Cuando un huésped modifica una reserva de Booking.com o Expedia —una estancia más corta, noches extra, otra habitación—, el importe adeudado cambia con ella. Amenitiz recalcula los pagos de esa reserva para que no se quede pagada de más ni de menos.
Lo que ocurre después depende de quién cobre el dinero. Si lo cobra la OTA, Amenitiz registra la diferencia para que tu contabilidad coincida con lo que la OTA te ha pagado realmente. Si lo cobra AmenitizPay, Amenitiz también reconstruye el calendario de pagos sobre el nuevo total de la reserva.
Antes de empezar
Esto solo se aplica a las reservas de Booking.com y Expedia. El resto de canales y las reservas directas mantienen su comportamiento actual.
Se aplica a las modificaciones que la OTA envía antes de la llegada del huésped. Los cambios hechos cuando la estancia ya ha empezado no se recalculan: gestiónalos tú desde la reserva.
AmenitizPay debe estar activo y las Condiciones de venta de la reserva deben tener un calendario de pagos para que los pagos se reprogramen.
Cuando la OTA cobra el pago
El huésped ha pagado a Booking.com o a Expedia, así que el dinero nunca ha pasado por AmenitizPay. No hay calendario de pagos que cambiar: Amenitiz registra la diferencia en la reserva para que tus cuentas coincidan con el pago de la OTA.
El nuevo total es más bajo
La OTA reembolsa al huésped directamente. Amenitiz registra un reembolso por la diferencia en la reserva y cancela cualquier pago que siga en Programado. No sale dinero de tu cuenta: el reembolso registrado es un apunte contable que mantiene la reserva cuadrada.
El nuevo total es más alto
La OTA cobra el importe adicional al huésped. Amenitiz registra un pago por la diferencia en la reserva, de modo que la reserva muestre el importe completo que la OTA te va a pagar.
📌 Nota
Los reembolsos y pagos registrados no mueven dinero. Registran lo que la OTA ya ha hecho, para que el total de la reserva, tus cuentas y tus informes coincidan. Lee cómo reembolsar un pago para entender la diferencia entre un reembolso y un reembolso registrado.
Cuando AmenitizPay cobra el pago
Aquí Amenitiz tiene la tarjeta y debe al huésped un calendario correcto. Compara lo que el huésped ya ha pagado con el nuevo total de la reserva y actúa sobre la diferencia.
Lo pagado coincide con el nuevo total
No se debe nada. Amenitiz cancela todos los pagos que sigan en Programado y deja la reserva liquidada.
Lo pagado es más que el nuevo total
Amenitiz reembolsa la diferencia a la tarjeta con la que pagó el huésped y cancela todos los pagos que sigan en Programado. El reembolso llega a la tarjeta del huésped en un plazo de 5 a 10 días laborables.
Lo pagado es menos que el nuevo total
Amenitiz cancela todos los pagos que sigan en Programado, calcula lo que queda por cobrar y crea un calendario nuevo por ese importe a partir de las Condiciones de venta de la reserva, usando las nuevas fechas de estancia. Todo lo que el huésped ya ha pagado cuenta primero para los plazos más antiguos, así que nunca se le pide dos veces el mismo dinero.
Un huésped ha pagado 650 en dos pagos. Después se amplía la reserva y el nuevo total es 1.000. Las condiciones de venta indican 40% al reservar, 30% noventa días antes de la llegada, 20% un día antes de la llegada y 10% un día antes de la salida.
Los 400 del momento de la reserva ya están cubiertos. De los 300 que vencen noventa días antes de la llegada, 250 están cubiertos, así que Amenitiz programa 50. Después programa 200 para un día antes de la llegada y 100 para un día antes de la salida, ambos con las nuevas fechas de estancia.
⚠️ Importante
Si el nuevo calendario sitúa un plazo en una fecha ya pasada, ese pago se cobra de inmediato en lugar de esperar. Ampliar una reserva poco antes de la llegada puede, por tanto, cobrar la tarjeta del huésped en el momento en que llega la modificación.
📌 Nota
Cancelar un pago programado siempre envía un correo al huésped, y eso incluye los que cancela el recálculo. Si a la reserva le quedaban varios plazos, el huésped recibe un correo por cada pago cancelado antes de que aparezca el nuevo calendario.
Reservas con más de una cuenta
Cuando la reserva tiene varias cuentas, Amenitiz las cubre por número de cuenta, de la más baja a la más alta, hasta completar cada una: el mismo orden que usa cuando reasignas un pago en exceso a otra cuenta. Los reembolsos se reparten entre las cuentas que cubría el pago original.
