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Comment créer des modèles d'e-mail et des automatisations pour vos clients

Rédigez un message une seule fois sous forme de modèle, puis créez une automatisation qui l'envoie au bon moment, par exemple un e-mail avant l'arrivée un jour après la réservation.

Présentation

Dans Amenitiz, le message que vous envoyez et le moment où il part se configurent séparément :

  • Un modèle est le message lui-même : objet, texte, pièces jointes et langues.

  • Une automatisation envoie un modèle aux bons clients au bon moment, par exemple 3 jours avant l'arrivée.

Vous pouvez utiliser un même modèle dans plusieurs automatisations et mettre une automatisation en pause sans perdre son modèle.

Avant de commencer

  • Les pièces jointes doivent être au format PDF, JPG ou PNG, jusqu'à 10 Mo chacune.

  • Amenitiz envoie l'e-mail de confirmation après chaque réservation. Il est toujours actif : vous pouvez y ajouter votre propre note, mais vous ne pouvez pas le mettre en pause, changer son horaire ni le supprimer.

Étape par étape

Créer un modèle

  1. Allez dans Boîte de réception → Modèles dans le menu latéral.

  2. Dans l'onglet Modèles, cliquez sur Nouveau modèle.

  3. Saisissez un Nom, par exemple Infos avant l'arrivée. Les clients ne le voient pas.

  4. Saisissez un Objet. Il sert uniquement pour les e-mails.

  5. Rédigez votre Message. Pour ajouter une information client, comme le prénom ou la date d'arrivée, cliquez sur Insérer une information client et choisissez-la. Elle apparaît sous forme d'étiquette bleue et se remplit automatiquement pour chaque client.

  6. Consultez le panneau Aperçu pour voir à quoi ressemblera le message.

  7. Facultatif : dans Pièces jointes, cliquez sur Ajouter un fichier pour joindre le règlement intérieur, l'itinéraire ou les instructions d'accès.

  8. Facultatif : cliquez sur Langue pour ajouter une version dans une autre langue. Cliquez sur le bouton Traduire vers pour la remplir automatiquement, relisez-la, puis cliquez sur Ça convient.

  9. Cliquez sur Sauvegarder. Amenitiz vous demande si ce modèle doit partir automatiquement. Cliquez sur Créer une automatisation pour le configurer maintenant, ou sur Pas maintenant pour le faire plus tard.

Créer une automatisation

  1. Allez dans l'onglet Automatisations et cliquez sur Nouvelle automatisation.

  2. Dans Message, choisissez le modèle à envoyer, puis cliquez sur Continuer.

  3. Dans Quand, choisissez sur quoi se base l'envoi : Réservation confirmée, Arrivée, Départ, Annulation ou Paiement reçu.

  4. Définissez le moment. Pour une réservation confirmée, une annulation ou un paiement, choisissez Immédiatement ou un nombre de jours plus tard à une heure précise. Pour l'arrivée ou le départ, choisissez un nombre de jours avant ou après, à une heure précise. Les horaires suivent le fuseau horaire de votre établissement. Pour l'arrivée ou le départ, la case Les réservations de dernière minute le reçoivent aussi est cochée par défaut (voir les règles importantes). Cliquez sur Continuer.

  5. Dans Qui, choisissez les réservations qui le reçoivent. Chaque filtre inclut toutes les réservations tant que vous ne le restreignez pas : Type de chambre, Canal de réservation (la liste affiche votre moteur de réservation, les réservations manuelles, les autres réservations et uniquement les canaux connectés à votre établissement), Durée du séjour (nombre de nuits minimum et maximum), Langue du client et Paiement.

  6. Dans Comment cela leur parvient, choisissez E-mail, Messagerie OTA (Booking.com et Airbnb) ou Envoi de messages OTA lorsque l'email du client n'est pas renseigné (Booking.com et Airbnb). Cliquez sur Continuer.

  7. Dans Vérification, relisez le récapitulatif, puis cliquez sur Activer. Rien n'est envoyé avant cela.

📌 Note

Le statut du paiement est vérifié au moment de l'envoi, et non au moment de la programmation.

Informations client disponibles

Cliquez sur Insérer une information client dans l'éditeur de modèle pour ajouter l'une de ces informations. Chacune est remplacée par les vraies données de la réservation au moment de l'envoi.

  • Client: prénom, nom, civilité, numéro de téléphone

  • Séjour: dates d'arrivée et de départ, nom de la chambre, nombre de personnes, nombre de chambres, numéro de réservation

  • Paiement: prix total, montant dû, montant payé, total des extras, statut du paiement, moyen de paiement

  • Établissement: nom, adresse, e-mail, numéro de téléphone

  • Check-in en ligne: liens de check-in en ligne et liens d'accès à distance

Comment fonctionnent les langues

Amenitiz choisit la langue de chaque client dans cet ordre :

  1. La langue préférée du client, si votre établissement la propose

  2. La langue la plus courante du pays du client

  3. La langue par défaut de votre établissement

Il vous suffit de rédiger chaque modèle une seule fois, dans votre langue par défaut. S'il manque une version dans une langue, les clients qui la parlent reçoivent votre version par défaut.

Règles importantes

  • Modifier le texte d'un modèle le change dans toutes les automatisations qui l'utilisent. Vous ne pouvez pas supprimer un modèle tant qu'une automatisation l'utilise.

  • Pour arrêter une automatisation sans la supprimer, désactivez-la dans la colonne Actif de la liste des automatisations.

  • Si la case Les réservations de dernière minute le reçoivent aussi est cochée, les réservations faites après l'heure d'envoi reçoivent le message juste après la réservation. Cela concerne aussi les réservations existantes : celles qui ont déjà dépassé l'heure d'envoi reçoivent le message dès que vous activez l'automatisation. L'étape Vérification indique combien, par exemple Envoyé aujourd'hui aux 12 réservations ayant déjà dépassé ce moment. Décochez la case si le message doit uniquement partir pour les réservations futures.

  • Les réservations sans e-mail client reçoivent le message uniquement si elles viennent de Booking.com ou d'Airbnb et que vous avez choisi l'une des options de messagerie OTA. Les réservations sans e-mail venant d'autres canaux, comme Vrbo ou Expedia, ne reçoivent rien. Les clients de ces canaux qui ont un e-mail le reçoivent par e-mail.

FAQ

Puis-je envoyer des messages automatiques par WhatsApp ?

Non. Les messages automatiques partent par e-mail, par la messagerie Booking.com ou par la messagerie Airbnb.

Puis-je utiliser le même modèle dans plusieurs automatisations ?

Oui. La liste des modèles indique combien d'automatisations utilisent chaque modèle.

Puis-je mettre une automatisation en pause ?

Oui. Désactivez-la dans la colonne Actif de la liste des automatisations. Le modèle ne change pas et vous pouvez réactiver l'automatisation à tout moment.

Puis-je modifier l'e-mail de confirmation de réservation ?

Vous pouvez y ajouter votre propre note. L'objet, l'expéditeur et le moment d'envoi sont définis par Amenitiz.

Quels types de fichiers puis-je joindre ?

Des fichiers PDF, JPG et PNG, jusqu'à 10 Mo chacun.

Le nombre de modèles est-il limité ?

Non, vous pouvez créer autant de modèles que nécessaire.

Comment vérifier un modèle avant que les clients le reçoivent ?

Utilisez le panneau Aperçu de l'éditeur de modèle. Il affiche le message avec des informations client d'exemple.

Que deviennent les messages programmés si la réservation est annulée ?

Ils sont annulés automatiquement. Pour envoyer un message lors d'une annulation, créez une automatisation basée sur Annulation.

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