Cuando una reserva cambia antes de la llegada del huésped —nuevas fechas, otra habitación, más huéspedes, un nuevo precio, un extra o la tasa turística—, el importe adeudado cambia con ella. Amenitiz recalcula los pagos de esa reserva para que no se quede pagada de más ni de menos.
Lo que ocurre después depende de quién cobre el dinero. Si lo cobra la OTA, Amenitiz registra la diferencia para que tu contabilidad coincida con lo que la OTA te ha pagado realmente. Si lo cobra AmenitizPay, Amenitiz también reconstruye el calendario de pagos sobre el nuevo total de la reserva.
Antes de empezar
Cualquier cambio cuenta, lo haga quien lo haga: una modificación enviada por Booking.com o Expedia, o un cambio que haces tú (fechas, habitaciones, huéspedes, precio, extras, tasa turística).
Se aplica a los cambios hechos antes de que empiece la estancia. Desde el día de llegada (incluido), no se recalcula nada: cobra o reembolsa tú la diferencia desde la pestaña Pagos.
AmenitizPay debe estar activo y las Condiciones de venta de la reserva deben tener un calendario de pagos para que los pagos se reprogramen.
Cuando la OTA cobra el pago
El huésped ha pagado a Booking.com o a Expedia, así que el dinero nunca ha pasado por AmenitizPay. No hay calendario de pagos que cambiar: Amenitiz registra la diferencia en la reserva para que tus cuentas coincidan con el pago de la OTA.
El nuevo total es más bajo
La OTA reembolsa al huésped directamente. Amenitiz registra un reembolso por la diferencia en la reserva y cancela cualquier pago que siga en Programado. No sale dinero de tu cuenta: el reembolso registrado es un apunte contable que mantiene la reserva cuadrada.
El nuevo total es más alto
La OTA cobra el importe adicional al huésped. Amenitiz registra un pago por la diferencia en la reserva, de modo que la reserva muestre el importe completo que la OTA te va a pagar.
📌 Nota
Los reembolsos y pagos registrados no mueven dinero. Registran lo que la OTA ya ha hecho, para que el total de la reserva, tus cuentas y tus informes coincidan. Lee cómo reembolsar un pago para entender la diferencia entre un reembolso y un reembolso registrado.
Cuando AmenitizPay cobra el pago
Esto incluye las reservas de tu web, las reservas manuales creadas con Seguir el calendario del plan de tarifas y las reservas de Booking.com o Expedia en las que AmenitizPay cobra con la tarjeta del huésped. Las reservas manuales creadas sin pago no se ven afectadas.
Aquí Amenitiz tiene la tarjeta y debe al huésped un calendario correcto. Compara lo que el huésped ya ha pagado con el nuevo total de la reserva y actúa sobre la diferencia.
Lo pagado coincide con el nuevo total
No se debe nada. Amenitiz cancela todos los pagos que sigan en Programado y deja la reserva liquidada.
Lo pagado es más que el nuevo total
Amenitiz cancela todos los pagos que sigan en Programado. No se reembolsa nada automáticamente: la cuenta aparece como Pagado de más con el importe sobrante, y tú decides si reembolsar al huésped o mover el dinero a otra cuenta.
Lo pagado es menos que el nuevo total
Amenitiz cancela todos los pagos que sigan en Programado, calcula lo que queda por cobrar y crea un calendario nuevo por ese importe a partir de las Condiciones de venta de la reserva, usando las nuevas fechas de estancia. Todo lo que el huésped ya ha pagado cuenta primero para los plazos más antiguos, así que nunca se le pide dos veces el mismo dinero.
Un huésped ha pagado 650 en dos pagos. Después se amplía la reserva y el nuevo total es 1.000. Las condiciones de venta indican 40% al reservar, 30% noventa días antes de la llegada, 20% un día antes de la llegada y 10% un día antes de la salida.
Los 400 del momento de la reserva ya están cubiertos. De los 300 que vencen noventa días antes de la llegada, 250 están cubiertos, así que Amenitiz programa 50. Después programa 200 para un día antes de la llegada y 100 para un día antes de la salida, ambos con las nuevas fechas de estancia.
⚠️ Importante
Si parte del nuevo total ya debe pagarse según tus Condiciones de venta —por ejemplo, cuando piden el 100 % al reservar, o cuando la nueva fecha de llegada queda antes del plazo del saldo—, ese importe se cobra en la siguiente ejecución diaria de pagos, a la mañana siguiente (hacia las 10:30, hora de Madrid). Por eso, añadir un extra o subir el precio de una reserva ya pagada puede cobrar la tarjeta del huésped a la mañana siguiente.
📌 Nota
Cancelar un pago programado siempre envía un correo al huésped, y eso incluye los que cancela el recálculo. Si a la reserva le quedaban varios plazos, el huésped recibe un correo por cada pago cancelado antes de que aparezca el nuevo calendario.
Si no quieres que se cobre al huésped automáticamente
Si el huésped prefiere pagar en recepción, con otra tarjeta o en efectivo, cancela el nuevo pago programado antes de la ejecución de pagos de la mañana siguiente:
Abre la reserva y ve a la pestaña
Pagos.Busca el nuevo pago con el estado
Programadoy haz clic enCancelar el pago.Cobra el importe más tarde desde la pestaña
Pagos: con la tarjeta guardada, un enlace de pago, el terminal de pago o en efectivo.
