O relatório de ocupação é um dos primeiros números a consultar para perceber como está o desempenho da sua propriedade. Mostra quantos quartos vendeu, quantos tinha disponíveis e qual a percentagem ocupada num período escolhido.
A ocupação varia muito com a estação, dia da semana, tempo, eventos locais e concorrência — analise-a sempre em contexto.
Gerar o relatório
1. Abra a lista de Relatórios
Na barra lateral de administrador, vá a Relatórios > Relatórios. Percorra até encontrar Relatório de ocupação.
2. Selecione o relatório
Marque a caixa ao lado do Relatório de ocupação. Aparece um pop-up — clique em Seguinte.
3. Escolha as datas e envie
Escolha o endereço de email para onde enviar o relatório e o intervalo de datas a analisar. Clique em Enviar relatórios. O ficheiro Excel chega à sua caixa de entrada em breve.
O que contém o relatório
O ficheiro Excel inclui as seguintes secções (uma coluna por mês no seu intervalo de datas):
Vendas de quartos por dia — uma grelha de 31 linhas × N meses com os quartos vendidos por noite.
No-shows — total de no-shows por mês.
Cancelamentos — total de reservas canceladas por mês (contados pela data de cancelamento).
Ocupação por plano tarifário — noites vendidas por tarifa (Standard, Não reembolsável, etc.).
Ocupação por tipo de cliente — noites vendidas a particulares vs. empresas, mais a percentagem vendida a empresas.
Ocupação por tipo de quarto — para cada categoria, as noites vendidas e a percentagem de ocupação.
Reservas totais — total de reservas por mês.
Taxa de ocupação — percentagem global de ocupação por mês.
Crescimento — variação da taxa de ocupação entre meses (verde se sobe, vermelho se desce).
Como cada número é calculado
Quartos vendidos — contados por noite de estadia dentro do período selecionado. Apenas as noites dentro do seu intervalo são incluídas. A noite de saída não é contada.
Exemplo: uma reserva de 1 a 5 de maio cobre 4 noites (1, 2, 3, 4). Uma segunda reserva de 4 a 8 de maio contribui apenas com 4 de maio numa exportação de 1 a 5 de maio. Total = 5 noites. 6, 7 e 8 ficam fora do intervalo e são ignorados.
Quartos disponíveis — número total de quartos por categoria × número de noites no período, menos os quartos bloqueados no calendário (Fora de serviço ou Fora de inventário).
Taxa de ocupação — quartos vendidos ÷ quartos disponíveis, em percentagem. As reservas canceladas não contam como vendidas.
Exemplo: 22 quartos disponíveis, 9 reservados → 9 / 22 = 40,9%. Se 1 reserva for cancelada, passa a 8 / 22 = 36,4%.
Tipo de cliente — baseia-se no facto de o cliente associado à reserva estar marcado como particular ou empresa no seu perfil.
Crescimento — diferença entre a taxa de ocupação de um mês e a do mês anterior na exportação.
Regras importantes
Os cancelamentos são contados pela data de cancelamento, não pela data de estadia. Uma reserva cancelada em maio para uma estadia em novembro aparece nos totais de maio.
As reservas canceladas são excluídas dos quartos vendidos e da taxa de ocupação.
Quartos marcados como Fora de serviço ou Fora de inventário no calendário são retirados dos quartos disponíveis.
Reservas de casas de campo aparecem como uma linha por cada quarto associado — não como uma linha separada para a casa de campo. Isto mantém os totais por categoria precisos.
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre no-shows e cancelamentos?
Qual a diferença entre no-shows e cancelamentos?
Um no-show é uma reserva confirmada cujo hóspede não apareceu. Um cancelamento é uma reserva explicitamente cancelada antes da chegada. Cada um tem a sua própria linha de resumo mensal e são contados separadamente.
Porque não vejo a minha casa de campo como linha separada?
Porque não vejo a minha casa de campo como linha separada?
Quando a casa de campo é reservada, o relatório mostra cada quarto associado em vez da própria casa de campo. Isto mantém os totais de quartos vendidos e de ocupação consistentes entre categorias.
Os cancelamentos contam pela data de estadia ou pela data de cancelamento?
Os cancelamentos contam pela data de estadia ou pela data de cancelamento?
Pela data de cancelamento. Se cancelar a 5 de maio uma reserva para novembro, o cancelamento aparece no relatório de maio — independentemente de quando seria a estadia.
Porque é que a minha ocupação está mais baixa do que esperava?
Porque é que a minha ocupação está mais baixa do que esperava?
Duas razões habituais: as reservas canceladas são removidas dos quartos vendidos, e os quartos bloqueados no calendário (Fora de serviço / Fora de inventário) são removidos dos quartos disponíveis. Verifique ambos antes de comparar com outras fontes.
Porque é que as noites não correspondem ao número de reservas?
Porque é que as noites não correspondem ao número de reservas?
O relatório conta noites vendidas, não reservas. Uma reserva de 4 noites soma 4 aos quartos vendidos (não 1). Apenas são incluídas as noites dentro do seu intervalo de exportação.