Aperçu

Vous pouvez créer vous-même une réservation pour un client de passage à la réception, un appel téléphonique, une demande par e-mail ou un client déjà venu chez vous. Tout se passe sur l'écran Nouvelle réservation : vous choisissez les dates, ajoutez les chambres, associez le client, ajoutez les prestations éventuelles et gérez le paiement au même endroit, et la réservation est confirmée dès que vous la créez.

Cet article parcourt chaque étape dans l'ordre, les options de paiement à la fin, et le fonctionnement des mêmes étapes sur la version mobile.

Avant de commencer

Les paiements doivent être actifs sur votre établissement pour enregistrer un paiement ou envoyer un lien de paiement. Sinon, créez la réservation sans paiement et encaissez plus tard.
Associez le client avant de choisir une option de carte. Débiter une carte et Carte par défaut exigent un client sur la réservation.
Seul un client déjà enregistré peut avoir une carte en dossier. Créez et enregistrez d'abord le nouveau client, puis associez la carte.
Prestations et Paiements sont tous deux marqués facultatif — vous pouvez créer la réservation sans l'un ni l'autre.

Instructions étape par étape

Dans la barre supérieure de votre admin, cliquez sur Ajouter une réservation. L'écran Nouvelle réservation s'ouvre.
Sous Sélectionner les dates du séjour, cliquez sur le jour d'arrivée puis sur le jour de départ. Cliquez sur Rechercher les disponibilités.
Sous Chambres, choisissez le Plan tarifaire puis un type de chambre dans la liste des disponibilités.
Plusieurs chambres en une fois. Utilisez le menu déroulant de quantité à droite du type de chambre pour ajouter plusieurs chambres du même type d'un coup, au lieu de les ajouter une par une.
Indiquez Adultes et Enfants pour chaque chambre, avec l'âge de chaque enfant.
Choisissez un numéro de Chambre pour chaque chambre, ou laissez Attribution automatique pour laisser Amenitiz l'attribuer.
Des dates différentes par chambre. Chaque chambre couvre tout le séjour par défaut. Pour placer une chambre sur ses propres dates dans le séjour, modifiez ses dates de Séjour.
Votre propre prix. Pour facturer un autre prix que celui proposé, saisissez-le dans Total de la chambre.
Si une offre s'applique au séjour, choisissez-la sous Promotion. Pour retirer une chambre de la réservation, cliquez sur Supprimer la chambre.
Sous Client, saisissez du texte dans Rechercher un client pour associer une fiche client existante : chaque résultat affiche les séjours précédents du client et la date de son dernier séjour, et les clients fidèles portent l'étiquette Client récurrent. Cliquez sur Changer pour changer le client associé.
Un client qui n'est pas encore dans votre liste. Cliquez sur Nouveau client et renseignez le nom et les coordonnées.
Informations de facturation. Cliquez sur Ajouter plus de détails pour l'adresse, le téléphone, le document légal et les champs fiscaux, afin que la réservation soit prête à facturer.
Sous Prestations, ajoutez le petit-déjeuner, le parking, les transferts ou toute autre prestation demandée par le client. Choisissez Pour toutes les chambres pour appliquer une prestation à toutes les chambres en une fois, ou Par chambre pour la définir chambre par chambre.
Sous Paiements, vous voyez le Total de la réservation, ce qui est déjà Payé et ce qui reste Restant dû. Sous Enregistrer une transaction, choisissez comment encaisser — les options sont listées ci-dessous — ou laissez cette section vide pour créer la réservation sans paiement.
Sous Notes et e-mails, choisissez la Langue de confirmation, activez ou désactivez Envoyer l'e-mail de confirmation pour cette réservation, et notez dans Notes internes ce que votre équipe doit savoir.
Cliquez sur Créer la réservation en bas. Le bouton affiche le total que vous allez confirmer et le résumé à droite indique Prêt à créer. La réservation est confirmée et apparaît sur votre calendrier.