Fianzas
Cuando tus Condiciones de venta fijan la fianza como un porcentaje de la reserva, el importe de la preautorización se mueve con el nuevo total. Una fianza de importe fijo se mantiene igual. Consulta cómo configurar preautorizaciones automáticas en las reservas.
Paso a paso
No recibes ningún aviso cuando se recalcula una reserva, así que revisa la reserva cuando llegue una modificación para saber qué se le ha cobrado al huésped.
Ve a
Reservasy abre la reserva modificada.Haz clic en
Ver detalles de reserva.Abre la pestaña
Pagosy revisa las líneas de pago. Los plazos cancelados aparecen comoCancelado, los nuevos comoProgramado, y el reembolso aparece bajo el pago del que proviene.Abre la pestaña
Cuentasy comprueba que ninguna cuenta se queda con un importe pendiente o con la etiquetaPagado de más.Si algo no cuadra, cobra o reembolsa tú la diferencia desde la pestaña
Pagos.
Reglas importantes
⚠️ Importante
Solo se recalculan las modificaciones de Booking.com y Expedia. Un precio que cambias tú en la pestaña Cuentas no mueve el calendario de pagos: consulta cómo modificar el precio de una reserva.
⚠️ Advertencia
Las cancelaciones no están incluidas. Cancelar una reserva de Booking.com o Expedia libera cualquier preautorización, pero no reembolsa el dinero ya cobrado. Si tu política de cancelación da derecho a un reembolso al huésped, emítelo tú.
📌 Nota
Una modificación que llega cuando el huésped ya ha hecho el check-in no se recalcula. Cobra o reembolsa tú la diferencia desde la pestaña Pagos.
Preguntas frecuentes
¿Funciona con Airbnb o con mis otros canales?
¿Funciona con Airbnb o con mis otros canales?
No. Solo se recalculan las modificaciones de Booking.com y Expedia. En el resto de canales y en las reservas directas, cobras o reembolsas tú la diferencia después de un cambio.
He cambiado yo el precio, ¿por qué no ha pasado nada con los pagos?
He cambiado yo el precio, ¿por qué no ha pasado nada con los pagos?
El recálculo lo dispara la modificación que envía la OTA, no un cambio que haces tú. Cuando modificas un cargo o un precio en la pestaña Cuentas, el total de la reserva se actualiza, pero el calendario de pagos se queda como estaba, así que cobras o reembolsas tú la diferencia.
¿Se le puede cobrar dos veces la misma noche al huésped?
¿Se le puede cobrar dos veces la misma noche al huésped?
No. Amenitiz cuenta todo lo que el huésped ya ha pagado antes de programar nada nuevo, y solo programa lo que falta. Los plazos que el huésped ya ha cubierto se dejan intactos.
¿El reembolso vuelve a la tarjeta del huésped?
¿El reembolso vuelve a la tarjeta del huésped?
Solo cuando el pago lo cobró AmenitizPay. En ese caso el dinero vuelve a la tarjeta original en un plazo de 5 a 10 días laborables. Cuando el pago lo cobró la OTA, es la OTA quien reembolsa al huésped y Amenitiz registra el reembolso para que tus cuentas coincidan: no sale dinero de tu cuenta.
¿Y si las condiciones de venta de la reserva no tienen calendario de pagos?
¿Y si las condiciones de venta de la reserva no tienen calendario de pagos?
No se puede reprogramar nada, porque no hay calendario que seguir. Cobra tú la diferencia desde la pestaña Pagos y añade un calendario de pagos a esa condición de venta para cubrir las próximas reservas. Lee cómo configurar y programar pagos en AmenitizPay.
Una cuenta sigue como Pagado de más después de una modificación, ¿qué hago?
Una cuenta sigue como Pagado de más después de una modificación, ¿qué hago?
Si otra cuenta de la misma reserva sigue con un importe pendiente, mueve el dinero de más a esa cuenta en lugar de reembolsarlo: consulta cómo reasignar un pago en exceso a otra cuenta. Si todo lo demás está liquidado, reembolsa el importe pagado de más desde la pestaña Pagos.
Mi huésped ha recibido correos de cancelación de pago tras cambiar su reserva, ¿por qué?
Mi huésped ha recibido correos de cancelación de pago tras cambiar su reserva, ¿por qué?
Porque cada pago programado que se cancela envía al huésped el correo de cancelación habitual, incluidos los que cancela el recálculo. No ha fallado nada: los nuevos plazos aparecen justo después como Programado. Si el huésped pregunta, dile que su plan de pago se ha rehecho para las nuevas fechas.