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Comment comprendre les chiffres du rapport des charges (export Charges TVA)

Référence de chaque colonne du Rapport de charges — l’export Excel du rapport Charges TVA, avec chaque nuit, extra et taxe de séjour jour par jour pour rapprocher charges, paiements et factures.

Vue d'ensemble

Le Rapport de charges liste chaque charge — nuits réservées, extras et taxes de séjour — pour toutes les réservations sur la période choisie. Chaque charge est sa propre ligne, donc une réservation de 3 nuits avec petit-déjeuner apparaît en plusieurs lignes. C'est le rapport à consulter quand vous voulez vérifier que les charges, les paiements et les factures correspondent pour un jour ou un mois donné.

📌 Remarque

Vous cherchez le Rapport de charges ? Dans Rapports, c'est l'export Excel de Charges TVA, dans Conformité : une ligne par charge et par jour. À l'écran, Charges TVA regroupe la TVA collectée par taux de TVA.

Cet article n'est pas un tutoriel pas à pas — c'est une référence. Vous trouverez ci-dessous comment générer le rapport et ce que signifie chaque colonne.

Avant de commencer

  • Le rapport inclut toutes les charges des réservations actives — payées ou non, facturées ou non. Les réservations annulées disparaissent entièrement du rapport.

  • Pour les réservations OTA, le taux de TVA n'est parfois pas récupérable depuis le canal et ressort à 0 % ou faux. Vous pouvez le corriger sur une charge depuis les détails de la réservation, et le rapport reflète la correction.

  • Vous téléchargez le fichier vous-même, en Excel ou en CSV, ou vous l'envoyez par e-mail à 10 personnes maximum.

Comment obtenir le rapport

  1. Cliquez sur Rapports dans le menu principal.

  2. Dans Tous les rapports par catégorie, repérez Conformité et cliquez sur Charges TVA. Vous pouvez aussi saisir son nom dans Rechercher des rapports.

  3. Choisissez la Période que le fichier doit couvrir.

  4. Cliquez sur Exporter et choisissez Exporter en Excel. Le fichier liste chaque charge de la période, une ligne par charge et par date. Pour l’envoyer par e-mail, cliquez sur E-mail — voir Comment télécharger ou envoyer vos rapports par e-mail.

Ce que signifie chaque colonne

  1. Date — le jour où la charge a été consommée par le client, ou la date que vous avez fixée en ajoutant la charge manuellement. Un séjour de 3 nuits produit trois lignes de nuit-réservée, une par date.

  2. Type — quel genre de charge : nuit réservée, taxe de séjour, extra, ou un champ libre personnalisé si vous en avez ajouté.

  3. Catégorie — uniquement renseignée pour le type Extra. Affiche la catégorie à laquelle vous avez relié l'extra dans vos paramètres. Vide si l'extra n'est pas lié à une catégorie. Voir comment créer et gérer les catégories d'extras.

  4. Code comptable — le code comptable attaché à la charge. Pour les nuits réservées, c'est toujours Chambre vendue. Pour les extras, c'est le code comptable défini sur la catégorie de l'extra. Vide si aucun code n'est configuré.

  5. Description — le nom de l'extra, ou la catégorie de chambre pour les lignes de nuit-réservée. C'est ce qui vous permet de distinguer deux lignes du même Type.

  6. Client — le nom de la personne qui a fait la réservation. Si le réservant et l'occupant sont différents, cette colonne affiche le nom du réservant.

  7. Référence de réservation — la référence interne Amenitiz. Utilisez-la pour retrouver la réservation depuis la barre de recherche en haut de l'admin, ou pour la transmettre au support en cas de problème.

  8. Revenu des charges (HT) — le revenu de cette ligne, avant TVA.

  9. Taux TVA — le % de TVA appliqué à la charge, selon ce que vous avez défini à la création de la chambre ou de l'extra. Si vous l'avez modifié manuellement dans les détails de la réservation, c'est cette valeur qui apparaît ici.

  10. Montant TVA — la TVA en valeur. Calculée comme taux × montant HT ; reflète aussi toute modification manuelle sur la réservation.

  11. Revenu des charges (TTC) — le total TTC de la ligne. Égal au montant HT + montant TVA.

  12. Source — d'où provient la réservation : Amenitiz (votre moteur de réservation), manuel (saisie directement dans l'admin), ou le nom du canal OTA.

FAQ

Où trouver le Rapport de charges ?

Allez dans Rapports, puis Conformité, puis Charges TVA. Cliquez sur Exporter et choisissez Exporter en Excel. Ce fichier Excel est le Rapport de charges. À l'écran, vous ne voyez que les totaux de TVA par taux.

Pourquoi une réservation annulée n'apparaît-elle pas dans le rapport ?

Les réservations annulées sont retirées entièrement du rapport — aucune ligne pour aucune de leurs charges. Si vous voulez auditer les annulations, cela se trouve dans l'historique de la réservation, pas dans le Rapport de charges.

Le taux de TVA est à 0 % sur une charge OTA — comment corriger ?

Ouvrez la réservation depuis Réservations, trouvez la charge dans le détail de la réservation, et mettez à jour le taux de TVA manuellement. Au prochain export du Rapport de charges, le taux corrigé apparaît.

Pourquoi une seule réservation génère-t-elle plusieurs lignes ?

Chaque ligne est une charge pour une date. Une réservation de trois nuits avec un petit-déjeuner par nuit donne trois lignes de nuit-réservée + trois lignes de petit-déjeuner. Ce découpage quotidien est précisément ce qui rend le rapport utile pour rapprocher paiements et factures jour par jour.

Que signifie « Chambre vendue » dans la colonne Code comptable ?

Les nuits ne portent pas de code comptable personnalisé comme les extras — elles sont toujours étiquetées Chambre vendue dans la colonne Code comptable. Les extras héritent leur code comptable de la catégorie à laquelle ils sont reliés.

Puis-je obtenir le rapport en CSV ?

Oui. Cliquez sur Exporter et choisissez Exporter en CSV. Le CSV contient les mêmes lignes et colonnes que le fichier Excel.

Comment obtenir le total de la taxe de séjour sur un mois ?

Exportez Charges TVA pour ce mois. Dans le fichier Excel, filtrez la colonne Type pour ne garder que les lignes de taxe de séjour, puis additionnez la colonne Revenu des charges (TTC).

Comment lister tous les extras vendus sur une période ?

Exportez Charges TVA pour la période et filtrez la colonne Type pour ne garder que les lignes d'extras. Chaque extra a sa propre ligne : Description donne son nom et Catégorie le groupe auquel il appartient.

Le rapport déduit-il la commission de l'OTA ?

Non. Les montants correspondent à ce que le client paie pour le séjour. La commission de l'OTA ne figure pas dans ce fichier : pour les réservations OTA, le revenu affiché ici est donc plus élevé que ce que vous recevez du canal.

Pourquoi les charges d'une réservation tombent-elles dans un autre mois que son paiement ?

La colonne Date correspond au jour du séjour, pas au jour où vous avez été payé. Un acompte encaissé en septembre pour un séjour en octobre apparaît en octobre. Pour voir les paiements à la date où vous les avez reçus, utilisez le Rapport des paiements.

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