Options de paiement

Sous Enregistrer une transaction, dans la section Paiements, choisissez l'une de ces options. Saisissez le Montant, ou cliquez sur Tout pour utiliser tout le solde restant dû.

Enregistrer un paiement — enregistrez l'argent déjà reçu. Choisissez la Méthode : Espèces, Chèque, Virement bancaire ou Encaissé par l'OTA. Ajoutez une ligne par paiement encaissé.
Lien de paiement — envoyez au client par e-mail un lien AmenitizPay sécurisé pour le montant que vous saisissez.
Débiter une carte — débitez une carte que le client a déjà en dossier, choisie sous Carte enregistrée, ou ajoutez ici une nouvelle carte.
Carte par défaut — enregistrez une carte nouvelle ou existante comme carte par défaut du client pour les prélèvements futurs.
Autorisations programmées — autorisez la carte du client selon l'échéancier défini par le plan tarifaire.
Virement bancaire SEPA — envoyez au client par e-mail vos instructions de virement bancaire.

⚠️ Important

Carte par défaut s'applique à toutes les réservations du client, pas seulement celle-ci. Les paiements et les préautorisations créés à partir de ce moment l'utilisent. Les paiements déjà programmés conservent la carte avec laquelle ils ont été créés.

Sur la version mobile

Les mêmes étapes fonctionnent sur la version mobile — dans le navigateur de votre mobile et dans l'application Amenitiz, où le bouton Ajouter une réservation les ouvre. Sur un petit écran, les étapes défilent une par une au lieu de tenir sur une seule page : Continuer passe à la suite et Ouvrir le résumé affiche le Résumé avec le Total en cours.

FAQ

Puis-je créer une réservation sans encaisser de paiement ?

Oui. Paiements est facultatif : laissez la section vide et cliquez sur Créer la réservation. La réservation est confirmée sans aucun encaissement et vous pouvez encaisser plus tard — voir Comment gérer les paiements des réservations manuelles.

Les prix de chambre que j'avais saisis ont disparu. Pourquoi ?

Un prix saisi dans Total de la chambre est effacé dès que les dates, le nombre de clients ou les chambres changent, et le prix proposé revient. Faites d'abord ces modifications, puis saisissez vos prix.

Pourquoi la promotion ne s'est-elle pas appliquée à une de mes chambres ?

Une chambre dont le prix a été saisi dans Total de la chambre conserve ce prix et ne reçoit pas la promotion. Les autres chambres restent remisées. Effacez le prix de la chambre si vous voulez que la promotion s'y applique.

Puis-je mettre des chambres sur des dates différentes dans la même réservation ?

Oui. Chaque chambre couvre tout le séjour par défaut et vous pouvez modifier les dates de Séjour de n'importe quelle chambre pour qu'elle n'en couvre qu'une partie. Pour voir le rendu sur votre calendrier, voir Comment créer une réservation fractionnée.

Carte enregistrée est vide pour mon client.

Le client n'a encore aucune carte enregistrée. Vous pouvez ajouter une nouvelle carte à cette même étape, ou en enregistrer une au préalable — voir Comment ajouter ou supprimer la carte bancaire d'un client. Un client créé ici doit être enregistré avant qu'une carte puisse être associée à sa fiche.

J'ai cliqué sur Créer la réservation et le message indique que les chambres ne sont plus disponibles.

Quelqu'un a réservé ces chambres pendant que vous saisissiez les informations. Actualisez la page et choisissez parmi les chambres encore libres.

J'ai reçu un message disant que la réservation a été créée mais n'a pas pu être ouverte.

La réservation existe. Retrouvez-la dans votre liste de réservations et ouvrez-la depuis là. Ne la créez pas une seconde fois, sinon vous en aurez deux.

Puis-je demander au client d'accepter mes conditions ?

Oui. Notes et e-mails comporte un bouton Envoyer les CGV pour acceptation : activez-le avant de créer la réservation. Si vous ne le voyez pas, vérifiez que vos conditions sont bien configurées — voir Comment demander aux clients d'accepter vos conditions lors d'une réservation manuelle.

Comment créer une nouvelle réservation étape par étape