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Cómo crear correos automatizados para tus huéspedes

Configura plantillas de correo que Amenitiz envía a tus huéspedes en los momentos clave: confirmación, recordatorios previos a la llegada y mensajes posteriores a la estancia.

Resumen

Configura plantillas de correo que Amenitiz envía automáticamente a tus huéspedes en los momentos clave de su estancia — confirmación de reserva, recordatorios previos a la llegada, mensajes de agradecimiento posteriores a la estancia y cualquier punto de contacto personalizado.

Puedes usarlo para:

  • Confirmar las reservas en cuanto se realizan

  • Enviar información previa a la llegada (cómo llegar, hora de entrada, parking)

  • Hacer seguimiento tras la estancia (solicitud de reseña, oferta de vuelta)

  • Disparar cualquier mensaje personalizado en un momento elegido antes o después de la reserva


Antes de empezar

  • Necesitas acceso de administrador a tu cuenta de Amenitiz.

  • La plantilla de confirmación de reserva ya existe para cada alojamiento — puedes editar su contenido, pero no puedes eliminarla ni desactivarla.

  • Todas las demás plantillas son personalizadas y están totalmente bajo tu control. No hay límite en cuántas puedes crear.

  • Los adjuntos solo pueden ser JPG, PNG o PDF.

  • Escribe cada plantilla una vez en el idioma predeterminado de tu alojamiento y Amenitiz la usará con cada huésped, o rellena una versión por idioma para un control más fino.


Instrucciones paso a paso

Abrir la lista de plantillas

  1. En la barra lateral, ve a AjustesPlantillas, o abre la pestaña Mensajería y selecciona Plantillas.

Crear una nueva plantilla

  1. Haz clic en + Nueva plantilla.

  2. Rellena los campos:

    • Nombre de la plantilla — referencia interna, no visible para los huéspedes

    • Método de envío — Correo electrónico, Mensajería OTA o "Mensajería OTA si no se proporciona email"

    • Asunto del correo — la línea de asunto; usa variables para personalizar

    • Cuerpo de la plantilla — el contenido del mensaje; usa variables para personalizar

    • Documentos — adjunta archivos JPG / PNG / PDF (opcional)

    • Hora de envío — cuándo se envía el correo (ver Opciones de envío más abajo)

    • Reservas manuales — activa el interruptor para enviar también a las reservas creadas por ti en el administrador

    • Habitaciones — limita la plantilla a ciertas habitaciones (por defecto se aplica a todas)

    • Activación — activa o desactiva sin eliminar

  3. Haz clic en Vista previa para ver cómo le aparecerá el correo a un huésped, con datos de ejemplo.

  4. Haz clic en Guardar.


Opciones de envío

Una plantilla puede enviarse en cualquiera de estos momentos:

  • Inmediatamente después de la reserva — se envía en minutos tras crearse la reserva

  • N días después de la reserva — por ejemplo, 3 días después de que el huésped reservó

  • N días antes de la llegada — por ejemplo, 2 días antes del check-in (recordatorio previo)

  • N días después de la llegada — por ejemplo, 1 día después del check-in (bienvenida)

  • N días antes de la salida — por ejemplo, 1 día antes del check-out (oferta de salida tardía)

  • N días después de la salida — por ejemplo, 2 días después del check-out (agradecimiento, solicitud de reseña)

También puedes fijar la hora del día en la que debe enviarse (p. ej. 09:00). Los horarios se aplican en la zona horaria de tu alojamiento.


Variables disponibles

Inserta estos marcadores en el asunto o el cuerpo — Amenitiz los reemplaza por los datos reales de la reserva al enviar el correo.

Huésped

  • {{ civility_title }} — Sr., Sra., Mr., Ms., …

  • {{ first_name }}, {{ last_name }}

Reserva

  • {{ reservation_number }}

  • {{ arrival_date }}, {{ departure_date }}

  • {{ room_name }}

  • {{ number_of_people }}, {{ number_of_rooms }}

Pago

  • {{ total_price }}

  • {{ amount_paid }}, {{ amount_due }}

  • {{ payment_status }} — pagado / sin pagar / en curso

  • {{ payment_type }}

Alojamiento

  • {{ hotel_name }}, {{ hotel_address }}

  • {{ hotel_email }}, {{ hotel_phone }}

Check-in online (CheKin)

  • {{ chekin_signup_form_links }} — enlaces de check-in online del huésped

  • {{ chekin_remote_access_urls }} — códigos de cerradura inteligente / acceso remoto


Cómo funcionan los idiomas

Amenitiz elige el idioma adecuado para cada huésped siguiendo este orden:

  1. El idioma preferido del huésped, si se conoce y lo admite tu alojamiento

  2. El idioma más común del país del huésped

  3. El idioma predeterminado de tu alojamiento como alternativa

Solo necesitas crear cada plantilla una vez en tu idioma predeterminado. Si quieres una redacción más ajustada para un mercado concreto, rellena también el asunto y el cuerpo en ese idioma — Amenitiz lo usará cuando corresponda.


Reglas importantes

📌 Nota — La plantilla de Confirmación de reserva se crea automáticamente para cada alojamiento. Puedes editar su contenido, pero no puedes eliminarla ni desactivarla.

Importante — Las reservas manuales (las que creas tú en el administrador) no reciben correos automáticos por defecto. Activa el interruptor Reservas manuales en la plantilla si quieres que los reciban.

⚠️ Atención — Las reservas canceladas dejan de recibir correos programados de inmediato. Un huésped que cancele antes del envío del recordatorio previo no lo recibirá.


Mira nuestro tutorial


Preguntas frecuentes


¿Puedo enviar mensajes automáticos por WhatsApp?

No, WhatsApp no es compatible con los mensajes automáticos en este momento. Puedes enviar por correo electrónico, chat de Booking.com o chat de Airbnb.


¿Recibirá mi correo un huésped que reservó por Booking.com o Airbnb?

Sí, si configuras el Método de envío como Mensajería OTA (Booking.com y Airbnb) o Mensajería OTA si no se proporciona email. El mensaje llega al chat interno de la OTA. Las reservas de Booking.com con email alias se envían siempre por el chat de la OTA.


¿Qué tipos de archivo puedo adjuntar?

Solo archivos JPG, PNG y PDF. Otros tipos de archivo no se aceptan.


¿Puedo tener un asunto y un cuerpo distintos por idioma?

Sí. Cada plantilla guarda un asunto, un cuerpo y una lista de adjuntos por idioma. Rellenarlos es opcional — Amenitiz usa la versión del idioma predeterminado de tu alojamiento si un idioma está vacío.


¿Hay un límite de plantillas que puedo crear?

No, puedes crear todas las plantillas personalizadas que quieras.


¿Puedo enviarme un correo de prueba a mí mismo?

Usa el botón Vista previa en el formulario de la plantilla — te muestra exactamente cómo le aparecerá el correo a un huésped, con datos de ejemplo.


¿Qué pasa con los correos programados si se cancela la reserva?

Cualquier correo programado para esa reserva se cancela automáticamente. El huésped no recibirá más correos automáticos para esa reserva.


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