Visão geral

Na Amenitiz, a mensagem que envia e o momento em que é enviada configuram-se separadamente:

Um modelo é a própria mensagem: assunto, texto, anexos e idiomas.
Uma automação envia um modelo aos hóspedes certos no momento certo, por exemplo 3 dias antes da chegada.

Pode usar o mesmo modelo em várias automações e pausar uma automação sem perder o respetivo modelo.

Antes de começar

Os anexos devem ser ficheiros PDF, JPG ou PNG, até 10 MB cada.
A Amenitiz envia o e-mail de confirmação após cada reserva. Está sempre ativo: pode acrescentar-lhe uma nota sua, mas não pode pausá-lo, alterar o horário nem eliminá-lo.

Passo a passo

Criar um modelo

Aceda a Caixa de entrada → Modelos no menu lateral.
No separador Modelos, clique em Novo modelo.
Introduza um Nome, por exemplo Informações antes da chegada. Os hóspedes não o veem.
Introduza um Assunto. Só é usado nos e-mails.
Escreva a sua Mensagem. Para acrescentar um detalhe do hóspede, como o nome ou a data de chegada, clique em Inserir detalhe do hóspede e escolha-o. Aparece como uma etiqueta azul e é preenchido automaticamente para cada hóspede.
Consulte o painel Pré-visualização para ver como ficará a mensagem.
Opcional: em Anexos, clique em Adicionar ficheiro para anexar as regras da casa, as indicações de acesso ou as instruções de entrada.
Opcional: clique em Idioma para acrescentar uma versão noutro idioma. Clique no botão Traduzir para para a preencher automaticamente, reveja-a e clique em Parece bem.
Clique em Guardar. A Amenitiz pergunta se pretende que este modelo seja enviado automaticamente. Clique em Criar uma automação para o configurar já, ou em Agora não para o fazer mais tarde.

Criar uma automação

Aceda ao separador Automações e clique em Nova automação.
Em Mensagem, escolha o modelo a enviar e clique em Continuar.
Em Quando, escolha em que se baseia o envio: Reserva confirmada, Chegada, Partida, Cancelamento ou Pagamento recebido.
Defina o momento. Para uma reserva confirmada, um cancelamento ou um pagamento, escolha De imediato ou um número de dias depois, a uma hora definida. Para a chegada ou a partida, escolha um número de dias antes ou depois, a uma hora definida. Os horários seguem o fuso horário do seu alojamento. Para a chegada ou a partida, a caixa As reservas de última hora continuam a recebê-la está assinalada por predefinição (consulte as regras importantes). Clique em Continuar.
Em Quem, escolha as reservas que a recebem. Cada filtro inclui todas as reservas até o restringir: Tipo de quarto, Canal de reserva (a lista mostra o seu motor de reservas, as reservas manuais, outras reservas e apenas os canais ligados ao seu alojamento), Duração da estadia (número mínimo e máximo de noites), Idioma do hóspede e Pagamento.
Em Como chega até eles, escolha E-mail, Mensagens OTA (Booking.com e Airbnb) ou Envio de mensagens OTA se o e-mail do hóspede não aparecer (Booking.com e Airbnb). Clique em Continuar.
Em Verificar, reveja o resumo e clique em Ativar. Nada é enviado até o fazer.

📌 Nota

O estado do pagamento é verificado no momento do envio, e não quando a mensagem é programada.

Detalhes do hóspede disponíveis

Clique em Inserir detalhe do hóspede no editor do modelo para acrescentar qualquer um destes detalhes. Cada um é substituído pela informação real da reserva no momento do envio.

Hóspede: primeiro nome, apelido, título, número de telefone
Estadia: datas de chegada e de partida, nome do quarto, número de hóspedes, número de quartos, número de reserva
Pagamento: preço total, valor em dívida, valor pago, total de extras, estado do pagamento, método de pagamento
Alojamento: nome, morada, e-mail, número de telefone
Check-in online: links de check-in online e links de acesso remoto

Como funcionam os idiomas

A Amenitiz escolhe o idioma de cada hóspede por esta ordem:

O idioma preferido do hóspede, se o seu alojamento o suportar
O idioma mais comum do país do hóspede
O idioma predefinido do seu alojamento

Só precisa de escrever cada modelo uma vez, no seu idioma predefinido. Se faltar a versão de um idioma, os hóspedes que o falam recebem a sua versão predefinida.

Regras importantes

Editar o texto de um modelo altera-o em todas as automações que o usam. Não pode eliminar um modelo enquanto uma automação o usar.
Para parar uma automação sem a eliminar, desative-a na coluna Ativo da lista de automações.
Se As reservas de última hora continuam a recebê-la estiver assinalada, as reservas feitas depois da hora de envio recebem a mensagem logo após a reserva. Isto também se aplica às reservas que já tem: as que já passaram a hora de envio recebem a mensagem assim que ativar a automação. O passo Verificar indica quantas, por exemplo Enviada hoje para 12 reservas que já passaram este momento. Desmarque a caixa se pretender que a mensagem chegue apenas às reservas futuras.
As reservas sem e-mail do hóspede só recebem a mensagem se vierem da Booking.com ou do Airbnb e tiver escolhido uma das opções de mensagens OTA. As reservas sem e-mail de outros canais, como o Vrbo ou a Expedia, não recebem nada. Os hóspedes desses canais que têm e-mail recebem-na por e-mail.

Perguntas frequentes

Posso enviar mensagens automáticas por WhatsApp?

Não. As mensagens automáticas são enviadas por e-mail, pelo chat da Booking.com ou pelo chat do Airbnb.

Posso usar o mesmo modelo em várias automações?

Sim. A lista de modelos mostra quantas automações usam cada modelo.

Posso pausar uma automação?

Sim. Desative-a na coluna Ativo da lista de automações. O modelo mantém-se e pode voltar a ativar a automação quando quiser.

Posso alterar o e-mail de confirmação da reserva?

Pode acrescentar-lhe uma nota sua. O assunto, o remetente e o momento de envio são definidos pela Amenitiz.

Que tipos de ficheiro posso anexar?

Ficheiros PDF, JPG e PNG, até 10 MB cada.

Existe um limite de modelos?

Não, pode criar todos os modelos de que precisar.

Como posso verificar um modelo antes de os hóspedes o receberem?

Use o painel Pré-visualização no editor do modelo. Mostra a mensagem com detalhes de um hóspede de exemplo.

O que acontece às mensagens programadas se a reserva for cancelada?

São canceladas automaticamente. Para enviar uma mensagem quando uma reserva é cancelada, crie uma automação baseada em Cancelamento.

Como criar modelos de e-mail e automações para os seus hóspedes