Quand un client modifie une réservation Booking.com ou Expedia — séjour raccourci, nuits supplémentaires, autre chambre —, le montant dû change avec elle. Amenitiz recalcule les paiements de cette réservation pour qu'elle ne reste ni trop payée ni insuffisamment payée.
Ce qui se passe ensuite dépend de qui encaisse l'argent. Si l'OTA l'encaisse, Amenitiz enregistre la différence pour que votre comptabilité corresponde à ce que l'OTA vous a réellement versé. Si AmenitizPay l'encaisse, Amenitiz reconstruit aussi l'échéancier de paiement sur le nouveau total de la réservation.
Avant de commencer
Ceci ne concerne que les réservations Booking.com et Expedia. Les autres canaux et les réservations directes conservent leur fonctionnement actuel.
Cela s'applique aux modifications que l'OTA envoie avant l'arrivée du client. Les changements effectués une fois le séjour commencé ne sont pas recalculés : gérez-les vous-même depuis la réservation.
AmenitizPay doit être actif et les Conditions de vente de la réservation doivent comporter un échéancier de paiement pour que les paiements soient reprogrammés.
Quand l'OTA encaisse le paiement
Le client a payé Booking.com ou Expedia : l'argent n'est jamais passé par AmenitizPay. Il n'y a pas d'échéancier à modifier — Amenitiz enregistre la différence sur la réservation pour que vos notes correspondent au versement de l'OTA.
Le nouveau total est plus bas
L'OTA rembourse le client directement. Amenitiz enregistre un remboursement de la différence sur la réservation et annule tout paiement encore en Programmé. Aucun argent ne quitte votre compte : le remboursement enregistré est une écriture comptable qui maintient la réservation à l'équilibre.
Le nouveau total est plus élevé
L'OTA encaisse le montant supplémentaire auprès du client. Amenitiz enregistre un paiement de la différence sur la réservation, afin que celle-ci affiche le montant total que l'OTA va vous verser.
📌 Note
Les remboursements et paiements enregistrés ne déplacent pas d'argent. Ils consignent ce que l'OTA a déjà fait, pour que le total de la réservation, vos notes et vos rapports concordent. Lisez comment rembourser un paiement pour la différence entre un remboursement et un remboursement enregistré.
Quand AmenitizPay encaisse le paiement
Ici, Amenitiz détient la carte et doit au client un échéancier correct. Il compare ce que le client a déjà payé au nouveau total de la réservation, puis agit sur la différence.
Le montant déjà payé correspond au nouveau total
Rien n'est dû. Amenitiz annule tous les paiements encore en Programmé et laisse la réservation soldée.
Le montant déjà payé dépasse le nouveau total
Amenitiz rembourse la différence sur la carte utilisée par le client et annule tous les paiements encore en Programmé. Le remboursement parvient sur la carte du client sous 5 à 10 jours ouvrés.
Le montant déjà payé est inférieur au nouveau total
Amenitiz annule tous les paiements encore en Programmé, calcule ce qu'il reste à encaisser et crée un nouvel échéancier pour ce montant à partir des Conditions de vente de la réservation, avec les nouvelles dates de séjour. Tout ce que le client a déjà payé est imputé d'abord aux échéances les plus anciennes : on ne lui redemande jamais deux fois la même somme.
Un client a payé 650 en deux paiements. La réservation est ensuite prolongée et le nouveau total est de 1 000. Les conditions de vente prévoient 40 % à la réservation, 30 % quatre-vingt-dix jours avant l'arrivée, 20 % un jour avant l'arrivée et 10 % un jour avant le départ.
Les 400 dus à la réservation sont déjà couverts. Sur les 300 dus quatre-vingt-dix jours avant l'arrivée, 250 sont couverts : Amenitiz programme donc 50. Il programme ensuite 200 pour un jour avant l'arrivée et 100 pour un jour avant le départ, tous deux sur les nouvelles dates de séjour.
⚠️ Important
Si le nouvel échéancier place une échéance à une date déjà passée, ce paiement est encaissé immédiatement au lieu d'attendre. Prolonger une réservation peu avant l'arrivée peut donc débiter la carte du client dès que la modification arrive.
📌 Note
L'annulation d'un paiement programmé envoie toujours un e-mail au client, y compris pour ceux annulés par le recalcul. S'il restait plusieurs échéances sur la réservation, le client reçoit un e-mail par paiement annulé avant l'apparition du nouvel échéancier.
Réservations comportant plusieurs notes
Quand la réservation comporte plusieurs notes, Amenitiz les couvre par numéro de note, du plus petit au plus grand, jusqu'à ce que chacune soit soldée — le même ordre que lorsque vous réaffectez un trop-perçu à une autre note. Les remboursements sont répartis entre les notes que couvrait le paiement d'origine.
