Quando uma reserva é alterada antes da chegada do hóspede — novas datas, outro quarto, mais hóspedes, um novo preço, um extra ou a taxa turística —, o valor em dívida muda com ela. A Amenitiz recalcula os pagamentos dessa reserva para que não fique paga em excesso nem por pagar.
O que acontece depois depende de quem cobra o dinheiro. Se for a OTA a cobrar, a Amenitiz regista a diferença para que a sua contabilidade corresponda ao que a OTA lhe pagou de facto. Se for a AmenitizPay a cobrar, a Amenitiz reconstrói também o plano de pagamentos com base no novo total da reserva.
Antes de começar
Qualquer alteração conta, seja quem for que a faça: uma alteração enviada pela Booking.com ou pela Expedia, ou uma alteração feita por si (datas, quartos, hóspedes, preço, extras, taxa turística).
Aplica-se às alterações feitas antes do início da estadia. A partir do dia de chegada (inclusive), nada é recalculado: cobre ou reembolse a diferença no separador Pagamentos.
A AmenitizPay tem de estar ativa e os Termos de vendas da reserva têm de ter um plano de pagamentos para que os pagamentos sejam reagendados.
Quando a OTA cobra o pagamento
O hóspede pagou à Booking.com ou à Expedia, pelo que o dinheiro nunca passou pela AmenitizPay. Não há plano de pagamentos para alterar: a Amenitiz regista a diferença na reserva para que as suas contas correspondam ao pagamento da OTA.
O novo total é mais baixo
A OTA reembolsa o hóspede diretamente. A Amenitiz regista um reembolso pela diferença na reserva e cancela qualquer pagamento que continue em Agendado. Não sai dinheiro da sua conta: o reembolso registado é um lançamento contabilístico que mantém a reserva equilibrada.
O novo total é mais alto
A OTA cobra o valor adicional ao hóspede. A Amenitiz regista um pagamento pela diferença na reserva, para que a reserva mostre o valor total que a OTA lhe vai pagar.
📌 Nota
Os reembolsos e pagamentos registados não movimentam dinheiro. Registam o que a OTA já fez, para que o total da reserva, as suas contas e os seus relatórios coincidam. Leia como reembolsar um pagamento para a diferença entre um reembolso e um reembolso registado.
Quando a AmenitizPay cobra o pagamento
Isto abrange as reservas do seu site, as reservas manuais criadas com Seguir o calendário do plano de tarifas e as reservas da Booking.com ou da Expedia em que a AmenitizPay cobra o cartão do hóspede. As reservas manuais criadas sem pagamento não são afetadas.
Aqui é a Amenitiz que detém o cartão e deve ao hóspede um plano correto. Compara o que o hóspede já pagou com o novo total da reserva e depois atua sobre a diferença.
O já pago corresponde ao novo total
Não há nada em dívida. A Amenitiz cancela todos os pagamentos que continuem em Agendado e deixa a reserva liquidada.
O já pago é superior ao novo total
A Amenitiz cancela todos os pagamentos que continuem em Agendado. Nada é reembolsado automaticamente: a conta aparece como Pago em excesso com o valor a mais, e cabe-lhe a si decidir se reembolsa o hóspede ou se pretende mover o dinheiro para outra conta.
O já pago é inferior ao novo total
A Amenitiz cancela todos os pagamentos que continuem em Agendado, calcula o que falta cobrar e cria um plano novo para esse valor a partir dos Termos de vendas da reserva, com as novas datas de estadia. Tudo o que o hóspede já pagou conta primeiro para as prestações mais antigas, pelo que nunca lhe é pedido duas vezes o mesmo dinheiro.
Um hóspede pagou 650 em dois pagamentos. A reserva é depois prolongada e o novo total é 1.000. Os termos de vendas indicam 40% na reserva, 30% noventa dias antes da chegada, 20% um dia antes da chegada e 10% um dia antes da partida.
Os 400 devidos no momento da reserva já estão cobertos. Dos 300 devidos noventa dias antes da chegada, 250 estão cobertos, pelo que a Amenitiz agenda 50. Depois agenda 200 para um dia antes da chegada e 100 para um dia antes da partida, ambos com as novas datas de estadia.
⚠️ Importante
Se parte do novo total já estiver devida segundo os seus Termos de vendas — por exemplo, quando pedem 100% no momento da reserva, ou quando a nova data de chegada fica antes do prazo do saldo —, esse valor é cobrado na próxima execução diária de pagamentos, na manhã seguinte (por volta das 10:30, hora de Madrid). Adicionar um extra ou aumentar o preço de uma reserva já paga pode, por isso, debitar o cartão do hóspede na manhã seguinte.
📌 Nota
Cancelar um pagamento agendado envia sempre um email ao hóspede, incluindo os que são cancelados pelo recálculo. Se a reserva ainda tinha várias prestações por correr, o hóspede recebe um email por cada pagamento cancelado antes de aparecer o novo plano.
Se não quiser que o hóspede seja cobrado automaticamente
Se o hóspede preferir pagar na receção, com outro cartão ou em numerário, cancele o novo pagamento agendado antes da execução de pagamentos da manhã seguinte:
Abra a reserva e aceda ao separador
Pagamentos.Encontre o novo pagamento com o estado
Agendadoe clique emCancelar pagamento.Cobre o valor mais tarde no separador
Pagamentos— com o cartão guardado, um link de pagamento, o terminal de pagamento ou em numerário.
