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Como configurar e utilizar o Sistema de Faturação em Portugal?

Saiba como ativar a faturação do seu hotel, registar as suas séries e compreender quando cada tipo de documento é emitido.


Visão Geral

Se o seu hotel tem sede em Portugal, a Amenitiz liga-se diretamente à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) para emitir faturas certificadas. Antes de as poder emitir precisa de estar registado/a na AT.

Este artigo explica todos os passos: ativar a sua faturação na Amenitiz e com o nosso parceiro Invopop, registar as suas séries e compreender quando é emitido cada tipo de documento (FT, FR, NC, FS).

Antes de começar

Antes de iniciar o registo no portal da Invopop, confirme que reúne os seguintes requisitos:

  • Credenciais do Portal das Finanças: tenha consigo o nome de utilizador e a palavra-passe de um utilizador com autorização WSE — Comunicação e Gestão de Séries por webservice.
    ​
    Se ainda não criou este utilizador, expanda a secção abaixo e siga as instruções.
    ​

  • Emails Diferentes: Se precisar de criar mais do que uma empresa para faturar, cada uma precisará de ter um email diferente na Amenitiz, para permitir a criação das respetivas contas do Invopop.

Como criar um utilizador na Autoridade Tributária?

Caso ainda tenha criado um usuário, crie um com as permissões adequadas:

  1. Aceda ao Portal das Finanças da AT: https://www.portaldasfinancas.gov.pt/at/html/index.html

  2. Clique em Iniciar Sessão e autentique-se através de um dos métodos disponíveis.

  3. Aceda a Todos os Serviços → Autenticação de Contribuintes → Gestão de Utilizadores.

  4. Clique em Criar Novo Utilizador e preencha as informações solicitadas.
    ​ A palavra-passe deverá ter entre 8 e 14 caracteres.

  5. Selecione as permissões necessárias: WSE (sempre obrigatória)

  6. Clique em Submeter e guarde o nome de utilizador (será algo como NIF/número. Independentemente do nome que tiver dado ao mesmo, é este dado que deverá colocar no Invopop) e a palavra-passe em segurança.

Passo 1 — Preencher os dados da Entidade Emissora da Fatura

  1. Aceda a Faturas → Definições

  2. Clique em Editar e preencha todos os campos com os dados corretos da sua empresa.
    ​

    Todos os campos são obrigatórios. A falta de alguma informação pode impedir a ativação correta do sistema.
    ​

    Tenha especial atenção ao preenchimento, já que estes dados serão apresentados no cabeçalho das suas faturas e identificarão a entidade emissora.

    • Número de registo da empresa: Caso não possua um número pata colocar aqui, pode escrever o número do seu NIF.
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    • Número de IVA: Escreva PT e em seguida o seu número de NIF.
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    • Regime fiscal: Se estiver em algum dos Arquipélagos selecione a opção correspondente, Região Autónoma da Madeira ou Região Autónoma dos Açores. Esta opção é o que garante a percentagem de IVA correta nas suas faturas. Por este motivo assegure-se de verificar a opção selecionada.
      ​

    • Capital Social (€): Tem de ser um valor numérico. Caso não se aplique, introduza 0 (zero).
      ​

    • Conservatória do Registo Comercial — Aqui deverá informar em qual é que realizou o seu registo, por exemplo, «Conservatória do Registo Comercial de Lisboa». Caso não se aplique, escreva «Não aplicável».
      ​

    • Email - Este será utilizado para iniciar sessão no Portal do nosso parceiro, Invopop. Como mencionado anteriormente, o mesmo endereço de email não pode estar associado a mais do que uma empresa.
      ​

  3. Escreva as suas séries de faturação, informação que aparece exatamente depois do s prefixos FT, FR, NC, FS e antes do número de cada fatura.
    ​Todos as sequências devem ser diferentes entre si.

    • Não deve incluir o prefixo do documento (FT, FR, NC, FS). O prefixo é combinado automaticamente com o respetivo tipo de documento.

    • Pode conter letras, números e a maioria dos carateres especiais, mas não pode conter espaços, barras (/), nem acentos circunflexos (^).
      ​

    • Sequência de numeração de faturas: A mesma série será usada para Faturas e Faturas-Recibo
      ​

    📌 As alterações à sequência são processadas à meia-noite, de acordo com a hora local. Por isso, a alteração para uma nova série pode demorar até 24 horas a entrar em vigor.

  4. Clique em Guardar, após verificar que preencheu todos os campos e corretamente.

  5. Em seguida, carregue em Ativar a faturação (Botão Azul à direita).
    ​

📌 A ativação fica em estado A processar aprovação até concluir as próximas etapas do Passo 2. Nenhum documento é submetido à AT até esse passo estar concluído.

Passo 2 — Configurar a sua conta do Invopop

  1. Entre em at-pt.invopop.com/portal/login

  2. Introduza o mesmo endereço de email registado para a Entidade Emissora das Faturas, em Faturas → Definições no Passo 1

  3. Autentique-se com o código enviado para esse email

  4. Introduza e guarde as suas credenciais do usuário com autorização WSE, criado no Portal das Finanças.
    ​

    Relembramos que Nome de utilizador será algo como NIF/número.

