Résumé

Quand vous créez une réservation manuellement dans l'admin, vous pouvez envoyer au client un e-mail lui demandant d'accepter vos conditions de vente et conditions générales — et éventuellement de payer le séjour en même temps. Le client reçoit un lien, coche une case, et vous voyez l'acceptation sur la réservation. Utile quand vous prendriez la réservation autrement de façon informelle (téléphone, walk-in, e-mail) mais voulez quand même sa signature sur les conditions.

Avant de commencer

Cette fonctionnalité utilise AmenitizPay, même si vous ne demandez pas de paiement. AmenitizPay doit être actif sur votre compte pour que l'e-mail parte.
Le client doit avoir une adresse e-mail sur la réservation. Sans cela, le lien ne peut pas être envoyé.
Assurez-vous d'avoir au moins une condition de vente configurée dans Moteur de rés. → Conditions de vente — c'est le document que le client acceptera.
Les réservations du moteur collectent déjà l'acceptation des conditions pendant le flux de réservation. Cet article concerne uniquement les réservations manuelles.

Étape 1 — Créez la réservation manuelle

Ajoutez la réservation comme d'habitude depuis l'admin, avec l'e-mail du client — voir comment ajouter une réservation manuellement.

Étape 2 — Envoyez l'e-mail de conditions et paiement

Dans le formulaire de nouvelle réservation, descendez à la section Lien de paiement.
Mettez "Souhaitez-vous envoyer un lien de paiement pour confirmer la réservation ?" sur Oui.
Cliquez sur Ajouter un lien de paiement. Enregistrez la réservation. Le client reçoit l'e-mail immédiatement.

L'e-mail inclut :

Vos conditions de vente et conditions générales à examiner et accepter
Une option de paiement par carte ou virement, si vous voulez encaisser maintenant
Une option Accepter les conditions et payer plus tard, si vous encaissez hors Amenitiz (espèces à l'arrivée, virement, etc.)

Étape 3 — Vérifiez que le client a accepté

Ouvrez la réservation dans l'admin et regardez la section Récapitulatif. Une fois que le client clique sur Accepter les conditions générales dans l'e-mail, la réservation affiche un horodatage de confirmation — c'est votre preuve du consentement.

Questions fréquentes

Le client peut-il accepter les conditions sans payer ?

Oui — l'e-mail propose une option Accepter les conditions et payer plus tard. Le client peut cocher les conditions et laisser le paiement pour plus tard (ou pour vous, hors-ligne). L'acceptation est tout de même enregistrée sur la réservation.

Et si le client n'accepte pas les conditions ?

La réservation reste dans l'admin comme une réservation normale, mais il n'y a pas de trace de consentement dans le Récapitulatif. Vous pouvez renvoyer l'e-mail à tout moment depuis la réservation. Pour les politiques que vous ne pouvez pas appliquer sans consentement, suivez avec le client avant l'arrivée.

Où je modifie les conditions de vente que le client voit ?

Allez à Moteur de rés. → Conditions de vente. Chaque condition a son propre texte, c'est ce que le client accepte. Les modifications s'appliquent à tous les envois futurs.

Puis-je envoyer le lien une fois la réservation déjà créée ?

Oui. Ouvrez la réservation existante et utilisez la même option Lien de paiement pour envoyer (ou renvoyer) l'e-mail.

Cela fonctionne-t-il pour les réservations OTA (Booking.com, Airbnb, etc.) ?

Non — les réservations OTA arrivent avec leurs propres conditions acceptées du côté OTA ; Amenitiz ne peut pas demander au client d'accepter vos conditions en plus. Le flux Lien de paiement est uniquement pour les réservations manuelles.

Comment demander aux clients d'accepter vos conditions lors d'une réservation manuelle