⚠️ Importante
Qualquer alteração posterior à reserva antes do início da estadia volta a recalcular o plano. Verifique o separador Pagamentos após cada alteração.
📌 Nota
Se a cobrança já tiver sido feita, reembolse-a no separador Pagamentos e cobre o valor da forma que o hóspede preferir. Consulte como reembolsar um pagamento.
Reservas com mais do que uma conta
Quando a reserva tem várias contas, a Amenitiz cobre-as por número de conta, do mais baixo para o mais alto, até cada uma ficar liquidada — a mesma ordem que usa quando reatribui um pagamento em excesso a outra conta. Os reembolsos são distribuídos pelas contas que o pagamento original cobria.
Cauções
Quando os seus Termos de vendas definem a caução como uma percentagem da reserva, o valor da pré-autorização acompanha o novo total. Uma caução de valor fixo mantém-se igual. Consulte Como automatizar pré-autorizações no AmenitizPay.
Passo a passo
Não recebe qualquer aviso quando uma reserva é recalculada, por isso verifique a reserva depois de chegar uma alteração para saber o que foi cobrado ao hóspede.
Vá a
Reservase abra a reserva alterada.Clique em
Ver detalhes da reserva.Abra o separador
Pagamentose leia as linhas de pagamento. As prestações canceladas aparecem comoCancelado, as novas comoAgendado, e o reembolso aparece sob o pagamento de onde veio.Abra o separador
Contase confirme que nenhuma conta fica com valor em dívida ou com a etiquetaPago em excesso.Se algo não bater certo, cobre ou reembolse a diferença no separador
Pagamentos.
Regras importantes
⚠️ Importante
As alterações feitas por si também contam. Editar um preço no separador Contas, adicionar um extra ou adicionar a taxa turística antes do início da estadia recalcula o plano de pagamentos, tal como uma alteração da OTA: consulte como modificar o preço de uma reserva.
⚠️ Aviso
Os cancelamentos não estão incluídos. Cancelar uma reserva da Booking.com ou da Expedia liberta a pré-autorização, mas não reembolsa o dinheiro já cobrado. Se a sua política de cancelamento der direito a reembolso, emita-o.
📌 Nota
Uma alteração feita a partir do dia de chegada não é recalculada. Cobre ou reembolse a diferença no separador Pagamentos.
Perguntas frequentes
Funciona com o Airbnb ou com os meus outros canais?
Funciona com o Airbnb ou com os meus outros canais?
Funciona para todas as reservas que seguem um plano de pagamentos da AmenitizPay: as reservas do seu site, as reservas manuais criadas com Seguir o calendário do plano de tarifas e as reservas da Booking.com ou da Expedia em que a AmenitizPay cobra o cartão do hóspede. Nos restantes canais, cobre ou reembolse a diferença depois de uma alteração.
Alterei a reserva — porque é que o hóspede foi cobrado?
Alterei a reserva — porque é que o hóspede foi cobrado?
Antes do início da estadia, qualquer alteração ao total da reserva recalcula o plano de pagamentos, incluindo as alterações feitas por si. Se, com o novo total, parte do valor já estiver devida, é cobrada na execução de pagamentos da manhã seguinte. Para o evitar, cancele antes disso o novo pagamento agendado no separador Pagamentos.
O hóspede pode ser cobrado duas vezes pela mesma noite?
O hóspede pode ser cobrado duas vezes pela mesma noite?
Não. A Amenitiz conta tudo o que o hóspede já pagou antes de agendar qualquer coisa, e agenda apenas o que falta. As prestações que o hóspede já cobriu ficam intactas.
O reembolso volta para o cartão do hóspede?
O reembolso volta para o cartão do hóspede?
A AmenitizPay nunca reembolsa automaticamente. Quando reembolsa um pagamento cobrado pela AmenitizPay, o dinheiro volta para o cartão original no prazo de 5 a 10 dias úteis. Quando foi a OTA a cobrar, é a OTA que reembolsa o hóspede e a Amenitiz regista o reembolso para que as suas contas coincidam: não sai dinheiro da sua conta.
E se os termos de vendas da reserva não tiverem plano de pagamentos?
E se os termos de vendas da reserva não tiverem plano de pagamentos?
Não há nada para reagendar, porque não existe plano a seguir. Cobre a diferença no separador Pagamentos e acrescente um plano de pagamentos a esse termo de vendas para cobrir as reservas seguintes. Leia como configurar e agendar pagamentos na AmenitizPay.
Uma conta continua como Pago em excesso depois de uma alteração — o que faço?
Uma conta continua como Pago em excesso depois de uma alteração — o que faço?
Se outra conta da mesma reserva ainda tiver valor em dívida, mova para lá o dinheiro em excesso em vez de o reembolsar: consulte como reatribuir um pagamento em excesso a outra conta. Se todo o resto estiver liquidado, reembolse o valor em excesso no separador Pagamentos.
O meu hóspede recebeu emails de cancelamento de pagamento depois de alterar a reserva — porquê?
O meu hóspede recebeu emails de cancelamento de pagamento depois de alterar a reserva — porquê?
Porque cada pagamento agendado cancelado envia ao hóspede o email de cancelamento habitual, incluindo os que o recálculo cancela. Não falhou nada: as novas prestações aparecem logo depois como Agendado. Se o hóspede perguntar, explique que o plano de pagamento foi reconstruído para as novas datas.