Nota: A nova gestão de Contas está a ser disponibilizada aos clientes portugueses de forma faseada. Se ainda não a vê no seu painel, será ativada em breve na sua conta.

Visão geral

Este artigo explica como criar, gerir e transferir faturas na plataforma. Uma faturação correta é essencial para manter a exatidão financeira e a transparência com os seus hóspedes. As instruções abaixo guiam-no no acesso, na compreensão e no tratamento das faturas, para que o processo de faturação da sua propriedade corra sem problemas.

Hóspede e cliente da fatura

Ao emitir uma fatura a partir de uma reserva, é importante perceber a diferença entre o hóspede e o cliente da fatura.

O hóspede pertence à reserva e representa a pessoa que ficou alojada.
O cliente da fatura é o destinatário legal da fatura.
O hóspede e o cliente da fatura podem ser a mesma pessoa, mas não têm de ser.

Por exemplo, um hóspede pode ficar alojado na propriedade enquanto a fatura é emitida a:

Uma empresa
Uma agência
Outro terceiro

Selecionar ou alterar o cliente da fatura:

Não altera o hóspede
Não altera a reserva
Não altera os encargos nem os pagamentos

As faturas são sempre criadas a partir da reserva e das suas Contas, que reúnem os encargos registados para essa reserva. Escolher um cliente de fatura apenas determina a quem a fatura é dirigida.

Antes de começar

Tem de ter acesso à barra lateral de Administração.
O seu perfil de faturação tem de estar corretamente configurado.
Algumas ações sobre faturas dependem de os pagamentos já terem sido registados.

Instruções passo a passo

1. Aceder à área de faturação

Inicie sessão na barra lateral de Administração.
Vá a Faturas → Faturas.
A partir daqui, pode:
- Ver todas as faturas
- Transferir, enviar ou cancelar faturas existentes

2. Criar uma fatura

⚠️ Importante: A numeração de faturas na Amenitiz é contínua e não é reiniciada automaticamente no início de um novo ano. Quando atualiza o prefixo da fatura, a sequência de numeração é reiniciada automaticamente. As alterações de prefixo são aplicadas à meia-noite. Isto significa que as faturas emitidas no mesmo dia da alteração mantêm o prefixo e a sequência atuais. As faturas emitidas a partir do dia seguinte passam a usar o novo prefixo, começando em 1.

Exemplo:
Se as suas faturas usarem atualmente o prefixo INV2025 (por exemplo, INV2025-145), pode optar por atualizar o prefixo para INV2026. A partir desse momento, as novas faturas usarão o prefixo atualizado, INV2026-1.

Criar uma fatura a partir de uma reserva

Vá a Reservas.
Abra a reserva pretendida.
Vá ao separador Faturas, do lado direito.
Clique em Criar novo.
Escolha o destinatário da fatura:
- Hóspede
- Cliente
- Ou adicione os dados do cliente, se ambos forem necessários

Selecione que encargos ou Contas pretende incluir na fatura, bem como os pagamentos a associar-lhe.

Clique em Emitir fatura. Depois de uma fatura ser emitida, a Conta relacionada fica fechada, ou seja, os encargos incluídos nessa fatura ficam bloqueados até a fatura ser cancelada.

Para guardar a fatura como fatura pro forma, use a opção Guardar como pro forma depois de selecionar os encargos e os pagamentos. Isto cria um documento preliminar não fiscal que pode rever, editar, enviar ao cliente e, mais tarde, converter numa fatura final emitida.

📌 Notas:

Pode criar várias faturas para a mesma reserva.
Se nem todos os pagamentos estiverem registados, a fatura continua editável.
Assim que todos os pagamentos estiverem registados, a fatura deixa de ser editável.
As faturas pro forma são úteis para preparar e partilhar uma fatura preliminar com os clientes antes de finalizar o documento fiscal. Consulte Como criar e gerir faturas pro forma para todos os detalhes.

Precisa de faturar várias reservas ou contas de uma só vez?

Para faturação em massa — em várias reservas ou para contas de visitantes — use a página Contas. Consulte Como encontrar, faturar e registar pagamentos das suas contas num só lugar.

3. Escolher entre faturas detalhadas e simplificadas

A Amenitiz suporta dois formatos de fatura.

Faturas detalhadas
- Mostram a discriminação dos encargos por noite.
- Úteis quando os hóspedes precisam de total transparência de preços.
Faturas simplificadas
- Agrupam os encargos por tipo (por exemplo, alojamento, extras).
- Oferecem um resumo mais limpo e de alto nível.

Para escolher o tipo de fatura predefinido:

Vá a Faturas → Definições.
Selecione o modo de fatura Detalhado ou Simplificado.
Clique em Guardar.

📌 Notas:

O tipo de fatura (detalhada ou simplificada) é independente da numeração das faturas.
Alterar o prefixo ou as definições de numeração não afeta as faturas existentes.

4. Compreender os estados da fatura e do pagamento

Estado da fatura

Pro forma: Um documento preliminar não fiscal. Pode ser editado, enviado ao cliente e, mais tarde, convertido numa fatura final emitida. As faturas pro forma têm a sua própria secção em Faturas → Faturas pro forma e seguem uma sequência de numeração separada.
Emitida: A fatura é final. Não pode ser editada e tem de ser cancelada para efetuar alterações.
Cancelada: A fatura foi anulada.

