Les e-mails automatisés vous permettent de communiquer avec vos clients à chaque étape de leur parcours – de la confirmation de réservation aux instructions avant l’arrivée, en passant par les suivis après le séjour – sans avoir à envoyer de messages manuellement.

Ce guide vous explique leur fonctionnement, comment gérer l’e-mail de confirmation et comment créer et personnaliser d’autres messages automatisés.

Accédez à vos modèles d’e-mails

Tous les modèles d’e-mails – y compris l’e-mail de confirmation de réservation et les autres messages automatisés – sont accessibles dans votre menu latéral via Messagerie > Modèles.

Depuis cette section, vous pouvez :

Consulter et modifier vos e-mails automatisés existants
Créer de nouveaux messages pour des moments clés du parcours client
Ajouter ou mettre à jour le contenu supplémentaire inclus dans l’e-mail de confirmation

Comprendre et gérer l’e-mail de confirmation

L’e-mail de confirmation est un message automatique envoyé dès qu’un client finalise une réservation via votre moteur de réservation. Il contient tous les détails essentiels de la réservation, ainsi qu’un rappel de vos conditions commerciales (politique d’annulation, conditions de paiement, etc.). Il permet à vos clients de recevoir un récapitulatif clair et précis, sans aucune action manuelle de votre part.

Exemple : Si un client réserve trois nuits dans votre chambre double supérieure, il recevra automatiquement un e-mail avec les dates d’arrivée et de départ, le prix total, le moyen de paiement et la politique d’annulation.

Fonctionnement de l’e-mail de confirmation :

Il est envoyé automatiquement pour toute réservation effectuée via votre moteur de réservation.
Les clients ayant réservé via des OTA (comme Booking.com ou Expedia) reçoivent leur confirmation directement de l’OTA.
Pour les réservations ajoutées manuellement, l’e-mail de confirmation n’est pas envoyé par défaut, mais vous pouvez le faire depuis la page de réservation.
La langue de l’e-mail dépend du pays sélectionné par le client au moment de la réservation (si une traduction est disponible). Sinon, l’e-mail est envoyé dans la langue par défaut de votre établissement.

Remarque : Si vous ajoutez manuellement une réservation sans renseigner le pays, l’e-mail automatique sera envoyé dans la langue par défaut.

Ajouter des informations complémentaires à l’e-mail de confirmation

La structure et les informations essentielles de l’e-mail ne peuvent pas être modifiées – pour garantir la fiabilité des données – mais vous pouvez y ajouter du contenu personnalisé depuis l’éditeur de modèle.

Par exemple :

Informations d’arrivée (stationnement, accès, etc.)
Règlement intérieur ou politiques du logement
Services additionnels ou options de surclassement
Conseils locaux ou message de bienvenue
Images ou fichiers (guide d’accueil, plan, carte du menu, etc.)

Tout contenu ajouté apparaîtra toujours en bas de l’e-mail, après les détails de la réservation et les conditions de vente.

Créer et gérer d’autres e-mails automatisés

En plus de l’e-mail de confirmation, vous pouvez créer et planifier d’autres messages automatisés dans Messagerie > Modèles pour enrichir l’expérience client. Ces messages peuvent être envoyés avant l’arrivée, pendant le séjour ou après le départ pour informer, vendre des services additionnels ou recueillir des avis.

Fonctionnement :

Ils sont envoyés par défaut à tous les clients ayant réservé via votre moteur ou via une OTA connectée.
Vous pouvez choisir de les envoyer aussi aux réservations manuelles.
Ils ne sont envoyés que pour les réservations futures. Si vous créez un e-mail après réception d’une réservation, il ne sera pas envoyé pour celle-ci.

Gestion :

Modifications de contenu : la nouvelle version sera envoyée à toutes les réservations à venir, même celles créées avant la modification.
Modifications de configuration : elles s’appliqueront uniquement aux nouvelles réservations.
Planification : vous définissez combien de jours avant ou après un événement l’e-mail doit être envoyé, ainsi que l’heure précise.

Remarque : Si une réservation ne contient pas d’adresse e-mail (ex. : OTA ne l’a pas partagée), l’e-mail ne sera pas envoyé.

Exemple : Un e-mail "Bienvenue" peut être programmé deux jours avant l’arrivée à 10h avec les horaires d’arrivée, la météo, et des offres d’upgrade. Un e-mail "Merci de votre séjour" peut suivre le lendemain du départ, avec un lien pour laisser un avis.

FAQ

Que se passe-t-il si j’ai configuré un e-mail pour un type de chambre spécifique, mais qu’une réservation inclut plusieurs types ?

L’e-mail sera tout de même envoyé. Par exemple, si l’e-mail est destiné aux réservations en Chambre Deluxe mais que la réservation inclut également une Chambre Standard, le client recevra l’e-mail.

Puis-je envoyer des e-mails automatisés pour des réservations ajoutées manuellement ?

Oui. Vous pouvez activer cette option dans les paramètres de l’e-mail en cliquant sur « Envoyer cet email aux réservations créées manuellement ». Si cette option est désactivée, les réservations manuelles ne recevront pas d’e-mail.

Quel fuseau horaire est utilisé ?

Tous les e-mails sont envoyés selon l’heure CET/CEST (Madrid), quelle que soit la localisation du client.

Comment gérer les e-mails automatisés