla en varias automatizaciones y pausar una automatización sin perder su plantilla.

Antes de empezar

  • Los archivos adjuntos deben ser PDF, JPG o PNG, de hasta 10 MB cada uno.

  • Amenitiz envía el email de confirmación después de cada reserva. Siempre está activo: puedes añadirle una nota tuya, pero no puedes pausarlo, cambiar su horario ni eliminarlo.

Paso a paso

Crear una plantilla

  1. Ve a Mensajería → Plantillas en el menú lateral.

  2. En la pestaña Plantillas, haz clic en Nueva plantilla.

  3. Escribe un Nombre, por ejemplo Información previa a la llegada. Los huéspedes no lo ven.

  4. Escribe un Asunto. Solo se usa en los emails.

  5. Escribe tu Mensaje. Para añadir un dato del huésped, como el nombre o la fecha de llegada, haz clic en Insertar dato del huésped y elígelo. Aparece como una etiqueta azul y se rellena automáticamente para cada huésped.

  6. Revisa el panel Vista previa para ver cómo quedará el mensaje.

  7. Opcional: en Archivos adjuntos, haz clic en Añadir archivo para adjuntar las normas de la casa, cómo llegar o las instrucciones de acceso.

  8. Opcional: haz clic en Idioma para añadir una versión en otro idioma. Haz clic en el botón Traducir a para rellenarla automáticamente, léela y haz clic en Está bien así.

  9. Haz clic en Guardar. Amenitiz te pregunta si quieres que esta plantilla se envíe automáticamente. Haz clic en Crear una automatización para configurarlo ahora, o en Ahora no para hacerlo más tarde.

Crear una automatización

  1. Ve a la pestaña Automatizaciones y haz clic en Nueva automatización.

  2. En Mensaje, elige la plantilla que quieres enviar y haz clic en Continuar.

  3. En Cuándo, elige en qué se basa el envío: Reserva confirmada, Llegada, Salida, Cancelación o Pago recibido.

  4. Define el momento. Para una reserva confirmada, una cancelación o un pago, elige Enseguida o un número de días después a una hora concreta. Para la llegada o la salida, elige un número de días antes o después, a una hora concreta. Los horarios siguen la zona horaria de tu alojamiento. Para la llegada o la salida, la casilla Las reservas de última hora también lo reciben está marcada por defecto (consulta las reglas importantes). Haz clic en Continuar.

  5. En Quién, elige qué reservas lo reciben. Cada filtro incluye todas las reservas hasta que lo acotes: Tipo de habitación, Canal de reserva (la lista muestra tu motor de reservas, las reservas manuales, otras reservas y solo los canales conectados a tu alojamiento), Duración de la estancia (noches mínimas y máximas), Idioma del huésped y Pago.

  6. En Cómo lo recibe, elige Email, Mediante mensajería OTA (Booking.com y Airbnb) o Preferiblemente al email del huésped, en caso de tenerlo. Haz clic en Continuar.

  7. En Revisar, comprueba el resumen y haz clic en Activarla. No se envía nada hasta que lo hagas.

📌 Nota

El estado del pago se comprueba en el momento del envío, no cuando se programa.

Datos del huésped disponibles

Haz clic en Insertar dato del huésped en el editor de plantillas para añadir cualquiera de estos datos. Cada uno se sustituye por la información real de la reserva al enviar el mensaje.

  • Huésped: nombre, apellidos, tratamiento, teléfono

  • Estancia: fechas de llegada y salida, nombre de la habitación, número de huéspedes, número de habitaciones, número de reserva

  • Pago: precio total, importe pendiente, importe pagado, total de extras, estado del pago, método de pago

  • Alojamiento: nombre, dirección, email, teléfono

  • Check-in online: enlaces de check-in online y enlaces de acceso remoto

Cómo funcionan los idiomas

Amenitiz elige el idioma de cada huésped en este orden:

  1. El idioma preferido del huésped, si tu alojamiento lo admite

  2. El idioma más común del país del huésped

  3. El idioma predeterminado de tu alojamiento

Solo necesitas escribir cada plantilla una vez, en tu idioma predeterminado. Si falta la versión de un idioma, los huéspedes que lo hablan reciben tu versión predeterminada.

Reglas importantes

  • Al editar el texto de una plantilla, cambia en todas las automatizaciones que la usan. No puedes eliminar una plantilla mientras una automatización la use.

  • Para detener una automatización sin eliminarla, desactívala en la columna Activa de la lista de automatizaciones.

  • Si Las reservas de última hora también lo reciben está marcada, las reservas hechas después de la hora de envío reciben el mensaje justo después de reservar. También se aplica a las reservas que ya tienes: las que ya pasaron la hora de envío reciben el mensaje en cuanto activas la automatización. El paso Revisar indica cuántas, por ejemplo Se envía hoy a 12 reservas que ya pasaron este momento. Desmarca la casilla si solo quieres que el mensaje llegue a las reservas futuras.

  • Las reservas sin email del huésped solo reciben el mensaje si vienen de Booking.com o Airbnb y elegiste una de las opciones de mensajería OTA. Las reservas sin email de otros canales, como Vrbo o Expedia, no reciben nada. Los huéspedes de esos canales que sí tienen email lo reciben por email.

Preguntas frecuentes

¿Puedo enviar mensajes automáticos por WhatsApp?

No. Los mensajes automáticos se envían por email, por el chat de Booking.com o por el chat de Airbnb.

¿Puedo usar la misma plantilla en varias automatizaciones?

Sí. La lista de plantillas muestra cuántas automatizaciones usan cada plantilla.

¿Puedo pausar una automatización?

Sí. Desactívala en la columna Activa de la lista de automatizaciones. La plantilla no cambia y puedes volver a activar la automatización cuando quieras.

¿Puedo cambiar el email de confirmación de reserva?

Puedes añadirle una nota tuya. El asunto, el remitente y el momento de envío los define Amenitiz.

¿Qué tipos de archivo puedo adjuntar?

Archivos PDF, JPG y PNG, de hasta 10 MB cada uno.

¿Hay un límite de plantillas?

No, puedes crear todas las plantillas que necesites.

¿Cómo puedo revisar una plantilla antes de que la reciban los huéspedes?

Usa el panel Vista previa del editor de plantillas. Muestra el mensaje con datos de ejemplo de un huésped.

¿Qué pasa con los mensajes programados si se cancela la reserva?

Se cancelan automáticamente. Para enviar un mensaje cuando se cancela una reserva, crea una automatización basada en Cancelación.

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