Estado do pagamento

Paga: Valor total recebido
Por pagar: Nenhum pagamento registado
Parcial: Pagamento parcial recebido
Pagamento em excesso: O pagamento excede o valor da fatura

Vantagens das faturas pro forma:

As faturas pro forma permitem-lhe preparar e rever um documento preliminar antes de finalizar a fatura fiscal.
Podem ser partilhadas com os clientes para confirmação, sem criar uma obrigação fiscal.
São assinadas digitalmente, numeradas e arquivadas para efeitos de conformidade.

5. Rever os detalhes da fatura

Para cada fatura, pode consultar:

Data da fatura
Número da fatura (com base na sua sequência de numeração)
Dados do hóspede ou do cliente
Valor total cobrado
Pagamentos e transações associados

6. Enviar, transferir ou cancelar uma fatura

Localize a fatura em Faturas → Faturas.
Clique no menu de três pontos junto à fatura.
Escolha entre:
- Ver detalhes
- Transferir o PDF
- Enviar por e-mail
- Cancelar a fatura

Perguntas frequentes

Posso editar uma fatura emitida?

Não. Depois de emitida, uma fatura não pode ser editada. Tem de a cancelar e criar uma nova fatura.

A partir de onde posso criar faturas?

Pode criar faturas a partir de uma reserva (Reservas → Reserva → separador Faturas). Para faturação em massa em várias reservas ou contas de visitantes, use a página Contas — consulte Como encontrar, faturar e registar pagamentos das suas contas num só lugar. Também pode criar faturas pro forma (documentos preliminares não fiscais) — consulte Como criar e gerir faturas pro forma.

Porque não consigo emitir uma fatura a partir de uma reserva?

Normalmente isto acontece porque nem todos os pagamentos foram registados. Garanta que todos os pagamentos da reserva estão registados antes de emitir a fatura. Outra causa comum são códigos fiscais inválidos ou em falta. Verifique que o código fiscal introduzido nos dados do cliente cumpre os requisitos de validação necessários.

O que causa problemas na ativação do perfil de faturação?

Os problemas na ativação do perfil de faturação são normalmente causados por dados da empresa em falta ou incorretos. Para resolver:

Vá a Faturas → Definições → Informações da empresa.
Verifique que todos os campos obrigatórios estão preenchidos, incluindo:
- Nome legal da empresa
- Número de registo da empresa
- Morada
Reveja a configuração de IVA:
- Certifique-se de que o número de IVA está introduzido corretamente.
- Garanta que o IVA está ativado onde for necessário.

Se algum campo obrigatório estiver em falta ou incorreto, a faturação não pode ser ativada e as faturas não podem ser emitidas. Se encontrar erros relacionados com prefixos de IVA, remova o código do país (por exemplo, «PT») antes do número de IVA e guarde as alterações. Depois, tente gerar a fatura novamente.

Porque recebo erros ao emitir uma fatura?

Os erros ao emitir uma fatura são normalmente causados por informação em falta ou pagamentos incompletos. Verifique os seguintes pontos por ordem:

Verifique os pagamentos registados
- Abra a reserva associada à fatura.
- Certifique-se de que todos os pagamentos da reserva foram registados.
- Se faltarem pagamentos, registe-os antes de emitir a fatura.
Confirme os dados fiscais do cliente
- Abra os dados do cliente da reserva ou da fatura.
- Verifique que o número de identificação fiscal é válido e está corretamente formatado, usando o Sistema de Intercâmbio de Informações sobre o IVA (VIES).
- Corrija eventuais erros antes de emitir a fatura.
Remova caracteres especiais dos dados do cliente
- Reveja campos como o código postal e a morada.
- Remova caracteres especiais ou símbolos que possam causar erros de validação.
Mapeamento de campos incorreto a partir de integrações
- Por vezes, o número de passaporte/documento de identidade pode preencher incorretamente o campo do código fiscal.
- Abra a reserva relacionada na Amenitiz.
- Edite os dados do cliente.
- Corrija manualmente o campo do código fiscal.
Garanta dados de faturação completos e válidos
- Certifique-se de que todos os campos obrigatórios, como Nome, Morada e dados fiscais, estão preenchidos corretamente.
- Verifique os números de IVA removendo prefixos desnecessários e guardando as atualizações nos dados da empresa, caso ocorram erros.

Posso reiniciar a sequência de numeração das faturas?

A numeração das faturas não pode ser alterada retroativamente. Recomendamos rever ou atualizar a numeração das faturas apenas no início de um novo ano civil, antes de emitir qualquer fatura. Depois de uma fatura ser emitida, o seu número e prefixo ficam bloqueados e não podem ser modificados.

O que acontece se uma fatura for paga em excesso?

Pode emitir um reembolso ou ajustar o saldo numa reserva futura.

Como se relacionam as Contas com as faturas?

As Contas reúnem os encargos registados para uma reserva.

Quando emite uma fatura, os encargos incluídos nessa fatura passam a fazer parte de uma Conta fechada. Os encargos que ainda não foram faturados permanecem na Conta aberta. Se for necessário modificar uma fatura, é preciso cancelá-la primeiro, o que reabre os encargos associados para que possam ser editados ou faturados novamente.

Qual é a diferença entre uma fatura pro forma e uma fatura emitida?

Uma fatura pro forma é um documento preliminar não fiscal que pode preparar, editar e partilhar com um cliente antes de finalizar a venda. Não fecha contas nem afeta os seus registos fiscais. Quando estiver pronto, pode convertê-la numa fatura final emitida. Consulte Como criar e gerir faturas pro forma para mais detalhes.

Como criar, gerir e transferir faturas