Panoramica

In Amenitiz, il messaggio che invii e il momento in cui parte si configurano separatamente:

Un modello è il messaggio vero e proprio: oggetto, testo, allegati e lingue.
Un'automazione invia un modello agli ospiti giusti al momento giusto, ad esempio 3 giorni prima dell'arrivo.

Puoi usare lo stesso modello in più automazioni e mettere in pausa un'automazione senza perdere il suo modello.

Prima di iniziare

Gli allegati devono essere file PDF, JPG o PNG, fino a 10 MB ciascuno.
Amenitiz invia l'email di conferma dopo ogni prenotazione. È sempre attiva: puoi aggiungere una tua nota, ma non puoi metterla in pausa, cambiarne l'orario o eliminarla.

Passo passo

Creare un modello

Vai su Posta in arrivo → Modelli nel menu laterale.
Nella scheda Modelli, clicca su Nuovo modello.
Inserisci un Nome, ad esempio Info pre-arrivo. Gli ospiti non lo vedono.
Inserisci un Oggetto. Viene usato solo per le email.
Scrivi il tuo Messaggio. Per aggiungere un dettaglio dell'ospite, come il nome o la data di arrivo, clicca su Inserisci dettaglio ospite e sceglilo. Appare come un'etichetta blu e viene compilato automaticamente per ogni ospite.
Controlla il pannello Anteprima per vedere come apparirà il messaggio.
Facoltativo: in Allegati, clicca su Aggiungi file per allegare il regolamento della struttura, le indicazioni stradali o le istruzioni di accesso.
Facoltativo: clicca su Lingua per aggiungere una versione in un'altra lingua. Clicca sul pulsante Traduci in per compilarla automaticamente, rileggila e clicca su Va bene così.
Clicca su Salva. Amenitiz ti chiede se vuoi che questo modello parta automaticamente. Clicca su Crea un'automazione per configurarlo subito, oppure su Non ora per farlo più tardi.

Creare un'automazione

Vai alla scheda Automazioni e clicca su Nuova automazione.
In Messaggio, scegli il modello da inviare, poi clicca su Continua.
In Quando, scegli su cosa si basa l'invio: Prenotazione confermata, Arrivo, Partenza, Cancellazione o Pagamento ricevuto.
Imposta il momento. Per una prenotazione confermata, una cancellazione o un pagamento, scegli Subito oppure un numero di giorni dopo a un'ora precisa. Per l'arrivo o la partenza, scegli un numero di giorni prima o dopo, a un'ora precisa. Gli orari seguono il fuso orario della tua struttura. Per l'arrivo o la partenza, la casella Le prenotazioni last minute lo ricevono comunque è selezionata per impostazione predefinita (vedi le regole importanti). Clicca su Continua.
In Chi, scegli quali prenotazioni lo ricevono. Ogni filtro include tutte le prenotazioni finché non lo restringi: Tipo di camera, Canale di prenotazione (l'elenco mostra il tuo motore di prenotazione, le prenotazioni manuali, le altre prenotazioni e solo i canali collegati alla tua struttura), Durata del soggiorno (notti minime e massime), Lingua dell'ospite e Pagamento.
In Come li raggiunge, scegli E-mail, Messaggistica OTA (Booking.com e Airbnb) o Messaggistica OTA qualora l'email dell'ospite sia mancante (Booking.com e Airbnb). Clicca su Continua.
In Controlla, verifica il riepilogo, poi clicca su Attiva. Non viene inviato nulla finché non lo fai.

📌 Nota

Lo stato del pagamento viene verificato al momento dell'invio, non quando il messaggio viene programmato.

Dettagli dell'ospite disponibili

Clicca su Inserisci dettaglio ospite nell'editor del modello per aggiungere uno di questi dettagli. Ognuno viene sostituito con le informazioni reali della prenotazione al momento dell'invio.

Ospite: nome, cognome, titolo, numero di telefono
Soggiorno: date di arrivo e partenza, nome della camera, numero di ospiti, numero di camere, numero di prenotazione
Pagamento: prezzo totale, importo dovuto, importo pagato, totale extra, stato del pagamento, metodo di pagamento
Struttura: nome, indirizzo, email, numero di telefono
Check-in online: link per il check-in online e link di accesso remoto

Come funzionano le lingue

Amenitiz sceglie la lingua di ogni ospite in quest'ordine:

La lingua preferita dell'ospite, se la tua struttura la supporta
La lingua più diffusa nel paese dell'ospite
La lingua predefinita della tua struttura

Ti basta scrivere ogni modello una volta sola, nella tua lingua predefinita. Se manca la versione in una lingua, gli ospiti che la parlano ricevono la tua versione predefinita.

Regole importanti

Modificare il testo di un modello lo cambia in tutte le automazioni che lo usano. Non puoi eliminare un modello finché un'automazione lo usa.
Per fermare un'automazione senza eliminarla, disattivala nella colonna Attiva dell'elenco delle automazioni.
Se Le prenotazioni last minute lo ricevono comunque è selezionata, le prenotazioni fatte dopo l'orario di invio ricevono il messaggio subito dopo la prenotazione. Vale anche per le prenotazioni che hai già: quelle che hanno già superato l'orario di invio ricevono il messaggio non appena attivi l'automazione. Il passaggio Controlla indica quante sono, ad esempio Inviato oggi a 12 prenotazioni che hanno già superato questo momento. Deseleziona la casella se vuoi che il messaggio arrivi solo alle prenotazioni future.
Le prenotazioni senza email dell'ospite ricevono il messaggio solo se arrivano da Booking.com o Airbnb e hai scelto una delle opzioni di messaggistica OTA. Le prenotazioni senza email di altri canali, come Vrbo o Expedia, non ricevono nulla. Gli ospiti di questi canali che hanno un'email lo ricevono via email.

Domande frequenti

Posso inviare messaggi automatici tramite WhatsApp?

No. I messaggi automatici vengono inviati via email, chat di Booking.com o chat di Airbnb.

Posso usare lo stesso modello in più automazioni?

Sì. L'elenco dei modelli mostra quante automazioni usano ciascun modello.

Posso mettere in pausa un'automazione?

Sì. Disattivala nella colonna Attiva dell'elenco delle automazioni. Il modello resta invariato e puoi riattivare l'automazione in qualsiasi momento.

Posso modificare l'email di conferma della prenotazione?

Puoi aggiungere una tua nota. L'oggetto, il mittente e il momento dell'invio sono stabiliti da Amenitiz.

Quali tipi di file posso allegare?

File PDF, JPG e PNG, fino a 10 MB ciascuno.

C'è un limite al numero di modelli?

No, puoi creare tutti i modelli che ti servono.

Come posso controllare un modello prima che gli ospiti lo ricevano?

Usa il pannello Anteprima nell'editor del modello. Mostra il messaggio con dettagli di esempio di un ospite.

Cosa succede ai messaggi programmati se la prenotazione viene cancellata?

Vengono annullati automaticamente. Per inviare un messaggio quando una prenotazione viene cancellata, crea un'automazione basata su Cancellazione.

Come creare modelli di email e automazioni per i tuoi ospiti