Visão geral
Este artigo explica como os encargos, as faturas, os pagamentos e as faturas fiscais estão ligados no Amenitiz e como interagem ao longo do ciclo de vida de uma reserva.
É útil para compreender por que certas ações estão disponíveis ou bloqueadas, como são calculados os valores em dívida e como a faturação ou os reembolsos afetam uma reserva.
Especialmente útil se tiver dúvidas sobre porque é que uma fatura está aberta ou fechada, porque não consegue editar encargos, ou como os pagamentos aparecem nas faturas.
Antes de começar
Este artigo descreve o funcionamento do sistema; não substitui um guia passo a passo.
As explicações aplicam-se à utilização em desktop.
Algumas ações requerem o cancelamento da fatura antes de serem possíveis.
Como funciona a lógica de faturação
1. Compreender os encargos
Os encargos representam tudo o que o hóspede deve pagar por uma reserva, como:
Alojamento
Extras
Taxas municipais
Encargos personalizados
Os encargos estão sempre associados a uma reserva e agrupados em faturas.
2. Compreender as Contas
As contas agrupam os encargos. Existem dois tipos:
Conta aberta
Contém encargos ainda não faturados
Os encargos podem ser editados ou eliminados (exceto se existir um rascunho de fatura fiscal)
Só pode haver uma fatura aberta por reserva
Conta fechada
Contém encargos já faturados
Está associada a uma fatura fiscal emitida (por exemplo, INV-31)
Os encargos não podem ser editados, a menos que a fatura seja cancelada
Uma conta é considerada fechada apenas quando uma fatura fiscal é emitida, não quando está em rascunho.
3. Compreender os pagamentos
Os pagamentos representam os montantes recebidos do hóspede.
Regras importantes:
Os pagamentos estão ligados à reserva, não a encargos específicos
Uma reserva pode ter vários pagamentos
Os pagamentos podem cobrir uma ou mais faturas
O valor em dívida é calculado ao comparar:
Total de encargos
Total de pagamentos recebidos
4. Compreender as faturas fiscais
As faturas fiscais são documentos legais criados a partir de uma ou mais faturas.
Quando emite uma fatura fiscal:
As faturas selecionadas são fechadas
Os encargos deixam de poder ser editados
A fatura pode incluir um ou mais pagamentos
Rascunhos de fatura:
Não fecham faturas
Podem bloquear a edição de encargos enquanto existirem
Para emitir ou cancelar uma fatura, consulte o artigo Como criar e emitir uma fatura.
5. Como afetam as edições e os cancelamentos
Uma vez emitida a fatura, os encargos não podem ser modificados
Para editar, é necessário cancelar a fatura (cria-se uma nota de crédito)
O cancelamento reabre a fatura associada e torna os encargos editáveis novamente
6. Como os reembolsos se encaixam no processo
Os reembolsos estão sempre ligados aos pagamentos.
Reembolsos emitidos devolvem dinheiro ao hóspede
Reembolsos registados são apenas lançamentos contabilísticos
Os reembolsos não alteram automaticamente as faturas fiscais emitidas
A estrutura das faturas não afeta o processo de reembolso
Para instruções detalhadas, consulte o artigo Como reembolsar um pagamento.
Perguntas frequentes
Porque é que há um valor em dívida se a fatura está fechada?
Porque é que há um valor em dívida se a fatura está fechada?
Uma fatura fechada significa apenas que os encargos foram faturados. O valor em dívida depende dos pagamentos recebidos, não do estado da fatura.
Porque não consigo editar encargos se a fatura está aberta?
Porque não consigo editar encargos se a fatura está aberta?
Se existir um rascunho de fatura fiscal, os encargos da fatura aberta não podem ser editados. Elimine o rascunho para poder editá-los.
Posso emitir uma fatura fiscal com várias faturas?
Posso emitir uma fatura fiscal com várias faturas?
Sim, pode incluir várias faturas fechadas e encargos da fatura aberta numa única fatura fiscal.
O que acontece se eliminar um encargo depois de a reserva ter sido paga?
O que acontece se eliminar um encargo depois de a reserva ter sido paga?
O valor em dívida é recalculado. A reserva pode ficar com pagamento a mais ou apresentar um novo saldo em dívida. Atualize a página para ver as alterações.
Os pagamentos podem ser repartidos entre faturas?
Os pagamentos podem ser repartidos entre faturas?
Sim. Os pagamentos não estão associados a encargos específicos, pelo que pode escolher quais os pagamentos a incluir em cada fatura fiscal.