Cautions
Lorsque vos Conditions de vente fixent la caution en pourcentage de la réservation, le montant de la pré-autorisation évolue avec le nouveau total. Une caution à montant fixe reste inchangée. Voir comment mettre en place des pré-autorisations automatiques sur les réservations.
Étape par étape
Vous n'êtes pas averti quand une réservation est recalculée : vérifiez donc la réservation après l'arrivée d'une modification pour savoir ce qui a été débité au client.
Allez dans
Réservationset ouvrez la réservation modifiée.Cliquez sur
Voir le détail.Ouvrez l'onglet
Paiementset lisez les lignes de paiement. Les échéances annulées apparaissent enAnnulé, les nouvelles enProgrammé, et le remboursement figure sous le paiement dont il provient.Ouvrez l'onglet
Noteset vérifiez qu'aucune note ne conserve un montant dû ni le badgeTrop-perçu.Si quelque chose ne colle pas, encaissez ou remboursez vous-même la différence depuis l'onglet
Paiements.
Règles importantes
⚠️ Important
Seules les modifications Booking.com et Expedia sont recalculées. Un prix que vous modifiez vous-même dans l'onglet Notes ne déplace pas l'échéancier de paiement — voir comment modifier le prix d'une réservation.
⚠️ Avertissement
Les annulations ne sont pas couvertes. Annuler une réservation Booking.com ou Expedia libère la pré-autorisation, mais ne rembourse pas l'argent déjà débité. Si votre politique d'annulation ouvre droit à un remboursement, effectuez-le vous-même.
📌 Note
Une modification qui arrive après l'arrivée du client n'est pas recalculée. Encaissez ou remboursez vous-même la différence depuis l'onglet Paiements.
Questions fréquentes
Est-ce que cela fonctionne avec Airbnb ou mes autres canaux ?
Est-ce que cela fonctionne avec Airbnb ou mes autres canaux ?
Non. Seules les modifications Booking.com et Expedia sont recalculées. Sur tous les autres canaux et sur les réservations directes, vous encaissez ou remboursez vous-même la différence après un changement.
J'ai modifié le prix moi-même : pourquoi rien ne s'est passé sur les paiements ?
J'ai modifié le prix moi-même : pourquoi rien ne s'est passé sur les paiements ?
Le recalcul est déclenché par la modification envoyée par l'OTA, pas par une modification que vous faites. Quand vous changez une charge ou un prix dans l'onglet Notes, le total de la réservation est mis à jour mais l'échéancier reste tel quel : vous encaissez ou remboursez vous-même la différence.
Le client risque-t-il d'être débité deux fois pour la même nuit ?
Le client risque-t-il d'être débité deux fois pour la même nuit ?
Non. Amenitiz comptabilise tout ce que le client a déjà payé avant de programmer quoi que ce soit, et ne programme que le solde manquant. Les échéances déjà couvertes sont laissées intactes.
Le remboursement revient-il sur la carte du client ?
Le remboursement revient-il sur la carte du client ?
Uniquement quand AmenitizPay a encaissé le paiement. L'argent revient alors sur la carte d'origine sous 5 à 10 jours ouvrés. Quand l'OTA a encaissé le paiement, c'est elle qui rembourse le client et Amenitiz enregistre le remboursement pour que votre comptabilité concorde : aucun argent ne quitte votre compte.
Et si les conditions de vente de la réservation n'ont pas d'échéancier de paiement ?
Et si les conditions de vente de la réservation n'ont pas d'échéancier de paiement ?
Rien ne peut être reprogrammé, faute d'échéancier à suivre. Encaissez vous-même la différence depuis l'onglet Paiements, et ajoutez un échéancier à cette condition de vente pour couvrir les prochaines réservations. Lisez comment configurer et programmer des paiements dans AmenitizPay.
Une note reste en Trop-perçu après une modification : que faire ?
Une note reste en Trop-perçu après une modification : que faire ?
Si une autre note de la même réservation a encore un montant dû, déplacez-y l'argent en trop au lieu de le rembourser — voir comment réaffecter un trop-perçu à une autre note. Si tout le reste est soldé, remboursez le trop-perçu depuis l'onglet Paiements.
Mon client a reçu des e-mails d'annulation de paiement après avoir modifié sa réservation : pourquoi ?
Mon client a reçu des e-mails d'annulation de paiement après avoir modifié sa réservation : pourquoi ?
Parce que chaque paiement programmé annulé envoie au client l'e-mail d'annulation habituel, y compris ceux annulés par le recalcul. Rien n'a échoué : les nouvelles échéances apparaissent juste après en Programmé. Si le client pose la question, expliquez-lui que son échéancier a été reconstruit pour les nouvelles dates.