  5. Clique em Séries e registe as suas séries de forma a que correspondam exatamente às séries configuradas na Amenitiz.
    ​

Invopop

Amenitiz

Invoice (FT)

Sequência de numeração de faturas

Invoice-Receipt (FR)

Sequência de numeração de faturas

Receipt (RG)

Sequência de numeração de notas de crédito

Credit Note (NC)

Sequência de numeração de recibos

Simplified Invoice (FS)

Sequência de numeração de faturas simplificadas

📌 Os documentos FT e FR partilham a mesma série de faturação. A numeração de estas é contínua entre os dois tipos de documento (por exemplo, FT/0001, FR/0002, FT/0003).
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​📌 Registe apenas as séries correspondentes aos tipos de documento utilizados pela Amenitiz. Não crie séries no portal para outros tipos de documento, como guias de consignação, guias de devolução, guias de remessa, guias de transporte.

Assim que as séries estiverem registadas, o estado da sua faturação mudará automaticamente para Faturação Ativada na Amenitiz. Não é necessária qualquer ação adicional.

Passo 3 — Emitir Faturas

Após a ativação da conta, já consegue emitir faturas na Amenitiz. O tipo de documento é determinado pelo estado do pagamento no momento da emissão, não precisa de o escolher manualmente.

Qual o tipo de documentos emitidos?

Documentos

Situação

FT — Fatura

Emitida sem qualquer pagamento.

FR — Fatura-Recibo

Emitida referente a um valor pago.

RG — Recibo

Houve um pagamento de um valor já emitido. O sistema emitirá um recibo em vez de uma Fatura sobre este valor para o regular legalmente.

NC — Nota de Crédito

Uma FT ou FR emitida anteriormente precisa de ser anulada ou corrigida.

FS — Fatura Simplificada

Uma Fatura emitida sem dados do cliente por um valor inferior a 1000€.

Comunicação dos seus documentos à AT

Atualmente, a comunicação dos seus documentos à Autoridade Tributária e Aduaneira é efetuada exclusivamente através do ficheiro SAF‑T.
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Este ficheiro, em formato XML reúne os documentos emitidos durante um determinado período, permitindo comunicá-los em lote ao Portal das Finanças. Normalmente uma vez por mês, de acordo com os prazos legais aplicáveis.
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Como gerar um ficheiro SAF-T PT

  1. Inicie sessão no Invopop com o seu email;

  2. Aceda a SAF-T PT.

  3. Introduza o ano e/ou o mês que pretende comunicar.

  4. Clique em Gerar.

O ficheiro contém os documentos emitidos durante o período selecionado. Em seguida, poderá submetê-lo à Autoridade Tributária e Aduaneira ou enviá-lo ao seu contabilista para que este o faça.

Regras importantes

⚠️ Após uma fatura Emitida, não pode ser editada nem eliminada, uma vez que os registos da AT são permanentes. Para corrigir um erro, deve cancelá-la, o que automaticamente gera uma nota de crédito (NC) para anular o documento original e emitir uma nova fatura com as informações desejadas.

⚠️ Só pode ser emitida uma nota de crédito por fatura. Após uma fatura ser anulada, não pode ser anulada novamente.

📌 As pro-formas nunca são submetidas à AT, não tendo, por isso, estatuto fiscal.

Perguntas frequentes

Registei as minhas séries, mas a minha conta ainda não está ativa. O que devo fazer?

A Amenitiz deteta automaticamente a confirmação, mas o processo pode demorar alguns instantes. Caso a sua conta permaneça pendente por mais de 24h, confirme que registou uma série para cada tipo de documento e que todas correspondem exatamente à configuração da Amenitiz.

Se a conta continuar por ativar, contacte o nosso apoio ao cliente. Os registos que permaneçam por confirmar durante 30 dias são automaticamente cancelados. Nesse caso, terá de reiniciar o processo.

Emiti uma fatura, mas aparece um erro. Posso tentar novamente?

Sim. Pode tentar emitir novamente as faturas com o estado Erro.
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Aceda à fatura, consulte a mensagem de erro, corrija os dados que estão a causar o problema e volte a emitir o documento. Entre as causas mais comuns encontram-se um NIF de cliente inválido, a ausência da localidade, número de telefone sem indicativo ou uma taxa de iva não reconhecida.

Porque é que a minha fatura foi emitida como FR em vez de FT?

A Amenitiz emite automaticamente uma FR ao faturar uma cobrança com um pagamento registado. Isto pode acontecer porque o hóspede pagou a totalidade ou um valor parcial da reserva.
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Caso esperasse a emissão de uma FT, verifique se foi registado algum pagamento na reserva antes da emissão da fatura.

É possível emitir uma nota de crédito parcial?

Não. A nota de crédito tem de abranger a totalidade da fatura original.

Se o valor da reserva for alterado depois da emissão da fatura, siga estes passos:

  1. Emita uma nota de crédito relativa ao valor total da fatura original.

  2. Corrija os valores da reserva.

  3. Efetue o reembolso correspondente, quando aplicável.

  4. Emita uma nova fatura com o valor correto.

O que é uma pró-forma e quando devo utilizá-la?

Uma pró-forma é um documento informativo, sem valor fiscal, que apresenta ao hóspede os serviços e valores previstos antes da confirmação da reserva ou da emissão da fatura. Nunca é submetida à AT e não tem estatuto fiscal legal. Utilize-a apenas para orçamentos e nunca como substituto de uma fatura fiscal.

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