⚠️ Importante
Cualquier cambio posterior en la reserva antes de que empiece la estancia vuelve a recalcular el calendario. Revisa la pestaña Pagos después de cada cambio.
📌 Nota
Si el cobro ya se ha realizado, reembólsalo desde la pestaña Pagos y cobra el importe como prefiera el huésped. Consulta cómo reembolsar un pago.
Reservas con más de una cuenta
Cuando la reserva tiene varias cuentas, Amenitiz las cubre por número de cuenta, de la más baja a la más alta, hasta completar cada una: el mismo orden que usa cuando reasignas un pago en exceso a otra cuenta. Los reembolsos se reparten entre las cuentas que cubría el pago original.
Fianzas
Cuando tus Condiciones de venta fijan la fianza como un porcentaje de la reserva, el importe de la preautorización se mueve con el nuevo total. Una fianza de importe fijo se mantiene igual. Consulta Cómo automatizar las preautorizaciones de AmenitizPay.
Paso a paso
No recibes ningún aviso cuando se recalcula una reserva, así que revisa la reserva cuando llegue una modificación para saber qué se le ha cobrado al huésped.
Ve a
Reservasy abre la reserva modificada.Haz clic en
Ver detalles de reserva.Abre la pestaña
Pagosy revisa las líneas de pago. Los plazos cancelados aparecen comoCancelado, los nuevos comoProgramado, y el reembolso aparece bajo el pago del que proviene.Abre la pestaña
Cuentasy comprueba que ninguna cuenta se queda con un importe pendiente o con la etiquetaPagado de más.Si algo no cuadra, cobra o reembolsa tú la diferencia desde la pestaña
Pagos.
Reglas importantes
⚠️ Importante
Los cambios que haces tú también cuentan. Editar un precio en la pestaña Cuentas, añadir un extra o añadir la tasa turística antes de que empiece la estancia recalcula el calendario de pagos, igual que una modificación de la OTA: consulta cómo modificar el precio de una reserva.
⚠️ Advertencia
Las cancelaciones no están incluidas. Cancelar una reserva de Booking.com o Expedia libera cualquier preautorización, pero no reembolsa el dinero ya cobrado. Si tu política de cancelación da derecho a un reembolso al huésped, emítelo tú.
📌 Nota
Un cambio hecho a partir del día de llegada no se recalcula. Cobra o reembolsa tú la diferencia desde la pestaña Pagos.
Preguntas frecuentes
¿Funciona con Airbnb o con mis otros canales?
¿Funciona con Airbnb o con mis otros canales?
Funciona con todas las reservas que siguen un calendario de pagos de AmenitizPay: las reservas de tu web, las reservas manuales creadas con Seguir el calendario del plan de tarifas y las reservas de Booking.com o Expedia en las que AmenitizPay cobra con la tarjeta del huésped. En los demás canales, cobra o reembolsa tú la diferencia después de un cambio.
He cambiado yo la reserva, ¿por qué se ha cobrado al huésped?
He cambiado yo la reserva, ¿por qué se ha cobrado al huésped?
Antes de que empiece la estancia, cualquier cambio en el total de la reserva recalcula el calendario de pagos, también los que haces tú. Si con el nuevo total parte del importe ya debe pagarse, se cobra en la ejecución de pagos de la mañana siguiente. Para evitarlo, cancela antes el nuevo pago programado en la pestaña Pagos.
¿Se le puede cobrar dos veces la misma noche al huésped?
¿Se le puede cobrar dos veces la misma noche al huésped?
No. Amenitiz cuenta todo lo que el huésped ya ha pagado antes de programar nada nuevo, y solo programa lo que falta. Los plazos que el huésped ya ha cubierto se dejan intactos.
¿El reembolso vuelve a la tarjeta del huésped?
¿El reembolso vuelve a la tarjeta del huésped?
AmenitizPay nunca reembolsa automáticamente. Cuando reembolsas un pago que cobró AmenitizPay, el dinero vuelve a la tarjeta original en un plazo de 5 a 10 días laborables. Cuando el pago lo cobró la OTA, es la OTA quien reembolsa al huésped y Amenitiz registra el reembolso para que tus cuentas coincidan: no sale dinero de tu cuenta.
¿Y si las condiciones de venta de la reserva no tienen calendario de pagos?
¿Y si las condiciones de venta de la reserva no tienen calendario de pagos?
No se puede reprogramar nada, porque no hay calendario que seguir. Cobra tú la diferencia desde la pestaña Pagos y añade un calendario de pagos a esa condición de venta para cubrir las próximas reservas. Lee cómo configurar y programar pagos en AmenitizPay.
Una cuenta sigue como Pagado de más después de una modificación, ¿qué hago?
Una cuenta sigue como Pagado de más después de una modificación, ¿qué hago?
Si otra cuenta de la misma reserva sigue con un importe pendiente, mueve el dinero de más a esa cuenta en lugar de reembolsarlo: consulta cómo reasignar un pago en exceso a otra cuenta. Si todo lo demás está liquidado, reembolsa el importe pagado de más desde la pestaña Pagos.
Mi huésped ha recibido correos de cancelación de pago tras cambiar su reserva, ¿por qué?
Mi huésped ha recibido correos de cancelación de pago tras cambiar su reserva, ¿por qué?
Porque cada pago programado que se cancela envía al huésped el correo de cancelación habitual, incluidos los que cancela el recálculo. No ha fallado nada: los nuevos plazos aparecen justo después como Programado. Si el huésped pregunta, dile que su plan de pago se ha rehecho para las nuevas fechas.